L’objectif de consolider les données à long terme
Exploiter des données plus solides, plus fiables, plus pertinentes, voici un objectif partagé par beaucoup d’administrateurs de bases de données de musées de France. L’enjeu est d’avoir à disposition un système informatisé qui reflète la réalité administrative, scientifique et documentaire des collections conservées.
Pour y parvenir, il est bien souvent nécessaire de consolider les données. Cela est clairement indispensable avant de piloter la reprise dans un nouveau système ou d’envisager une diffusion scientifique numérique d’envergure.
Une phase de réflexion et d’état des lieux
L’opportunité et la faisabilité de cette consolidation des données seront plus faciles à déterminer à partir d’un état des lieux (quantitatif et qualitatif) le plus précis possible de vos données et de l’utilisation de votre base. Ce vade-mecum de préparation des données issues d’un outil de gestion de collections en vue de leur reprise dans un nouveau système vous permettra de vous poser les bonnes questions et d’envisager concrètement les vérifications et actions possibles.
Périmètre de ce vade-mecum
En ayant recours à ce document, c’est toute l’informatisation des collections de votre musée que vous allez explorer et évaluer méthodiquement :
- La configuration du logiciel existant au sein du musée,
- Les utilisateurs,
- Le contexte à prendre en compte,
- L’historique de la base,
- L’administration de la base,
- La saisie des notices de biens,
- Les vocabulaires contrôlés,
- Les autres modules de saisie,
- Les images et autres fichiers associés aux notices
Un outil complémentaire pour s’organiser
Si la nécessité de consolider la base se confirme, le Livrable de plan d’action et de suivi des résolutions vous aidera à programmer et répartir les interventions ainsi qu’à suivre leur évolution.
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