Les trois procédures d’inventaire, de récolement et de post-récolement sont des moments intenses de collecte d’informations sur les collections des musées de France. Le musée aura tout intérêt à porter ces informations sur un support électronique afin d’en faciliter la mémorisation et l’exploitation. Afin d'assurer leur pérennité et leur fiabilité, les données réglementaires doivent être entourées de certaines précautions détaillées ici.

Qu’est-ce qu’une donnée réglementaire pour un musée de France ?

Une donnée réglementaire est une information à teneur et portée juridiques, fixée sur un support électronique.
Pour les musées de France, ce sont les données dont la collecte ou la vérification sont imposées par la réglementation relative aux procédures d’inscription à l’inventaire, du récolement décennal et du post-récolement des collections.

Des données de référence

L’informatisation de ces procédures, et donc la saisie, la sauvegarde et l’exploitation des données réglementaires qui en découlent, sera fiabilisée dans un outil de gestion de collections partagé au sein du musée. Les données scientifiques et administratives gagneront ainsi une valeur de référence.
Toutefois, cette valeur, parfois probante et historique, peut-être dans une certaine mesure menacée par le caractère vivant, évolutif et partagé de la base de données du musée.

Des données à protéger

Il convient donc de mettre en place au sein du musée une organisation propice à la protection de ces données.

Cette vigilance repose sur l’articulation de compétences techniques et fonctionnelles.

Elle s’incarne dans le dialogue de différents acteurs, agissant chacun à leur niveau de responsabilité au bon fonctionnement à long terme du système : service informatique, administrateur fonctionnel de la base, utilisateurs, responsable des collections, éditeur de l’outil de gestion des collections et service des musées de France.