La digitalización
La digitalización de fondos o colecciones es un paso importante en su valorización.
Para ello es necesario elaborar un proyecto que fije un programa, objetivos que tengan en cuenta varios datos:
- La valoración patrimonial del conjunto o los conjuntos que se van a digitalizar, realizada previamente;
- Los medios de que se dispone;
- Los objetivos que buscamos.
La evaluación patrimonial debe basarse en un estado sanitario del fondo y el conocimiento de su entorno jurídico, factores determinantes para elaborar su plan de digitalización y sus prioridades.
Dar, mediante la digitalización, una imagen completa de su fondo no implica digitalizar el conjunto de los elementos que lo componen. En cambio, es importante velar por que la digitalización no desnaturalice los objetos. La digitalización no tiene por objeto interpretar sino citar el objeto. La digitalización debe ofrecer una imagen lo más cercana posible al objeto teniendo en cuenta la totalidad del soporte, la polaridad de la imagen (positiva o negativa), su gama cromática, sus valores, sus tonalidades y sus contrastes.
Las cuestiones abordadas son:
- ¿Por qué se digitaliza?
- ¿Qué hay que digitalizar?
- ¿Cómo se puede digitalizar?
- ¿Qué hacer con los soportes originales después de su digitalización?
- ¿Tengo derecho a digitalizar todo?
- ¿Qué hacer antes de digitalizar?
- ¿Externalizar o internalizar la digitalización?
- ¿Cómo se nombran los archivos digitales?
- ¿Cómo organizar el almacenamiento de archivos digitales?
- ¿Cómo hago una copia de seguridad de los archivos digitales?
¿Por qué se digitaliza?
Se pueden invocar varios objetivos que condicionarán las opciones técnicas que deban aplicarse:
- Conservar las fotografías;
- Facilitar la investigación científica;
- Proporcionar visibilidad y accesibilidad a los fondos;
- Distribuir comercialmente los fondos.
El primer motor de la digitalización es, obviamente, la protección de los originales una vez que se ha completado la operación. Consultar los archivos digitales limita la manipulación de los originales. Un plan de digitalización de las colecciones es, pues, indisociable de la política de conservación de los fondos. Para las instituciones, la aplicación de un plan de digitalización es a menudo el momento de una toma de conciencia del patrimonio que conservan y quieren valorizar, dar a conocer y hacer accesible. Por tanto, los objetivos de digitalización deben definirse.
Digitalizar para limitar las manipulaciones y así preservar mejor es un motor, pero la legitimidad económica de la digitalización está más bien vinculada a la accesibilidad y a la difusión de las fotografías. Digitalizar tiene un coste y requiere medios humanos que a veces obligan a tomar decisiones, a priorizar las necesidades. Definir los objetivos y las prioridades en función de diferentes criterios (unidad patrimonial, fragilidad de los soportes originales, obligación de presentación de las obras, etc.) es una etapa primordial.
Proponer la accesibilidad de los fondos y/o difundirlos comercialmente puede justificar la inversión necesaria para su digitalización.
¿Qué hay que digitalizar?
Un principio de digitalización debe definirse de antemano en función de los fondos que deban tratarse y de la finalidad perseguida de la digitalización (conservación, proyecto editorial, puesta en línea, etc.)
Por razones financieras y para satisfacer necesidades específicas, la digitalización de un fondo puede realizarse en varias etapas. En caso de fondos grandes o mal informados, se puede decidir digitalizar solo una muestra representativa. Esta muestra podrá ser determinada por la mirada de los diferentes actores sobre el fondo. Dependerá también del fondo y de su diversidad.
En el museo Nicéphore Niépce de Chalon sur Saône, se pusieron en marcha tres planes de digitalización, según el tipo de fondo conservado:
- Todo el fondo está digitalizado, en alta definición, según el protocolo definido por la institución. Este método se utiliza si el valor patrimonial del fondo lo justifica, si el fondo está compuesto de pocos elementos y en el marco de un proyecto de valorización bien definido. Es la forma de garantizar la mejor conservación de los originales y su difusión. Sin embargo, este tratamiento es largo y costoso.
- Solo una muestra representativa se digitaliza en alta definición. El valor del fondo está establecido, pero el carácter repetitivo y poco documentado del fondo, así como la gran cantidad de elementos, hacen innecesaria la digitalización completa en alta definición. Este método permite un primer enfoque del fondo, el resto de la digitalización se realiza en función de las consultas sucesivas posteriores. Sin embargo, la consulta sigue siendo manual para los fondos no digitalizados y la valoración se limita a lo que está digitalizado.
- Todo el fondo se digitaliza, en baja definición, en el momento de la indización por ejemplo. La institución crea un catálogo digital que facilita la consulta integral de un fondo y facilita la identificación de las prioridades de digitalización en alta definición que deben realizarse. Se dará prioridad a este método cuando el fondo esté compuesto por numerosos elementos y no se prevea ningún proyecto de valorización inmediata. Este método facilita la consulta, la investigación y el cotejo. La digitalización puede realizarse internamente, sin formación específica y permite una indexación simultánea. Sin embargo, hace imposible cualquier forma de valorización.
¿Cómo se puede digitalizar?
El archivo digital obtenido no puede sustituir al objeto original.
Todo proyecto de digitalización de fotografías requiere la participación de especialistas en conservación y manipulación. Podrán indicar las medidas de conservación que deben integrarse en la cadena de tratamiento, precisar la forma de manipular los documentos frágiles y participar en la elección del equipo para adaptarlo a la naturaleza frágil de los originales.
Un objeto puede dar lugar a varias digitalizaciones: información importante puede figurar en los objetos originales, en los márgenes de los negativos, en la parte posterior de las pruebas.
La naturaleza de cada artículo, sus características y su estado de conservación deben tenerse en cuenta durante la digitalización. Por ejemplo, en el caso de un negativo, se privilegiará la digitalización sin interpretación y sin recortar del objeto. En el caso de una prueba, se dará preferencia a la digitalización de la prueba a bordo franco (sin cruzar los márgenes). ¿Es legítimo, según las fotografías, preguntarse si hay que tener en cuenta la imagen sola o el objeto? Algunas pruebas antiguas se montan en cartones como grabados. Puede ser interesante escanear todo el objeto si se quiere evitar su manipulación.
¿Qué hacer con los soportes originales después de su digitalización?
La idea de suprimir los soportes originales después de su digitalización se manifestó en numerosas ocasiones durante las primeras obras de digitalización, en los años noventa. La declaración de Florencia (29-31 de octubre de 2009) fue difundida para alertar y abogar por la conservación de los fondos de plata después de su digitalización.
A falta de un marco reglamentario sobre los fondos fotográficos, esta cuestión reaparece regularmente. Recordemos que las revalorizaciones patrimoniales de fondos, colecciones y objetos son constantes, en relación con la evolución de los conocimientos. Pueden hacerse a lo largo de varias generaciones. Recordemos también, como se ha indicado anteriormente (pregunta nº 52), que un archivo digital no es más que una imagen del objeto de película y no puede sustituirlo. Además, la sostenibilidad de los archivos digitales y de los soportes de copia de seguridad no se adquiere, pasa por migraciones sucesivas y aleatorias. Las técnicas de digitalización evolucionan finalmente, permitiendo una mejora de las representaciones. Por consiguiente, es importante conservar los originales una vez digitalizados.
¿Tengo derecho a digitalizar todo?
Si cualquier fotografía es a priori digitalizable respetando el derecho de autor, toda fotografía no es de hecho difundible sin confirmación mediante un estudio previo de su estatuto jurídico.
Toda reproducción de una fotografía debe realizarse respetando todas las disposiciones del Código de la Propiedad Intelectual. También deben respetarse las disposiciones previstas en los contratos de donación, depósito o adquisición. Si las disposiciones de utilización y difusión de estos fondos parecen imprecisas, es importante recabar la opinión de los derechohabientes y, en su caso, redactar una cláusula adicional que regule la utilización de las imágenes, en particular respetando el derecho moral.
¿Qué hacer antes de digitalizar?
Las modalidades técnicas de la digitalización se adaptarán a la especificidad del soporte y de su técnica. Varias operaciones preceden al envío de las obras originales para la digitalización.
Algunos pasos esenciales a tener en cuenta:
- Realizar una evaluación del estado físico de las fotografías y, en su caso, prever una fase de reacondicionamiento, limpieza y, eventualmente, prever restauraciones antes de iniciar la digitalización;
- Estimar el volumen de las colecciones que deben digitalizarse y determinar sus especificidades para evaluar las limitaciones técnicas impuestas por la manipulación de los artículos (soportes, formatos, montajes, encuadernaciones o cualquier modo de presentación particular, etc.) Este estudio previo es importante, permitirá, en particular, precisar los plazos necesarios y los medios que deben aplicarse en el marco de una subcontratación de esta operación. Calificará lo mejor posible la naturaleza del trabajo solicitado al prestador solicitado. Su precisión permitirá optimizar la demanda que se hace al prestador, condiciona las garantías que se van a emitir en la manipulación de las piezas confiadas e influirá en la duración de la digitalización y en la calidad técnica y visual de los ficheros digitales que se obtengan;
- Si no se realiza la digitalización in situ, prever un acondicionamiento que permita el transporte de las obras respetando las normas de conservación preventiva y pedir al prestador que precise las garantías que ofrece para la conservación de los objetos confiados.
- Establecer un inventario detallado de los elementos que se van a escanear (preferir un formato fácilmente exportable como excel o xml);
- Reflexionar sobre los usos de los ficheros para dimensionar adecuadamente las demandas a los proveedores;
- Establecer un plan de nombres (metadatos asociados a los archivos proporcionados) para que los archivos recién creados puedan ser transferidos al sistema de información de su institución. Sobre los metadatos se puede consultar:
- Prever el protocolo de digitalización deseado para los objetos.
En caso de que esta digitalización deba subcontratarse, estas primeras evaluaciones y constataciones permitirán elaborar con mayor precisión el pliego de condiciones de la licitación. Es muy importante velar por la redacción precisa de este pliego de condiciones para que el prestador pueda responder lo mejor posible a la demanda y a las necesidades formuladas, a fin de evitar también todo litigio y contencioso.
Ejemplos de especificaciones para la digitalización de imágenes fijas.
¿Externalizar o internalizar la digitalización?
La pregunta puede hacerse. O bien su institución cuenta con el hardware y el software adecuados, instalaciones de fotografía o digitalización y personal capacitado, la respuesta a esta pregunta es irrelevante o no lo es y la pregunta sigue abierta.
La naturaleza de los fondos, los volúmenes a tratar, la preciosidad o la fragilidad de las obras pueden llevarle a realizar internamente la reproducción digital, ya sea por toma de vista o por digitalización directa mediante escáner.
El presupuesto necesario para estas operaciones debe evaluarse y anticiparse.
En este caso, deberá prever la adquisición del material necesario y adaptado a sus necesidades, dedicar personal a esta tarea y formarlo en su caso.
En caso de que subcontrate la digitalización a un proveedor de servicios, puede solicitarle que se desplace por los locales, lo que permitirá controlar mejor el trabajo, acompañarlo y evitar manipulaciones y variaciones termohigrométricas que pudieran ser perjudiciales para la buena conservación de los artículos.
Para ayudarle, puede consultar:
- Iniciar y dirigir una campaña de digitalización
- Información sobre los proveedores de digitalización
- Información sobre los aspectos técnicos
¿Cómo se nombran los archivos digitales?
Hay varias formas de hacerlo. Tenga cuidado de respetar, durante esta operación, las recomendaciones del plan nacional de digitalización del Ministerio de Cultura, en las que sólo se autorizan como matriculantes, las letras no acentuadas, las cifras del 0 al 9 y los guiones.
Se preferirá indicar los elementos técnicos relacionados con la reproducción del original en los metadatos adjuntos al fichero que también se denominan campos IPTC (autor, fecha, tipo de material, copyright, etc.) Esta información se integra directamente en el archivo digital y es inseparable de la imagen. Garantizan la identificación de la imagen difundida y de su productor.
La elección del modo de nomenclatura debe basarse en el uso previsto de los archivos. Una vez que se activa el modo de nombre, es muy difícil volver atrás y es, más o menos, definitivo. En caso de que la digitalización sea subcontratada, deberá proporcionar al proveedor antes de la campaña de digitalización el principio de nombre que haya elegido.
Ejemplo del museo Nicéforo Niépce en el vademécum completo en descarga en esta página.
¿Cómo organizar el almacenamiento de archivos digitales?
En un primer momento se tratará de definir y precisar su plan de clasificación. El almacenamiento y la organización de los ficheros no deberán reproducir la clasificación física de los fondos. Se privilegiará una clasificación alfanumérica de los ficheros para facilitar el acceso, a contrario de cualquier sistema de lógica de una sola persona. Puede ser tentador clasificar los archivos según una lógica temática o por técnica del original, pero no hay garantía de que este método sea adecuado o satisfactorio en el tiempo. Una clasificación más neutral permitirá un mejor seguimiento de la organización de los archivos.
¿Cómo hago una copia de seguridad de los archivos digitales?
Es indispensable poseer permanentemente al menos una copia de los ficheros producidos, lo mejor es que esta copia digital se conserve en un lugar distinto de los ficheros originales (en caso de catástrofe natural).
No hay un sistema perfecto. Los costos de copia de seguridad de los archivos varían de una solución a otra. Se adaptará en función de los medios disponibles. Se evitará al máximo el almacenamiento de los ficheros (nativos o de copia de seguridad) en CD o DVD. La experiencia demuestra que estos soportes son poco perennes (degradación física) y ya no son legibles por las tecnologías actuales. La solución más fácil para realizar una copia de seguridad es utilizar un disco duro externo. Pero si es adecuado para el almacenamiento temporal, el disco duro externo no se recomienda para la retención de datos a largo plazo. La adquisición de un servidor dedicado con copias de seguridad en cintas magnéticas tipo DLT es una mejor solución, incluso si requiere una mayor organización e inversión. Si la estructura depende de una colectividad, la Dirección de Sistemas de Información de la Comunidad (DSI) puede garantizar el alojamiento de la producción digital nativa del servicio y gestionar las copias de seguridad (replicación en otro servidor, copias de seguridad en cintas DLT, etc.) Será importante mantener vivos los datos digitalizados, velando por su transferencia regular y luchando contra la obsolescencia tanto de los soportes de copia de seguridad como de las modalidades de lectura.
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