L’objectif majeur du post-récolement est de pouvoir utiliser des données saines et officielles, pour le récolement suivant et au quotidien. L’outil de gestion des collections, administré et actualisé, doit être en adéquation avec la réalité administrative et scientifique des collections, atteinte grâce au récolement et aux régularisations du post-récolement.
Centraliser et fiabiliser les données issues du récolement
Il faut en priorité centraliser et fiabiliser les données issues du récolement dans le système informatisé pérenne du musée :
- organiser le traitement des suites à donner identifiées lors du récolement, et particulièrement la couverture photographique (lien texte image des fiches de récolement notamment),
- réintégrer les données utiles éventuellement saisies lors du récolement grâce à un outil intermédiaire, dans le système pérenne du musée,
- consolider ces données.
Mettre à jour le système informatisé du musée
La mise à jour du système informatisé du musée dans le cadre du post-récolement décennal consiste en la répercussion d’un certain nombre de régularisations ou d’arbitrages administratifs.
Ces actualisations sont de deux ordres :
- la création ou l’enrichissement des notices réglementaires donnant lieu à une édition informatisée du registre d’inventaire : distinction entre inventaires actif et clos, mise à jour de l’inventaire en fonction des inscriptions à titre rétrospectif, des radiations de l’inventaire ou des erreurs d’enregistrement,
- la création ou l’enrichissement des notices documentaires dans la base de données (suivi de la localisation notamment).
Valider les données
Toutes ces données doivent être harmonisées et validées administrativement et scientifiquement pour être exploitées et diffusées au mieux.
Mettre en ligne les résultats du récolement
Le signalement sur Joconde des biens constatés manquants et volés à l’issue du récolement est une obligation réglementaire.
La mise en ligne des collections donne une visibilité au travail et aux résultats du récolement. Elle s’inscrit dans un processus de publication scientifique numérique.
