Fonction créée par le règlement européen à la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai dernier, le Délégué à la protection des données (abrégé DPD, DPO en anglais) est la personne qui veille au respect du cadre légal concernant la protection des données au sein d'une organisation.
La nomination d'un DPD est obligatoire pour toute autorité publique ou tout organisme public (collectivités territoriales, État, établissements publics, etc.).
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Rôle et activités du délégué à la protection des données
Le délégué à la protection des données veille au respect du RGPD par les responsables des traitements de données personnelles mis en œuvre dans le ministère et les établissements sous sa tutelle ainsi qu'aux sous-traitants et prestataires prenant part à ces traitements. Le DPD est associé à la mise en place de tout nouveau traitement ou à toute modification d'un traitement en cours et doit donner son avis ou faire des recommandations.
Les missions principales du Délégué à la protection des données sont :
- Veiller au respect du cadre légal : le DPD veille en toute indépendance au respect du RGPD et plus largement de l'ensemble des normes applicables par les responsables des traitements ou des sous-traitants en matière de protection des données à caractère personnel. Ses analyses et conseils s'étendent aux sous-traitants et prestataires prenant part aux traitements mis en place par les responsables de traitement. Il est obligatoirement consulté avant la mise en œuvre d'un nouveau traitement ou la modification substantielle d'un traitement en cours et peut faire toute recommandation aux responsables de traitement de l'administration centrale des deux ministères.
- Alerter les responsables de traitement : Le DPD informe sans délai les responsables de traitement de tout risque que le non-respect de ses recommandations ou toute initiative des utilisateurs ou de concepteurs de traitements feraient courir à l'institution. Il veille à formaliser une procédure pour informer directement les responsables de traitement d'une non-conformité majeure.
- Analyser, investiguer, auditer et contrôler : Le DPD pilote, de façon maîtrisée et indépendante, toute action permettant de juger du degré de conformité au RGPD, de mettre en évidence les éventuelles non-conformités, de vérifier la bonne application de procédures, méthodes ou consignes relatives à la protection des données personnelles. Il est en relation avec le DPD ministériel sur ces questions.
- Établir et maintenir une documentation sur les traitements effectués : Le DPD s'assure de l'existence d'une documentation relative aux traitements de données à caractère personnel (dont le registre des traitements) et de sa bonne conservation et veille à son accessibilité par l'autorité de contrôle (CNIL).
- Assurer la médiation avec les personnes concernées : Le DPD reçoit les réclamations éventuelles des personnes concernées par les traitements et veille au respect du droit des personnes. Il traite ces réclamations et plaintes avec impartialité, ou met en œuvre les procédures propres à assurer leur bon traitement en lien avec les services académiques.
- Accompagner et sensibiliser : le DPD assure une mission d'information et de sensibilisation des services académiques au travers notamment d'actions de formation et de diffusion de supports de communication sur la protection des données personnelles.
- Interagir avec l'autorité de contrôle : Le DPD est, pour l'académie, le point de contact privilégié de l'autorité de contrôle (CNIL), avec laquelle il communique en toute indépendance sur les questions relatives aux traitements mis en œuvre.
- Présenter un rapport annuel au secrétaire général : Le DPD rend compte de son action en présentant chaque année un rapport secrétaire général du Ministère.