Documenter et archiver en musée

Que sont les archives ?

Le Code du patrimoine (livre II, article L211-1) définit les archives comme « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». Le mot archives recouvre des réalités très diverses.

Archives publiques / archives privées

Selon l’appartenance du musée, le statut des archives produites dans le cadre de ses activités est différent. Un musée appartenant à l’Etat ou à une autre personne morale de droit public produit des archives publiques, tandis qu’un musée appartenant à une personne morale de droit privé à but non lucratif produit des archives privées. A ces statuts « archives publiques » ou « archives privées » se rattachent des protections et des règles de gestion différentes qui sont définies par le livre II du Code du patrimoine.

Les règles qui s’appliquent aux archives publiques ont vocation à protéger les droits des citoyens et des institutions mais aussi à constituer une mémoire pour la documentation de la recherche.

Les archives publiques sont ainsi soumises à des règles contraignantes concernant leur conservation ou leur destruction, leur communication à des tierces personnes ou leur circulation en dehors du territoire national (trésor national). Enfin, les archives publiques ne peuvent être vendues ou cédées, ni détenues indûment, et cela sans délai de prescription. Le cas échéant, elles peuvent faire l’objet d’une revendication.

Dans le cadre de l’étude et de l’enrichissement de ses collections, un musée peut également être amené à faire l’acquisition d’archives privées. La maitrise de ces deux distinctions est donc essentielle pour une bonne gestion de ces documents, qu’ils soient privés ou publics.

Archives / documentation

L’étude des collections constitue une activité importante des musées. La distinction entre les archives et la documentation n’est pas toujours aisée. Cependant, il est important de distinguer les deux, dans la mesure où les archives ont un statut et une gestion définis par des textes réglementaires.

La documentation est constituée par un ensemble d'informations de nature diverse réunies volontairement sur un thème donné afin de constituer une base de connaissances. Lorsque la documentation comprend des sources archivistiques, les informations contenues dans ces documents doivent être communiqués dans le respect des règles de communication.

Les archives des musées, un patrimoine à valoriser

Les archives produites aujourd’hui par les musées sont essentielles à la bonne gestion des collections et des institutions. Elles constituent également les ressources de demain pour écrire l’histoire des musées. Au-delà de leur valeur juridique, elles sont donc un patrimoine à organiser, à conserver et mettre en valeur dans le respect de leurs spécificités afin de préserver la qualité et la fiabilité des sources (respect des fonds et de leur intégrité, description selon les normes archivistiques, notamment).

Cette rubrique vous propose donc différents guides et fiches pratiques permettant d’approfondir l’ensemble de ces problématiques communes aux archives des musées.