L’outil de gestion des collections d’un musée de France est conçu pour rendre au musée de France de multiples services. Ainsi, les rubriques d’informations disponibles pour décrire et gérer un bien sont extrêmement nombreuses et riches. La mise en place raisonnée et partagée de profils de saisie vous permettront d’adapter la saisie aux objectifs d’informatisation des collections. La publication à télécharger au bas de cette page vous indique comment faire.
Des objectifs de saisie variés
La saisie des informations descriptives dans la base de données du musée répond à des objectifs d’informatisation qui peuvent varier selon les contextes et les périodes.
Les modèles de données des outils de gestion proposent une multitude de rubriques possibles. Le musée peut appliquer quelques principes pour rendre cette saisie des collections efficace et pertinente.
L’utilisation des profils de saisie
Le recours aux profils de saisie est particulièrement utile. Cela permet de visualiser à l'écran seulement les rubriques nécessaires à la saisie d'un groupe d'objets appelant le même traitement.
Ils peuvent être déclinés selon le domaine métier et le degré d’expertise des intervenants, les procédures, l’accès ou encore le type de collections.
Vers une stratégie d’identification globale des collections
Quel que soit le contexte, un tronc commun d’informations indispensables pour tout type d’objet peut être ciblé :
- numéro d’inventaire,
- domaine,
- mesures,
- matériaux-techniques,
- statut juridique.
Son utilisation prioritaire permet de déployer une stratégie de saisie visant à l’identification globale des collections. Grâce au nombre réduit des rubriques, cet objectif peut être atteint dans des délais raisonnables.
Cette stratégie présente de nombreux avantages sur le long terme (meilleures gestion et valorisation de la collection) et peut évoluer dans le temps par la saisie enrichie de certaines informations selon les besoins et les opportunités.
