Organisation opérationnelle de l’informatisation des collections d’un musée de France

Sortir du « mode projet »

La mise en œuvre de l’organisation opérationnelle constitue la deuxième phase de l’informatisation des collections. Chronologiquement, elle succède donc au « mode projet » qui a régi l’acquisition et le déploiement d’un premier ou nouvel outil de gestion de collections.

Ainsi, la conduite du projet d’informatisation des collections vous a amenés à :
-    Vous équiper et déployer au sein du musée un outil correspondant à vos besoins,
-    Désigner un administrateur de la base de données,
-    Piloter la reprise des données préexistantes, dans le nouvel outil.

Une fois ces étapes achevées, il est temps de clore le projet et de passer en mode opérationnel.

L’organisation opérationnelle de l’informatisation des collections doit permettre à l’équipe de « sortir » du mode projet pour utiliser pleinement le nouvel équipement avec méthodologie et dialogue.

Suite bien souvent négligée, cette phase d’organisation concrète est pourtant essentielle. Elle se déroulera d’autant mieux qu’elle aura été anticipée lors du projet lui-même, notamment grâce à l’action de l’administrateur de la base de données et à l’implication de plusieurs utilisateurs représentatifs des différents métiers, lors des tests de déploiement de l’outil par exemple.

En dehors d’un projet d’équipement technique, cette organisation opérationnelle peut être révisée à tout moment de l’histoire de l’informatisation des collections. Ce sera tout à fait opportun si on fait le constat que celle-ci présente des difficultés ou si l’organisation du musée change.

En quoi l’organisation opérationnelle consiste-t-elle concrètement ?

La mise en œuvre de l’organisation opérationnelle de l’informatisation est donc une phase de coordination qui implique tous les utilisateurs directs de l’outil.

Son objectif majeur est de doter les différents intervenants de la base de pratiques concertées et partagées afin que la base de données soit la plus pertinente et performante possible.

Des outils pratiques pour aider les musées de France

Ainsi, la mise en place d’une charte de saisie, appuyée sur l’utilisation orthodoxe de l’outil de gestion des collections, est une étape indispensable au partage de bonnes pratiques. De la qualité de saisie, partagée en amont ; découleront la pertinence de la base de données, sa performance et sa fiabilité au quotidien.

Cette charte de saisie se fondera utilement sur la méthode de rédaction informatisée de notices d’objets de musées, diffusée par le service des musées de France. Plus qu’une norme, cet outil de référence permet d’affirmer une méthodologie de description des collections, commune à tous les musées de France et à la majorité des outils de gestion de collections du marché. L’intérêt est de pouvoir l’adapter à votre contexte en vous fondant sur des principes partagés. Cela permet des échanges de données entre musées ou encore des publications mutualisées, comme le montrent les notices de Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France, par exemple.

L’outil de gestion des collections est un outil pensé par son concepteur pour rendre au musée de France de multiples services. Ainsi, les rubriques d’informations disponibles sont extrêmement nombreuses et riches. La mise en place raisonnée et partagée de profils de saisie vous permettront d’adapter la saisie aux objectifs d’informatisation des collections.

Mettre en œuvre cette organisation, c’est aussi bien souvent prendre en compte le passif et consolider les données pour la gestion et la diffusion des collections.

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