Qu'est-ce que l'inventaire ?

L’opération d’inventaire consiste à inscrire les biens composant la collection du musée sur un registre papier infalsifiable (dit inventaire réglementaire). Cette opération permet donc de définir précisément les contours de la collection (nature des biens, nombre, etc.). Le propriétaire et le gestionnaire des collections peuvent opposer ce document à toute personne qui détiendrait des biens appartenant au musée et s’appuyer dessus pour introduire une action en revendication. Les organes de contrôle de l'Etat et des collectivités et la représentation nationale (services d'inspection et de police, cour et chambres régionales des comptes, commissions du Parlement) peuvent également s’y référer pour s'assurer de la bonne gestion du domaine public.

L’inventaire dans les faits

Si l’inventaire d’un musée de France doit toujours être appréhendé comme un document unique (au sens de l’article D451-17 du Code du patrimoine), il est dans les faits souvent composé de plusieurs registres ou volumes (en effet, le nombre très important de biens composant certaines collections peut imposer de tenir des registres successifs, l’entièreté des biens ne pouvant figurer dans un seul volume ; dans d’autres cas, des registres distincts ont été tenus parallèlement selon la nature des biens – peintures, sculptures, objets d’art, etc.).

Dans de nombreux musées de France, il arrive qu’on trouve des inventaires successifs se superposant en tout ou partie (des biens se retrouvent alors dans plusieurs registres) ou d’autres documents (comme d’anciens catalogues par exemple) qui en ont tenu lieu. De deux choses l’une, soit cette situation, bien qu’hétérogène, est maîtrisée (les éventuels doublons, triplons, etc., sont tous identifiés, et l’ensemble des biens sont repris, par exemple, dans un outil informatique qui évite la manipulation de ces divers documents) et il n’y a plus qu’à veiller à se mettre aux normes pour toutes les nouvelles acquisitions, soit cette situation n’est pas satisfaisante ou pas maîtrisée, et il faut y remédier en recréant un inventaire aux normes.

Registre actif / registre clos

La réalité des pratiques a conduit le Service des musées de France à préciser les notions de registre actif et de registre clos. Un registre d’inventaire actif est un document dans lequel figure un (ou plusieurs biens) de la collection dont l’immatriculation dans ce registre sert à sa (ou leur) gestion administrative courante. Inversement, un registre d’inventaire doit être considéré comme clos dès lors que plus aucune des inscriptions y figurant ne sert à la gestion administrative de la collection. Cela signifie que tous les biens figurant dans le ou les registre(s) clos ont déjà été reportés dans le registre actif. Les registres clos ont vocation à être archivés. (Note-circulaire du 4 mai 2016 relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France)

Inventaire et base documentaire

Si l’inventaire reste un document sous format papier, son renseignement peut se faire à l’aide d’un outil informatisé. En revanche, on distinguera l’inventaire au sens strict (document papier) de la base documentaire sous forme informatique qui, au quotidien, permet de gérer la collection. La base documentaire doit bien sûr contenir les fiches des biens figurant à l’inventaire (enrichies d’informations que l’inventaire ne prend pas en compte, comme la localisation du bien, la bibliographie relative au bien ou la liste des expositions où il a figuré, etc.) et, éventuellement, contenir les fiches d’autres biens ne figurant pas à l’inventaire (documentation, archives...). Ce n’est donc pas parce qu’un bien est saisi dans l’outil documentaire qu’il est forcément inscrit à l’inventaire et donc affecté au musée.

Qu'est-ce que le récolement ?

Les opérations d’inventaire n’ont d’efficacité que si elles sont doublées d’opérations de marquage (le numéro sous lequel le bien est inscrit dans l’inventaire doit être reporté sur le bien lui-même) mais aussi d’opérations de vérification, qu’on désigne sous le terme de récolement. Le récolement consiste en effet à « vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire, la présence du bien dans les collections, sa localisation, l’état du bien, son marquage, la conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues ». (Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement). En d’autres termes, le récolement est une opération de constat visant à s’assurer que les biens appartenant aux collections des musées de France sont correctement identifiés, décrits et localisés.

Pratique ancienne, le récolement n’est devenu obligatoire et systématique que depuis la loi de 2002 sur les musées de France. Cette dernière a imposé de faire le récolement complet des collections tous les dix ans (on parle de récolement décennal). Il s’agit d’une mission permanente.

Dans le cadre de l’exercice du contrôle scientifique et technique, le ministère de la culture (direction générale des patrimoines / Service des musées de France ; directions régionales des affaires culturelles) suit l’avancement de ce chantier qui permet non seulement de connaître le volume des collections (environ 123 millions de biens, dont la moitié dans le seul Muséum national d’histoire naturelle), mais aussi de mieux en apprécier la consistance (nature des biens, état de conservation, présence de marques et d’inscriptions, existence de photographies, etc.).

Tout ce travail offre l’occasion aux musées de mieux connaître l’histoire de la constitution de leurs collections.

Mise en œuvre et suivi du récolement

Le récolement est un chantier au long cours auxquels les différents personnels concernés doivent être étroitement associés. A ce titre, il doit faire l’objet d’un plan de récolement décennal (PRD), tel que détaillé dans la circulaire du 27 juillet 2006. Ce document, qui doit s’adapter à la situation de chaque établissement (collections, personnels, moyens), doit être soumis au propriétaire des collections pour information et approbation.

En tant qu’opérations de constat, les campagnes de récolement doivent impérativement faire l’objet de procès-verbaux transmis au propriétaire des collections. Seule cette transmission permet de considérer les campagnes afférentes comme achevées. Les procès-verbaux engagent le responsable des collections et le propriétaire (cf. art. D451-16 du code du patrimoine) sur les résultats de la campagne (dont ils décrivent les résultats), notamment à l’égard des biens manquants et des opérations de post-récolement à mettre en œuvre. Il s’agit d’un document officiel et opposable, dont la consultation peut être exigée par les agents de l’Etat chargés du contrôle scientifique et technique et par les autorités de contrôle.

Seule la transmission des procès-verbaux aux DRAC (pour les musées de France en région) ou au ministère de tutelle (pour les musées nationaux) permet de prendre en compte leurs résultats dans le cadre de l’évaluation annuelle de ce chantier. Lorsque ces résultats relèvent des indicateurs du contrôle de gestion, ils peuvent avoir des conséquences sur l’attribution de certains budgets ou subventions.

Tout en permettant de suivre le récolement d’un point de vue comptable (nombre de biens récolés, opérations de mise à jour à programmer…), les procès-verbaux permettent au musée de savoir à tout moment où en est précisément cette obligation législative. L’ensemble des procès-verbaux déjà réalisés constitue donc un bilan d’étape précieux pour tous les personnels du musée en poste et pour les agents amenés à poursuivre les travaux de leurs prédécesseurs.

Le post-récolement

Aux opérations de constat (récolement) doivent faire suite des opérations dites de post-récolement (sauf si le récolement montre que tout est parfaitement en ordre).

Il s’agit de procéder aux mises à jour et aux régularisations nécessaires (radiations de l’inventaire, inscriptions à titre rétrospectif, nouvelles inscriptions, marquages manquants…) afin d’entamer les récolements ultérieurs sur la base d’une situation administrative claire, en s’appuyant sur un inventaire et des outils de gestion documentaire actualisés.

L’ensemble de ces opérations sont décrites dans la note-circulaire du 4 mai 2016 relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France.

Des procédures décrites dans des textes réglementaires

Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement

Circulaire n° 2006/006 du 27 juillet 2006 relative aux opérations de récolement des collections des musées de France

Note-circulaire du 19 juillet 2012 relative à la problématique des matériels d'étude et à la méthodologie préalable à l'affectation de ces biens aux collections des musées de France

Note-circulaire du 4 mai 2016 relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France

Ressources sur le récolement

Le plan de récolement décennal des collections d'un musée de France

Lire et télécharger la ressource professionnelle sur le plan de récolement décennal

Recommandations relatives aux modalités de restitution des données statistiques et des extraits du procès-verbal de récolement des collections des musées de France (fichier pdf)

Modèle de procès-verbal de campagne de récolement (fichier pdf) ou ( version modifiable), 28 juin 2019

Vade-mecum du procès-verbal de campagne de récolement (fichier pdf) 26 novembre 2019

Bilan du premier récolement décennal des collections des musées de France

Le premier récolement décennal s'est achevé fin 2015, après un délai supplémentaire d'un an et demi accordé par la ministre de la culture.

Ce chantier inédit dans l'histoire des musées par son caractère systématique et par son ampleur – sans équivalent ailleurs dans le monde – a été voulu par le Parlement lors de la discussion de la loi relative aux musées de France de 2002, qui a également fixé le principe d’un rythme décennal. Ce chantier a mobilisé un nombre important d'acteurs qui se sont employés à passer en revue l'ensemble de leurs collections afin d'en vérifier la consistance, l'état sanitaire et la cohérence avec l'inventaire.

Au terme de ce premier exercice, la Direction générale des patrimoines / Service des musées de France, grâce à la mobilisation des directions régionales des affaires culturelles, a dressé un bilan général. Ce bilan ne se contente pas de livrer les volumes de biens récolés ; il tire les principaux enseignements d'une opération qui vise, au-delà des vérifications, à consolider une politique de gestion raisonnée des collections.

Dès avant la publication de ce rapport, la Direction générale des patrimoines / Service des musées de France a rédigé une note-circulaire relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France. En effet, le récolement a été l’occasion de mettre en évidence des situations à clarifier, qu’il s’agisse de mises à jour de l’inventaire, de marquages, d’informations sur les biens eux-mêmes, de signalement de biens manquants, etc.
Toutes ces opérations devront être menées de front avec le deuxième récolement décennal, entamé le 1er janvier 2016.

Rapport sur le premier récolement décennal des collections des musées de France : bilan au 31/12/2015

Bilan chiffré du premier récolement décennal, région par région, au 31/12/2015

Le Service des musées de France à votre écoute

Le service des musées de France (bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels) et les conseillers pour les musées dans chaque direction régionale des affaires culturelles (DRAC) sont à la disposition des responsables scientifiques des musées pour toutes les questions relatives à la tenue de l'inventaire, à la fourniture des registres normalisés, à l'élaboration de leur plan de récolement décennal et à la mise en œuvre du récolement décennal (informatisation, etc.).

L'informatisation réglementaire des collections

Les trois procédures d’inventaire, de récolement et de post-récolement sont des moments intenses de collecte d’informations sur les collections des musées de France.

Le musée aura tout intérêt à porter ces informations sur un support électronique afin d’en faciliter la mémorisation et l’exploitation. Les données réglementaires constituent en effet un socle de référence essentiel pour la connaissance des collections placées sous la responsabilité du musée de France.