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Il ne faut pas sous-estimer l'investissement matériel et humain que représente une campagne de numérisation d’images fixes au sein d’un musée de France. Il faut l'organiser selon une démarche de conduite de projet, que le pilote soit une seule personne ou une équipe.
L'opportunité et la faisabilité du projet doivent être clairement évaluées.
Plusieurs questions doivent avoir été examinées avant le lancement de la campagne pour mieux en définir la nature et l'organisation :
- les finalités de la numérisation (édition de qualité, document de travail...) déterminent le type d'image numérique nécessaire,
- les droits de diffusion des images doivent avoir été vérifiés et, le cas échéant, négociés afin de respecter la loi,
- la nature de la campagne doit être définie : qu'il s'agisse d'une numérisation indirecte de supports argentiques ou d'une numérisation directe d'objets, un bilan qualitatif et quantitatif des fonds devra être fait,
- les avantages et contraintes du type de prestation retenu sont à mesurer, qu'il s'agisse de numérisation en interne, sous-traitance in situ ou dans les locaux du prestataire, voire un mixte des deux. Un contrôle de qualité est à organiser,
- le budget, le plus précis possible pour obtenir des devis cohérents, prendra en compte la nature et le volume des fonds, le type et la qualité de numérisation et les possibilités de stockage. La numérisation peut générer des coûts annexes (formation, matériels, etc) mais également bénéficier de subventions.
- un cahier des charges sera rédigé pour toute sous-traitance.
Modèle modifiable de cahier des charges de numérisation d'images fixes, orienté musées :
Les modalités opérationnelles ne doivent pas être oubliées
Une vision à long terme s’impose pour assurer les bonne exploitation et conservation des fichiers numériques d’images :
- le principe de nommage des fichiers d'images numérisées est important. Décliner le numéro d'inventaire n'est pas forcément la meilleure solution. En tout cas, privilégier les lettres (non accentuées), les chiffres arabes de 0 à 9, le trait d'union,
- le format de sauvegarde des images (TIF, RAW, JPG ou GIF) sera choisi selon la qualité de l'image,
- le mode de stockage des images, sur une ressource dédiée, sera hiérarchisé et cohérent ; il devra être respecté par tous,
- l'étape finale de réalisation des liens texte-image entre les images numérisées et les notices textuelles de la base de données ne sera pas négligée,
- une procédure de sauvegarde valide de l'ensemble des données sera mise en place et testée régulièrement.
