Procédure de validation des fonctionnalités d’édition informatisée des registres d'inventaire et de dépôts des outils informatiques des musées de France

Pourquoi une procédure de validation ?

Les musées de France utilisent des outils informatiques variés pour décrire et gérer les collections placées sous leur responsabilité. Certaines fonctionnalités de ces outils ont un impact réglementaire, voire régalien sur la conservation ou la diffusion des collections publiques. C’est pourquoi le Service des musées de France propose aux sociétés qui le souhaitent de faire valider certaines fonctionnalités relevant de son expertise, notamment réglementaire.
L’objectif est de pouvoir faire bénéficier les musées de France d’outils respectant les préconisations et les spécifications techniques produites par le Service des musées de France. Ainsi, les pratiques d’informatisation des collections gagnent en homogénéité et en qualité.

Implications de cette procédure

La procédure de validation proposée aux sociétés qui le souhaitent implique que ces dernières :
-    mettent en œuvre les spécifications techniques du Service des musées de France,
-    fassent expertiser les fonctionnalités concernées par les équipes du Service des musées de France et bénéficient ainsi de leurs conseils et de leurs connaissances métier,
-    proposent ces fonctionnalités à leurs clients sur leurs outils, sans développement spécifique.

Cette validation s’entend à la date du déploiement des fonctionnalités dans l’outil concerné, pour la version diffusée à cette date.
Il est ensuite attendu des sociétés qu’elles suivent les évolutions des spécifications dont elles sont notifiées et qui sont publiées sur  le site Musées.
D’autres versions de ces outils ont pu être déployées depuis cette validation, il revient aux musées de s’assurer auprès de l’éditeur que les fonctionnalités concernées sont bien opérationnelles dans la version diffusée actuellement.

Déroulement de la procédure

Les prestataires intéressés par ce partenariat sont invités à étudier au préalable les prescriptions du service des musées de France et les documents de référence cités plus bas.

Une première prise de contact avec la sous-direction des Collections est l’occasion d’une démonstration du produit développé par le prestataire et sur lequel il souhaite aménager ou développer des fonctionnalités à valider. C'est l'occasion d'un échange d'informations méthodologiques, de questions-réponses sur les spécifications du service des musées de France. Cette rencontre détermine l'opportunité du développement et/ou de la validation des modules. Dans l'affirmative : les objectifs du partenariat sont définis avec les équipes du service des musées de France.
S’ensuivent plusieurs séances de travail, en présentiel ou à distance, avec la sous-direction des Collections du Service des musées de France, permettant de vérifier la bonne compréhension des spécifications et le bon fonctionnement des éléments développés.

Le prestataire conserve la maîtrise du calendrier d’analyse et de développement des fonctionnalités. Il peut s’adjoindre le soutien d’un ou plusieurs musées testeurs.

A l’issue complète de la procédure de validation, les fonctionnalités validées mutualisées sont signalées publiquement par le Service des musées de France.

Les outils informatiques sur lesquels sont portées ces fonctionnalités répondent à divers objectifs. Certains sont des logiciels permettant de gérer les collections d'objets de musées depuis leur acquisition jusqu'à leur mise en ligne ; d'autres sont des outils strictement dédiés à l'inventaire et au récolement réglementaires ou à la publication sur Joconde.

Les musées sont invités à s'informer de la façon la plus complète possible afin de s'assurer que l'outil corresponde à leurs besoins précisément évalués au préalable.

Périmètre et descriptif des fonctionnalités d'édition informatisée des registres d'inventaire réglementaire et de dépôt

L’édition informatisée de registre d'inventaire et de dépôts est une possibilité offerte aux musées par l’arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes d’inventaire et de récolement des musées de France.

Les fonctionnalités d’édition informatisée de registre d'inventaire et de dépôts et de récolement décennal des collections, présentes sur certains outils de gestion de collections, permettent aux musées d’utiliser l’outil informatique pour remplir leurs obligations réglementaires (en l’occurrence, produire un registre réglementaire conforme) et d’intégrer à long terme les données réglementaires collectées durant l’inscription à l’inventaire dans leur système d’information.

Grâce à ces fonctionnalités, le musée peut saisir, extraire, éditer et imprimer ses registres d’inventaire et de dépôt grâce à l’outil informatique et intégrer l’étape d’inscription à l’inventaire dans le processus global d’informatisation des collections.

Au sein d’un outil de gestion de collections appliquant les spécifications du Service des musées de France, ces fonctionnalités sont dissociées de celles de gestion et de documentation. Elles permettent la saisie et l'impression des informations relatives à l'inventaire des biens affectés aux collections (biens acquis ou inventoriés à titre rétrospectif) et des biens reçus en dépôt, selon la réglementation en vigueur.

Une fois saisies et validées, les données relevant de l'inventaire réglementaire ne sont plus modifiables. Elles sont répercutées automatiquement dans les modules de gestion et de documentation pour constituer ou enrichir les notices documentaires sans ressaisir l'information.

Le format d'impression pré-paramétré, associé aux fonctionnalités de saisie, permet de constituer annuellement le registre d'inventaire des biens affectés aux collections et le registre des biens reçus en dépôt sous forme papier, éventuellement illustré, classé dans l'ordre des numéros d'inventaire ou de dépôt, selon les rubriques réglementaires et avec page de titre.

Etapes de validation

• Mise en place de la grille de saisie dévolue aux registres (d'après la réglementation en vigueur) à partir des champs existants dans la base documentaire du logiciel
• Vérification de la mécanique de verrouillage des informations relatives à l'inventaire
• Evaluation des formats d'impression des registres
• Vérification de l'affichage et de la structure des informations, saisies et imprimées,
• Validation finale donnée par la sous-direction des collections (après éventuelle démonstration du module testé)

Documents de référence

• Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire
• Mettre en œuvre l’édition informatisée réglementaire des registres d’inventaire et de dépôt d’un musée de France
• Spécifications d'édition informatisée réglementaire de registres d'inventaire muséaux
• Méthode de rédaction informatisée de notices d’objets de musées

Fonctionnalités validées

Services et personnes ressources

Pour la sous-direction des collections du service des musées de France : Carine Prunet en lien avec le bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels