De nombreuses idées reçues entourent l’archivage électronique. Ce vade-mecum entend faire le point sur tous les aspects de la question et montrer que le principal défi de l’archivage électronique est dans l’organisation et la structuration de l’information en amont, dans la gestion du cycle de vie des données et documents et dans la gestion intelligente des dossiers hybrides papier/électronique. Et que l’archiviste, au sein du musée, est une personne ressource sur toutes ces questions.

NB : le vade-mecum téléchargeable est un document réalisé par le réseau Archives en musées.

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

La spécificité technique des archives électroniques est d’avoir été produites par le biais d’outils informatiques, qui modifient les mesures à mettre en oeuvre pour les conserver.

L’archivage consiste en la gestion du cycle de vie des informations, de leur création/production à leur élimination ou leur archivage définitif.

L’archivage doit permettre :

- de conserver les documents sans perdre la trace de leur contexte de production et ce, aussi longtemps que nécessaire.

- d’empêcher la modification de documents validés afin d’en garder la valeur probatoire

- de rendre lisibles les informations en dehors des outils techniques (dont la durée de vie reste courte) qui ont permis de les produire, et indépendamment du support sur lequel elles ont été enregistrées, afin de les rendre accessibles sur le moyen voire long terme.

Des outils dédiés mais une information fragile

Désormais, c’est l’ensemble de la production des administrations qui tend à la dématérialisation : les documents papier, bien sûr, mais aussi les documents sonores, audiovisuels, les plans et les cartes, les photographies, etc.

Pour gérer ces données et ces documents, des outils spécifiques sont élaborés : outils de gestion électronique de documents (GED), systèmes ou applications métier, progiciels, etc.

Cette modification profonde des modes de travail a naturellement un impact sur l’action de l’archiviste.

Restent les questions fondamentales d’évaluation de l’information, de conservation, de classement et de description des fonds. Mais s’ajoutent des problèmes spécifiques : multiplicité et rapide obsolescence des supports, des formats, des outils et donc grande fragilité de l’information.

L’archivage s’entend tout au long du cycle de vie du document

Confronté à ces questions techniques, l’archiviste ne doit pas pour autant devenir informaticien. Il doit en revanche entamer un dialogue avec son service informatique, qui sera fructueux si un vocabulaire commun est partagé et si les besoins et contraintes de chacun sont connus.

Surtout, l’archiviste doit devenir un acteur de la gestion des données et documents, dès leur création, pour garantir une conservation satisfaisante des archives, en tant que traces de l’activité, éléments de preuve et mémoire du musée. Il n’est plus possible – si jamais il l’a été – de se préoccuper d’archivage 5, 10 ou 20 ans après la clôture d’un dossier : ne pas envisager l’archivage de documents numériques dès leur création, c’est prendre le risque de les perdre définitivement.

Il est parfois difficile de faire comprendre (et accepter) que l’électronique simplifie peut-être à court terme mais complique beaucoup à moyen et long terme. Le cas le plus représentatif est celui de la messagerie électronique : quoi de plus simple que d’envoyer un courriel ? quoi de plus compliqué à archiver?

Là où on pourrait penser que la gestion au quotidien pourrait être plus lâche, c’est au contraire plus de structure qu’il faut infuser et ce dès la création des documents. L’archivage devient plus que jamais une question quotidienne, au coeur des méthodes de travail.