Créée en 1996 à la suite d'un rapport de la Cour des comptes qui relevait l'insuffisante rigueur du suivi des dépôts depuis deux siècles, la CRDOA est. présidée depuis 2009 par Jacques Sallois, président de chambre honoraire à la Cour des comptes.
Elle veille au récolement, c'est à dire au contrôle sur place des dépôts d’œuvres effectués par les musées nationaux, le Centre national des arts plastiques, le Mobilier national et l'établissement de Sèvres-Cité de la céramique, au bénéfice des musées, des monuments historiques, des palais nationaux, des bâtiments administratifs, des assemblées parlementaires ou des représentations diplomatiques à l'étranger. Depuis mai 2007, le périmètre d'intervention de la commission a été élargi aux dépôts effectués par les ministères en charge des affaires étrangères, de la justice, de l'intérieur, de la défense, de l'économie et des finances, de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et par les musées relevant de ces ministères.
Même pour les institutions relevant du ministère de la Culture et de la Communication, les opérations se sont avérées plus longues et difficiles que prévues en raison notamment de l'imperfection des anciens inventaires. Le nombre total des œuvres à récoler par ces institutions, qui était estimé à environ 305 000 en 2008, est passé à 435 000 en 2010. En conséquence, en dépit des efforts, le nombre des œuvres restant à récoler s'est lui même accru au cours de la période. L'ancienneté de beaucoup de dépôts et leur dispersion, tant sur le territoire national qu'à l'étranger, contribuent à la difficulté de l'exercice.
Au terme des recherches complémentaires qu'elle demande aux dépositaires, la commission examine les suites a donner lorsque les œuvres n'ont pas été vues. L'insuffisance des informations disponibles la conduit à classer un nombre élevé de dossiers sans effacer pour autant la responsabilité des dépositaires. A sa demande, des plaintes peuvent être déposées (28 en 2010, près de mille depuis 1996). Enfin, lorsque leur responsabilité est clairement engagée, les dépositaires peuvent être amenés à dédommager les déposants si la commission décide l'émission de titres de perception.
Au delà du traitement des disparitions, il convient d'insister sur l'importance scientifique et culturelle du récolement des dépôts dont l'approche dynamique contribue à la connaissance des collections publiques, au développement de recherches scientifiques et historiques sur le patrimoine et à la diffusion des collections sur les bases de données en ligne.