Politique générale de protection des données

1. Introduction

Dans le cadre de son activité, le ministère de la culture est amené à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant.

Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD » (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.

C’est dans ce cadre que le ministère souhaite vous témoigner son engagement en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre le ministère de la culture et ses usagers.

A travers cette politique, le ministère de la culture souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées.

Cette politique a également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès du ministère de la culture en détaillant chacun d’entre eux.

2. Une collecte loyale et transparente de vos données

Dans un souci de loyauté et de transparence, le ministère de la culture prend soin d’informer les personnes concernées de chaque traitement qu’il met en œuvre par des mentions d’information.

Ces données sont collectées loyalement. Ainsi, aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.

3. Une utilisation légitime et proportionnée de vos données

Lorsque le ministère de la culture est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Pour chacun des traitements mis en œuvre, le ministère s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le ministère veille à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

4. Les données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous sont présentées dans le registre des traitements du ministère, ce dernier collecte et traite les catégories de données suivantes :

• Des données d’identification des personnes concernées telles que votre civilité, vos nom et prénom, vos coordonnées électroniques, téléphoniques et postales.
• Des données relatives à la situation professionnelle de la personne concernée telles que la profession ou encore les coordonnées professionnelles.
• Des données d’ordre économique et financier.
• Enregistrement des visioconférences et webinaires organisés par le ministère (vidéo, contenu, message, tableau de bord et rapports).
• Données de connexion et log.
• Contenus des échanges intervenus avec le ministère.

5. Nos traitements de données à caractère personnel

Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés par le ministère de la culture sont traitées selon des protocoles sécurisés et permettent au ministère de gérer les demandes reçues dans ses applications informatiques.

Pour plus d’information sur chacun des traitements de données personnelles mis en œuvre par le ministère, vous pouvez consulter le Registre des activités de traitement du ministère de la culture.

6. Destinataires des données

Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par le ministère de la culture pourront être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :

• les personnes habilitées des services concernés au sein du ministère ;
• toute personne tierce habilitée intervenant pour les besoins des missions confiées au ministère de la culture ;
• les prestataires et sous-traitants associés au traitement de vos données ;
• les autorités administratives ou judiciaires.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Le ministère de la culture applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’il traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

7. Transferts de vos données

Le ministère de la culture est susceptible de transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne dans le cadre des outils informatiques qu’il utilise pour ses activités.

Ces transferts ne pourront être réalisés qu’après que le ministère ait pris les mesures pour les sécuriser, en veillant par exemple à la conclusion des clauses types définies par la Commission européenne afin d’encadrer les flux.

Dans le cadre de son développement et pour permettre une disponibilité accrue de ses agents, le ministère a choisi de faire appel aux solutions Microsoft Office 365, notamment pour sa messagerie, ses visioconférences, son agenda et son informatique en nuage.

Dans ce cadre, les données de ces applications sont susceptibles d’être hébergées au sein de l’Union européenne (hors France) et aux Etats-Unis.

Les destinataires habilités de Microsoft auront communication des catégories de données suivantes : données relatives à l’identification, données relatives à la vie professionnelle, données d’ordre économique et financier, données de connexion, coordonnées qui peuvent être traitées dans le cadre de l’utilisation des services fournis par Microsoft.

Ces données sont transférées aux services habilités des entités Microsoft à des fins principalement d’externalisation, de maintenance, d’assistance, d’administration, d’hébergement et pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées à en connaître.

8. Sécurité des données

Le ministère de la culture accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

Il a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité de ces données, en vue d’assurer leur intégrité et leur confidentialité et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques et la vigilance de chacun sur ces données.

9. Sous-traitance

Lorsque le ministère de la culture recourt à un prestataire, il ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires (Article 28 RGPD) des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles.

10. Cookies

Nous utilisons différents cookies sur le site pour mesurer l’audience et intégrer des services permettant d’améliorer l’interactivité du site.

Un « cookie » est une suite d'informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y reconnecterez. 

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Les cookies déposés sur le site du ministère de la culture font l’objet d’une politique cookies.

11. Les droits qui vous sont reconnus

Le ministère de la culture est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

11.1 Votre droit d’accès

A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

11.2 Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

11.3 Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• vous retirez le consentement préalablement donné ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, le ministère de la culture ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si il est tenu de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

11.4 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la réglementation Informatique et libertés.

11.5 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique du ministère de la culture.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

11.6 Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles, c’est-à-dire du droit de recevoir et de demander le transfert de ces données d’un responsable de traitement à un autre. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par le ministère de la culture.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont ainsi :

• uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

11.7 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

11.8 Votre droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), 3 place de Fontenoy 75007 Paris, sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

11.9 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

11.10 Les modalités d’exercice de vos droits

Pour toute information ou exercice de vos droits sur les traitements de données personnelles gérés par le ministère, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPD) :

•  par ce formulaire ; ou
• à l’adresse mél suivante : delegue-protection-donnees@culture.gouv.fr ; ou bien 
• par courrier à l’adresse suivante : 182 rue Saint Honoré, 75001 Paris

en justifiant de votre identité par tout moyen. 

12. Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.