Dans la base Archidoc : EDI, OBJ Cette rubrique indique pour chaque terme, et pour les quatre bases de données Mérimée, Palissy, Mémoire et Archidoc, les champs d'indexation où ce terme peut être employé.

Pour la base Mérimée, ce sont les intitulés mnémoniques des champs du Système descriptif de l'architecture pour lesquels l'emploi du terme est autorisé : DENO = dénomination PART = parties constituantes REMA = élément remarquable

Un terme peut être accepté pour chacun de ces trois champs, ou seulement dans deux, voire un seul. Le champ le plus représenté est DENO (850 termes), suivi de PART (635 termes, dont 467 communs à DENO) et enfin de REMA (223 termes, dont seulement 106 communs à PART et / ou à DENO).

Pour la base Palissy, ce sont les intitulés mnémoniques des champs du Système descriptif des objets mobiliers pour lesquels l'emploi du terme est autorisé :
DENO = dénomination
PART = parties constituantes étudiées
PARN = parties constituantes non étudiées
Les termes acceptés sont  les mêmes pour les trois champs, soit 2664 termes.

Pour la base Mémoire, ce sont les 'intitulés mnémoniques des champs du Système descriptif de l'illustration pour lesquels l'emploi du terme est autorisé : 
EDI = dénomination de l'édifice ou de l'ensemble bâti 
Les termes acceptés pour ce champ sont ceux employés en dénomination (DENO) de la base Mérimée, soit 850 termes. 
OBJ = dénomination de l'objet ou du décor
Les termes acceptés pour ce champ sont ceux employés en dénomination (DENO) de la base Palissy, soit 2664 termes.

Pour la base Archidoc, ce sont  les intitulés mnémoniques des champs pour lesquels l'emploi du terme est autorisé :
EDI = dénomination de l'édifice ou de l'ensemble bâti 
Les termes acceptés pour ce champ sont ceux employés en dénomination (DENO) de la base Mérimée, soit 850 termes.
OBJ = dénomination de l'objet ou du décor
Les termes acceptés pour ce champ sont ceux employés en dénomination (DENO) de la base Palissy, soit 2664 termes.

Quelques termes du thesaurus des objets mobiliers possèdent des synonymes qui ont pour fonction de faciliter la notification de l'information et l'interrogation.
Ainsi bassin à burettes et plateau à burettes sont synonymes de façon à éviter des distinctions dont la pertinence n'apparaissait pas d'emblée.

En une phrase ou deux tout au plus est présentée l'acception du terme dans le Système descriptif de l'architecture ou dans le sytème descriptif des objets mobiliers.
Pour les objets mobiliers, dans de nombreux cas, le parti a été adopté de donner très succinctement les acceptions de termes utilisés dans le champ PDEN, souvent mentionnés dans la rubrique EP (employé pour) de la notice du terme. Si cette solution alourdit les notes explicatives, elle constitue cependant un guide d'utilisation et permet de mieux comprendre l'articulation de ces deux champs complémentaires de la dénomination.

La note d'application complète la note explicative en fournissant une aide au choix d'un terme de préférence à un autre. Elle établit en particulier des distinctions entre des termes que l'on peut être tenté de confondre.
Par exemple, la note d'application de portique indique qu'il ne faut le confondre ni avec porche, ni avec colonnade (précisions que l'on retrouve bien évidemment à porche et à colonnade). 
La note d'application indique également comment structurer une information avec les autres champs du chapitre "Désignation" du Système descriptif de l'architecture : APPL (appellation), GENR (genre du destinataire de l'édifice), PDEN (précisions sur la dénomination), CATE (catégorie technique de l'objet), STRU (structure de l'objet), ETAT (état de l'oeuvre).
Par exemple la note d'application de suspension eucharistique indique que cette dernière peut prendre la forme d'une crosse eucharistique et que le terme doit être utilisé dans le champ PDEN.

TG : terme génériqueTS : terme spécifiqueLe terme générique auquel se rattache un spécifique est systématiquement indiqué ainsi que, s'il en possède, son ou ses spécifiques.

L'église, par exemple, qui a pour générique édifice religieux chrétien comporte un certain nombre de spécifiques : basilique, cathédrale, chapelle, collégiale, église paroissiale, temple.

Ce sont les termes suivis de la mention (X)

Certains termes génériques permettent seulement de regrouper un ensemble de spécifiques mais ne sont pas des descripteurs ; appelés " mots-ponts ", ils sont suivis de la mention (X) : par exemple jardin d'utilité qui a pour terme générique jardin est un mot-pont de même rang que jardin d'agrément, et qui a pour spécifiques jardin fleuriste, jardin ouvrier, jardin de plantes médicinales, jardin potager, pépinière et verger.

EP : employé pour Cette rubrique permet d'enrichir le contenu terminologique du thesaurus. Lorsque deux termes ou plus renvoient au même concept, ils constituent un ensemble de termes équivalents, que l'on ne distingue pas ici des réelles synonymies. L'un de ces termes est choisi pour représenter le concept, tandis que les autres constituent des " termes d'entrée " pour la recherche, orientant l'utilisateur vers le terme choisi. Ces termes rejetés en équivalents renvoient pour la plupart à l'une des catégories suivantes : les appellations régionales (tumulus / barrow / montissel)

• les termes d'origine étrangère (oriel / bow window), (pot à pharmacie / albarello) ;
• les termes usuels par opposition aux termes savants ou classiques (hôtel particulier / hôtel ), (étui de coeur / urne des viscères) ;
• mais aussi, à l'inverse, les termes d'origine savante et d'emploi rare (cimetière / nécropole), (seau à eau bénite / situle) ;
  les appellations familières (maison close / bordel), (rasoir/coupe-chou) ;
• d'anciens descripteurs départ de rampe d'appui a remplacé l'ancienne dénomination départ de rampe passé en EP.
  
  

AAT : Art & Architecture Thesaurus - Getty Art History Information Programm (USA) RCHME : Monuments Types Thesaurus - Royal Commission on the Historical Monuments of England (UK)EQ_ANG : terme équivalent en langue anglaise pour la catégorie : instrument de musique CATALOGO : Istituto centrale per il Catalogo e la Documentazione (Italie)

POUR LE THESAURUS ARCHITECTURE :

La majeure partie des termes, des équivalents en langue anglaise ont été définis avec les responsables de l'Art & Architecture Thesaurus du Getty Art History Information Programm (USA) et du Monuments Types Thesaurus de la Royal Commission on the Historical Monuments of England (UK). Les rubriques AAT et RCHME présentent ce travail.
Les équivalences linguistiques (américain et anglais) sont de différents niveaux :

• des équivalences strictes ou totales (abreuvoir / trough) ;
• des équivalences approximatives (cokerie / coke oven) : dans ce cas les termes en langue anglaise sont précédés du symbole +/- ;
• des équivalences partielles (haras / stud farm) : dans ce cas les termes en langue anglaise sont précédés de l'abréviation NT pour " narrower term " (terme spécifique) ;
• des équivalences multiples (usine de construction automobile / car factory & lorry factory) : dans ce cas les termes de langue anglaise sont liés par le symbole & ; dans certains cas l'équivalence linguistique proposée met en relation un terme à deux ou plus de facettes dans un autre thesaurus (usine de matériel agricole / agricultural + equipment + factories) : dans ce cas les termes de langue anglaise sont liés par le symbole + ;
• des absences d'équivalence signalées par la mention "no equivalent".

Il a parfois été jugé utile de signaler dans les rubriques AAT et RCHME des renvois à d'autres parties des thesaurus, que ce soit dans le cas de structure hiérarchique différente entre les thesaurus (fabrique de jardin / garden building; see: banqueting house) ou bien dans certains cas d'absence d'équivalence (usine de grès / no equivalent; see: pottery works). Le mot "see" signale ces renvois.
L'absence des rubriques AAT et RCHME, signale les descripteurs entrés au sein du thesaurus de l'architecture depuis les travaux du groupe de travail réunissant la Fondation Getty, la Royal Commission on the Historical Monuments of England et la sous-direction des Etudes, de la Documentation et de l'Inventaire. L'Istituto centrale per il Catalogo e la Documentazione a entrepris la traduction en italien du thesaurus de l'architecture. Ce travail est toujours en cours. C'est donc seulement pour quelques termes du thesaurus architecture que figure la rubrique CATALOGO.

POUR LE THESAURUS DES OBJETS MOBILIERS  :

Plusieurs catégories fonctionnelles d'objets mobiliers possèdent des équivalents lingusitiques ; les instruments de musique possèdent un équivalent en langue anglaise.

Pour les catégories suivantes meuble religieux, objet religieux, linge et garniture et vétêment religieux du culte catholique, les termes présentés en anglais (AAT) et en italien (CATALOGO) sont issus d'un travail collectif intitulé :

• Thesaurus des objets religieux
• Meubles, objets, linges et instruments de musique du culte catholique romain
• Thesaurus of Religious objects
• Furniture, Objects, Linen, Clothing and Musical Instruments of the Roman Catholic Faith
• Thesaurus del corredo ecclesiastico
• Arredi, oggeti, lini, paramenti e strumenti musicali della chiesa cattolica romana

Travail mené collectivement  par les institutions suivantes :

• Ministère de la Culture / Direction de l'Architecture et du Patrimoine (Inventaire général)
• Getty Trust / Getty Information Institute
• Patrimoine canadien / Réseau canadien d'information sur le patrimoine
• Canadian Heritage / Canadian Heritage Information Network
• Minsitero per i Beni Culturali e Ambientali / Instituto per il Catalogo e la Documentazione (ICCD)
  

VA : voir aussiTA : terme associéLorsqu'un terme a un champ sémantique étendu à plusieurs catégories architecturales, sa notice ne figure que dans l'une d'elles. Mais il se trouve relié aux autres catégories au moyen du voir aussi, qui permet de le retrouver en interrogeant ces différentes catégories. 
Par exemple le terme porte de ville classé dans la catégorie architecture militaire renvoie au moyen de voir aussi à la catégorie urbanisme.
Le terme support zoomorphe, appartenant à la catégorie élément d'architecture, est associé au terme protomé, classé quant à lui dans la catégorie sculpture.

Lorsque deux termes ont une étroite parenté sémantique mais relèvent de deux catégories différentes, on peut les relier de manière réciproque par la rubrique terme associé. 
Par exemple le terme mirador, appartenant à la catégorie architecture judiciaire, pénitentiaire ou de police, est associé au terme poste d'affût, classé quant à lui dans la catégorie architecture de culture, recherche, sport ou loisir. De même la porte de ville, dont il a été question dans un exemple précédent, se trouve-t-elle associée aux termes arc de triomphe et arc monumental, qui figurent dans la catégorie architecture funéraire, commémorative et votive.