Les archives

Le mot archive dérive du grec (archeion : bâtiment administratif, magistrature) et du latin (archivium : collections d’actes). De l’antiquité à nos jours, la conservation des archives a toujours présenté un enjeu stratégique important. Des trésors des chartes au développement de l’administration royale en passant par la création des archives départementales, elles sont des sources de connaissances incomparables mais aussi des témoins juridiques majeurs de l’histoire, conservant des documents mineurs et des trésors inestimables.

Le rôle des archives départementales

Les Archives départementales sont chargées de la conservation, de la mise en place d’actions de médiation et de communication, et du contrôle scientifique et technique des archives qu’elles conservent. Ce contrôle est une des missions d’État dévolue au Préfet et exercée directement par le Directeur des Archives départementales, agent de L’État, qui, de ce fait, inspecte les archives des communes de son département. Cette inspection a pour but de vérifier l'état des archives, leur intégrité, leur bonne conservation dans des locaux adaptés. Elles ont aussi pour rôle d’accompagner les services dans la gestion de leurs archives (éliminations, versements…), de conseiller et de former.

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L’action de l’État en matière d’archives

Le service interministériel des archives de France (SIAF) exerce un rôle de conseil, de réglementation et de contrôle scientifique et technique sur l'ensemble des archives publiques, quels que soient leurs lieux de conservation. Le contrôle porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Le SIAF intervient par le biais de l'inspection générale des archives, des missions des archives nationales et du personnel Etat, présent dans chaque service d'archives départementales, qui est chargé du contrôle des archives publiques.

Au sein de la DRAC, les conseillers pour le livre, la lecture, les archives, la langue française et les langues de France sont les correspondants des services départementaux, municipaux et communautaires d'archives. La DRAC apporte son aide aux collectivités territoriales pour toute une série d’opérations (numérisation, enrichissement des collections, restauration, valorisation des collections, publication, gestion et préservation de l’informatique) et notamment, en lien avec le SIAF, elle intervient dans le financement et le conseil pour la construction, la rénovation de bâtiments d'archives et l'aménagement de locaux destinés à améliorer les conditions de conservation des collections (y compris au stade des études préalables). Un architecte conseil du SIAF, chargé d'une mission d'expertise et de conseil accompagne les dossiers et apporte son concours à l'élaboration des programmes par des visites et/ou des rapports.

Un séminaire axé sur la mobilisation des acteurs du territoire et sur le cadre stratégique commun de modernisation des archives

L’article 2 du décret n°2012-479 du 12 avril 2012 relatif au délégué interministériel aux Archives de France et au comité interministériel aux Archives de France, fixe le cadre stratégique commun de modernisation des archives et de gestion de la performance en dressant les grands objectifs de la politique de gestion des archives en France pour la période 2015-2019. Il décline un ensemble d’actions afin d’améliorer la gestion des archives et de renforcer l’archivage numérique.

C’est dans ce cadre que se déploie l’archivage électronique (à noter l’annonce des USA de ne traiter que des archives numériques à compter de 2023).

Issu de la mutualisation de ressources entre les ministères des Affaires étrangères et européennes, des Armées et de la Culture dans l'objectif de répondre à l'enjeu de l'archivage numérique, le programme VITAM (valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) a permis de développer des logiciels de gestion numérique des archives. Ce programme, copiloté par le Comité interministériel aux Archives de France (CIAF) et la Direction interministérielle du numérique et des systèmes d’information et de communication (DINSIC), vise à développer une solution logicielle d’archivage numérique et d’autre part à implémenter cette solution au sein des trois ministères porteurs : projet Adamant aux Archives nationales, Saphir au ministère des Affaires étrangères et Européennes et Archipel au ministère des Armées. Plus largement, le programme VITAM fédère également des processus de réflexion, d'accompagnement et de sensibilisation dans le domaine de l'archivage électronique grâce à des chantiers techniques et fonctionnels, des dispositifs de soutien financier et des actions de communication et de partenariats. 

Trois outils contribuant à l’archivage numérique présentés lors de ce séminaire :

Archifiltre (https://archifiltre.github.io/)

L’objectif d’ArchiFiltre est de proposer à tout utilisateur de fichiers bureautiques un outil de visualisation d’arborescences complètes afin de pouvoir les appréhender rapidement en vue de les décrire, les organiser, les trier et aussi les enrichir en apportant de la contextualisation et de la qualification aux documents.

Octave (https://www.docuteam.ch/fr/)

Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Électroniques (OCTAVE) permet à l’archiviste de traiter après import des arborescences bureautiques (dédoublonnage, tri, fusion, classement, renommage), d’enrichir les métadonnées et de constituer des SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2.1 accompagné d’un manifeste xml, tout en pouvant produire bordereau de récolement et d’élimination

Resip (http://www.programmevitam.fr/pages/ressources/resip/)

L’application ReSIP, construite au-dessus de la bibliothèque sedalib, permet de construire et manipuler des structures arborescentes d’archives, d’en éditer les métadonnées, de les importer et exporter sous la forme de SIP, sous la forme de hiérarchie disque ou encore sous forme csv pour les plans de classement. Elle peut prendre en compte des fichiers bureautiques ou des conteneurs de messagerie.

Site du programme VITAM : http://www.programmevitam.fr/

Notons que le droit a évolué concernant l’hébergement d’archives numériques intermédiaires (archives dont la durée d’utilité administrative (DUA) n’est pas échue) en dehors du territoire français. Le règlement européen 2018/1807 sur la libre circulation des données non personnelles adopté le 14 novembre 2018 modifie la définition des trésors nationaux et supprime l’interdit de stockage hors du territoire national. Au niveau national, le code du patrimoine sera révisé dans ce sens.

Au gré de tables rondes et des temps d'échanges dédiés, le séminaire a ainsi permis de faire le point sur l’actualité archivistique, avec une attention particulière portée sur le traitement des archives numériques et des outils et méthodologies mis en place pour répondre à cette problématique (gestion électronique de documents, systèmes d’archivage électronique…).

Pour terminer le séminaire, Idyll Bottois et Sabrina Le Bris, conseillères livre et lecture de la DRAC de Normandie, ont rappelé le rôle de la DRAC dans le soutien qu’il apporte aux archivistes.

Pour en savoir plus :

• Site internet France Archives
• Circulaire relative au cadre stratégique commun de modernisation des archives
• Actualités SDPA réunion Normandie : 

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