Le système informatisé du musée peut, au fil des années et des saisies, montrer des signes de faiblesse et d’incohérence. Il est alors nécessaire d’améliorer de façon transversale la qualité des données afin de mieux refléter la réalité administrative, scientifique et documentaire des collections conservées. La publication à télécharger au bas de cette page vous indique comment identifier, prioriser et mettre en œuvre la consolidation des données d’un musée de France.
Qu’est-ce que consolider des données sur les collections d’un musée ?
Concrètement, consolider les données recouvre les interventions raisonnées, opérées sur l’ensemble de la base, pour rectifier la graphie, la syntaxe, la structure ou le contenu (fond) de certaines informations.
Ces interventions seront programmées en évaluant d’une part, l’importance et l’urgence des problèmes et, d’autre part, la possibilité de les résoudre. Il peut s’agir de corrections, suppressions, actualisations, ajouts ou conversions d’informations.
Sur quelles données intervient-on ?
Ces interventions seront utiles à différents niveaux de la base de données :
- index (termes doublons, fautes d’orthographe),
- notices (harmonisation de la structure, de la forme et du contenu),
- images (qualité des clichés, liens texte-image, droits),
- administration de la base (adaptation du paramétrage, des profils et des droits d’accès).
A quel moment consolide-t-on les données ?
Une consolidation des données se justifie avant ou après une reprise de données dans un nouveau système ou une nouvelle version de l'outil, à échéance régulière et avant toute publication, quel qu'en soit le support.
Comment se déroule une consolidation des données bien organisée ?
Elle sera pilotée par l’administrateur de la base, s’appuiera sur la charte de saisie et pourra suivre les étapes suivantes :
- Expertise préalable,
- Identification des problèmes et du périmètre des données concernées,
- Pondération des problèmes,
- Définition du degré de priorité de traitement de chaque problème,
- Définition du programme de résolution des problèmes,
- Déploiement du programme de résolution des problèmes,
- Pointage et suivi des problèmes résolus,
- Pérennisation des bonnes pratiques,
- Bilan d’activité.