El Servicio de Museos de Francia propone a las empresas editoras de programas informáticos de gestión de colecciones que lo deseen un procedimiento de validación de las funcionalidades vinculadas al reconocimiento decenal de las colecciones, sobre las herramientas de las que equipan los museos de Francia.

¿Por qué un procedimiento de validación?

Los museos de Francia utilizan diversas herramientas informáticas para describir y gestionar las colecciones bajo su responsabilidad. Algunas características de estas herramientas tienen un impacto reglamentario, o incluso real sobre la conservación o la difusión de las colecciones públicas. Por ello, el Servicio de Museos de Francia propone a las sociedades que lo deseen: validar algunas funcionalidades de su experiencia, en particular, reglamentaria.
El objetivo es poder hacer que los museos de Francia se beneficien de herramientas que respeten recomendaciones y especificaciones técnicas producidas por el Servicio de Museos de Francia. Así, las prácticas de informatización de las colecciones ganan homogéneneidad y en calidad.

Implicaciones de este procedimiento

El procedimiento de validación propuesto a las sociedades que lo deseen implica que estas últimas:
- aplicarán las especificaciones técnicas del Servicio de Museos de Francia,
- hagan evaluar las funciones pertinentes por los equipos del Servicio de Museos de Francia y se benefician así de sus consejos y de sus conocimientos profesionales,
- ofrecen estas características a sus clientes en sus herramientas, sin desarrollo específico.

Esta validación se aplicará a la fecha de implantación de las funcionalidades en la herramienta correspondiente, para la versión difundida en esa fecha.
A continuación, se espera que las empresas sigan la evolución de las especificaciones que se les notifican y que se publican en el sitio Museos.
Otras versiones de estas herramientas han podido ser desplegadas desde esta validación, corresponde a los museos asegurarse ante el editor que las funcionalidades en cuestión son operativas en la versión difundida actualmente.

Desarrollo del procedimiento

Se invita a los prestadores de servicios interesados en esta asociación a estudiar de antemano las prescripciones del servicio de museos de Francia y los documentos de referencia citados a continuación.

Una primera toma de contacto con la subdirección de las Colecciones es la ocasión de una demostración del producto desarrollado por el proveedor y sobre el cual desea acondicionar o desarrollar funcionalidades para validar. Es la oportunidad de un intercambio de informaciones metodológicas, de preguntas y respuestas sobre las especificaciones del servicio de los museos de Francia. Este encuentro determina eloportunidad desarrollo y/o validación de módulos. En caso afirmativo: los objetivos de la asociación se definen con los equipos del servicio de museos de Francia.
Siguen varias sesiones de trabajoen presencia o a distancia, con la subdirección de las Colecciones del servicio de los museos de Francia, que permite comprobar la correcta comprensión de las especificaciones y el buen funcionamiento de los elementos desarrollados.

El prestador conservará el control del calendario de análisis y desarrollo de características. Se puede añadir el apoyo de uno o más museos probadores.

Al término del procedimiento de validación, los funcionalidades validadas mutualizadas se señalan publicaent por el Servicio de Museos de Francia.

Las herramientas de tecnología de la información que se utilizan para estas funciones tienen diversos objetivos. Algunos son programas informáticos que permiten gestionar las colecciones de objetos de museos desde su adquisición hasta su puesta en línea; otros son herramientas estrictamente dedicadas al inventario y al reconocimiento reglamentarios o a la publicación en la Mona Lisa.

Los museos están invitados a obtener la información más completa posible para asegurarse de que la herramienta satisface sus necesidades precisamente evaluados de antemano.

Alcance y descripción de las funciones relacionadas con la cosecha decenal

El objetivo de la cosecha es verificar periódicamente (cada diez años) la presencia e integridad de las colecciones afectadas o recibidas en depósito por un museo de Francia.

Desde 2006 (publicación de la circular sobre la recolección), los museos han sacado el mayor provecho a la informatización de este procedimiento.

Así, las funcionalidades de una herramienta de gestión de colecciones que aplica las especificaciones del Servicio de Museos de Francia deben responder a las exigencias principales de este procedimiento administrativo:
" La recolección es la operación que consiste en comprobar, en pieza y en el lugar, a partir de un bien o de su número de inventario:
- la presencia del bien en las colecciones;
- su localización;
- el estado del bien;
- su marcado;
- la conformidad de la inscripción en el inventario con el bien así como, en su caso, con las diferentes fuentes documentales, archivos, expedientes de obras, catálogos. " (artículo 11 del Decreto de 25 de mayo de 2004).

Las funciones permiten introducir la información necesaria para las campañas de recolección decenal de las colecciones de museo, en la base de datos existente y/o en un formato de entrada previamente parametrizado (fichas de recolección).

También permitenexplotar estos datos (facilitando, en particular, elementos estadísticos para el acta de campaña de recogida), de conservar el historial y el detalle de las campañas sucesivas, con el fin de garantizar el post-cosecha y los reconocimientos posteriores.

Pasos de validación

  • Elaboración de la ficha informatizada (según la normativa vigente) a partir de los campos existentes en la base documental del programa informático,
  • Comprobación de la visualización y la estructura de la información, introducida e impresa,
  • Verificación de la generación de la información necesaria para acta campañas de recolección, listas reglamentarias y recopilación de datos estadísticos
  • Validación final dada por la subdirección de colecciones (después de una posible demostración del módulo probado)

 

Documentos de referencia

 

Funcionalidades validadas

Herramienta    SociedadFecha de validación de la funcionalidad de reconocimiento
Actimuseo    A&A Partners01/2009
Collective Access Idea SAS01/2014
EMuAxiell02/2014
Flora museos Decalog02/2011
Micromuseo V7Axiell11/2018
Museum Pluszetcom SA10/2017
S-MuseumSKINsoft11/2010
SupremiaAIDEL12/2022
WebmuseoA&A Partners09/2011

 

Servicios y personas recursos

Para la subdirección de colecciones: Carine Prunet en relación con la oficina de inventario de las colecciones y de la circulación de los bienes culturales