Die Digitalisierung

Dazu gehört die Ausarbeitung eines Entwurfs, in dem ein Programm festgelegt wird, dessen Ziele mehrere Daten berücksichtigen:

•  Die Vermögensbewertung der zu digitalisierenden Anlagen, die im Voraus vorgenommen wird;
•  die verfügbaren Mittel;
•  Die Ziele, die wir anstreben.

Die Vermögensbewertung muss auf einem Gesundheitszustand des Fonds und der Kenntnis seines rechtlichen Umfelds beruhen, die für die Ausarbeitung Ihres Digitalisierungsplans und seiner Prioritäten entscheidend sind.

Durch die Digitalisierung ein vollständiges Bild Ihres Fonds zu geben, bedeutet nicht, alle Elemente zu digitalisieren, aus denen er besteht. Wichtig ist jedoch, dass die Digitalisierung keine Objekte verfälscht. Die Digitalisierung soll nicht das Objekt interpretieren, sondern zitieren. Die Digitalisierung muss ein Bild bieten, das dem Objekt so nahe wie möglich kommt, wobei die Gesamtheit des Mediums, die Polarität des Bildes (positiv oder negativ), sein Farbbereich, seine Werte, Töne und Kontraste zu berücksichtigen sind.

Warum sollte man scannen?

Es können mehrere Ziele angeführt werden, von denen die technischen Entscheidungen abhängen:

•  Aufbewahrung der Fotografien;

•  Erleichterung der wissenschaftlichen Forschung;

•  Sichtbarkeit und Zugänglichkeit der Mittel;

•  Kommerzielle Verbreitung der Mittel.

Der erste Motor der Digitalisierung ist natürlich der Schutz der Originale nach Abschluss des Vorgangs. Der Zugriff auf digitale Dateien schränkt den Umgang mit Originalen ein. Ein Plan zur Digitalisierung der Sammlungen ist daher untrennbar mit der Bestandserhaltungspolitik verbunden. Für die Institutionen ist die Umsetzung eines Digitalisierungsplans oft eine Zeit der Bewusstseinsbildung, des Erbes, das sie bewahren und aufwerten, bekannt machen und zugänglich machen wollen. Daher sind die Digitalisierungsziele zu definieren.

Die Digitalisierung, um Manipulationen zu begrenzen und so besser zu schützen, ist ein Motor, aber die wirtschaftliche Legitimität der Digitalisierung hängt eher mit der Zugänglichkeit und Verbreitung von Fotografien zusammen. Digitalisierung ist teuer und erfordert menschliche Ressourcen, die manchmal Entscheidungen erfordern, Bedürfnisse zu priorisieren. Die Festlegung der Ziele und Prioritäten nach verschiedenen Kriterien (Vermögenseinheit, Fragilität der Originalträger, Verpflichtung zur Präsentation der Werke usw.) ist ein wichtiger Schritt.

Das Anbieten der Zugänglichkeit und/oder kommerziellen Verbreitung von Fonds kann die für ihre Digitalisierung erforderlichen Investitionen rechtfertigen.

Was muss digitalisiert werden?

Ein Digitalisierungsprinzip muss im Vorfeld entsprechend den zu verarbeitenden Mitteln und dem angestrebten Zweck der Digitalisierung definiert werden (Aufbewahrung, redaktionelles Projekt, Online-Schaltung, etc.)

Aus finanziellen Gründen und um bestimmte Anforderungen zu erfüllen, kann die Digitalisierung eines Fonds in mehreren Schritten durchgeführt werden. Bei großen oder schlecht informierten Hintergründen kann man sich entscheiden, nur eine repräsentative Stichprobe zu scannen. Diese Stichprobe kann durch den Blick der verschiedenen Akteure auf den Fonds bestimmt werden. Es hängt auch vom Fonds und seiner Vielfalt ab.

Im Nicéphore-Niépce-Museum in Chalon sur Saône wurden drei Digitalisierungspläne erstellt, je nach Art der erhaltenen Bestände:

• Der gesamte Bestand wird nach dem von der Institution festgelegten Protokoll in hoher Auflösung digitalisiert. Diese Methode wird angewandt, wenn der Vermögenswert des Fonds dies rechtfertigt, wenn der Fonds aus wenigen Posten besteht und im Rahmen eines genau definierten Bewertungsprojekts. Dies ist der Weg, um die beste Erhaltung der Originale und ihre Verbreitung zu gewährleisten. Diese Behandlung ist jedoch zeitaufwendig und teuer.

• Nur eine repräsentative Probe wird in hoher Auflösung digitalisiert. Der Wert des Fonds ist festgelegt, aber der sich wiederholende und wenig dokumentierte Charakter des Fonds sowie die große Menge an Gegenständen machen ein vollständiges Scannen in High Definition überflüssig. Diese Methode ermöglicht eine erste Annäherung an den Fonds, wobei der Rest der Digitalisierung auf der Grundlage nachfolgender Konsultationen durchgeführt wird. Bei nicht digitalisierten Beständen bleibt die Abfrage jedoch manuell und die Auswertung beschränkt sich auf das Digitalisierte.

• Der gesamte Fonds wird digitalisiert, in niedriger Auflösung, zum Beispiel zum Zeitpunkt der Indexierung. Die Institution erstellt einen digitalen Katalog, der die vollständige Abfrage eines Fonds erleichtert und die Ermittlung der zu realisierenden Digitalisierungsprioritäten in hoher Auflösung erleichtert. Diese Methode wird bevorzugt, wenn der Fonds aus sehr vielen Posten besteht und kein Projekt für eine sofortige Bewertung geplant ist. Diese Methode erleichtert das Nachschlagen, Suchen und Überschneiden. Die Digitalisierung kann intern ohne besondere Schulung durchgeführt werden und ermöglicht eine gleichzeitige Indexierung. Sie macht jedoch jede Form der Verwertung unmöglich.

Wie kann ich scannen?

Die resultierende digitale Datei kann das ursprüngliche Objekt nicht ersetzen.

Jedes Projekt zur Digitalisierung von Fotos erfordert die Beteiligung von Spezialisten für Konservierung und Manipulation. Sie können angeben, welche Erhaltungsmaßnahmen in die Verarbeitungskette zu integrieren sind, wie mit empfindlichen Dokumenten umzugehen ist, und sich an der Auswahl der Ausrüstung beteiligen, um sie an die empfindliche Natur der Originale anzupassen.

Ein Objekt kann mehrfach gescannt werden: Wichtige Informationen können auf den Originalobjekten, in den Rändern der Negative, auf der Rückseite der Proofs erscheinen.

Bei der Digitalisierung sind die Art, die Eigenschaften und der Erhaltungszustand jedes Objekts zu berücksichtigen. Zum Beispiel wird im Falle eines Negativs die Digitalisierung ohne Interpretation und ohne Zuschnitt des Objekts bevorzugt. Im Falle eines Proofs wird die Digitalisierung des Proofs an Bord bevorzugt (ohne Überschneidung der Ränder). Es ist legitim, sich nach den Fotos zu fragen, ob man das Bild allein oder das Objekt berücksichtigen sollte? Einige alte Drucke sind auf Kartons im Stil von Gravuren montiert. Es kann interessant sein, das gesamte Objekt zu digitalisieren, um es besser vor Manipulationen zu schützen.

Was tun mit den Originalmedien nach dem Scannen?

Die Idee, Originalmedien nach der Digitalisierung zu entfernen, kam bei den ersten Digitalisierungsarbeiten in den 1990er Jahren mehrfach zum Ausdruck. Die Erklärung von Florenz (29.-31. Oktober 2009) wurde veröffentlicht, um auf die Erhaltung von Filmbeständen nach der Digitalisierung aufmerksam zu machen.

Mangels eines gesetzlichen Rahmens für Fotohintergründe taucht diese Frage regelmäßig auf. Es sei daran erinnert, dass die Neubewertungen von Beständen, Sammlungen und Objekten im Zusammenhang mit der Entwicklung des Wissens konstant sind. Sie können über mehrere Generationen erfolgen. Es sei auch daran erinnert, dass eine digitale Datei, wie oben erwähnt (Frage Nr. 52), nur ein Bild des analogen Objekts ist und es nicht ersetzen kann. Darüber hinaus ist die Nachhaltigkeit von digitalen Dateien und Backup-Medien nicht erworben, sondern erfordert aufeinanderfolgende und zufällige Migrationen. Die Digitalisierungstechniken entwickeln sich weiter und ermöglichen eine Verbesserung der Renderings. Es ist daher wichtig, die Originale nach dem Scannen aufzubewahren.

Darf ich alles digitalisieren?

Wenn jedes Foto ist a priori Da jedes Foto urheberrechtlich digitalisiert werden kann, ist es de facto nicht übertragbar, ohne dass seine rechtliche Stellung zuvor bestätigt wurde.

Jede Verbreitung einer Fotoreproduktion muss unter Beachtung aller Bestimmungen des Gesetzes über geistiges Eigentum erfolgen. Die in den Schenkungs-, Depot- oder Kaufverträgen vorgesehenen Bestimmungen sind ebenfalls einzuhalten. Wenn die Bestimmungen über die Verwendung und Verbreitung dieser Mittel ungenau erscheinen, ist es wichtig, die Meinung der Rechteinhaber einzuholen und gegebenenfalls einen Nachtrag auszuarbeiten, der die Verwendung der Bilder insbesondere unter Wahrung des Urheberpersönlichkeitsrechts regelt.

Was tun, bevor Sie scannen?

Die technischen Modalitäten der Digitalisierung werden den Besonderheiten des Trägers und seiner Technik angepasst. Mehrere Vorgänge gehen der Einsendung der Originalwerke zur Digitalisierung voraus.

Einige wesentliche Schritte sind zu beachten:

• eine Beurteilung des physischen Zustands der Fotos vorzunehmen und gegebenenfalls eine Rekonditionierungs-, Reinigungs- und gegebenenfalls Wiederherstellungsphase vorzusehen, bevor mit der Digitalisierung begonnen wird;

• Schätzen Sie den Umfang der zu digitalisierenden Sammlungen und ermitteln Sie deren Besonderheiten, um die technischen Einschränkungen bei der Handhabung von Elementen (Medien, Formate, Montagen, Bindungen oder eine bestimmte Art der Darstellung usw.) zu bewerten Diese Vorstudie ist wichtig, Sie wird insbesondere die Festlegung der erforderlichen Fristen und der Mittel ermöglichen, die im Rahmen der Vergabe von Unteraufträgen für diese Tätigkeit einzusetzen sind. Sie wird die Art der vom Auftragnehmer geforderten Arbeit am besten beschreiben. Seine Genauigkeit wird es ermöglichen, die Nachfrage des Dienstleisters zu optimieren, sie bestimmt die Garantien, die bei der Handhabung der anvertrauten Teile gegeben werden, und wird die Scanzeit und die technische und visuelle Qualität der erhaltenen digitalen Dateien beeinflussen;

• Wenn der Scan nicht durchgeführt wird in situ, eine Verpackung vorzusehen, die den Transport der Werke unter Einhaltung der Normen für die vorbeugende Erhaltung ermöglicht, und den Dienstleister aufzufordern, die Garantien anzugeben, die er für die Aufbewahrung der anvertrauten Gegenstände bietet.

• Erstellung eines detaillierten Inventars der zu scannenden Objekte (Bevorzugung eines leicht exportierbaren Formats wie Excel oder xml);

• Überlegen Sie, wie die Dateien verwendet werden, um die Anforderungen an die Anbieter angemessen zu gestalten;

• Richten Sie einen Namensplan (Metadaten, die den bereitgestellten Dateien zugeordnet sind) ein, damit Sie die neu erstellten Dateien dann in das Informationssystem Ihrer Institution hochladen können. Zu den Metadaten finden Sie:

• Das gewünschte Scanprotokoll für Objekte bereitstellen.

Sollte die Digitalisierung ausgelagert werden müssen, werden diese ersten Bewertungen und Erkenntnisse eine genauere Ausarbeitung der Ausschreibungsunterlagen ermöglichen. Es ist sehr wichtig, auf die genaue Abfassung dieses Lastenheftes zu achten, damit der Dienstleister die Anfrage und die formulierten Bedürfnisse bestmöglich erfüllen kann, um auch Streitigkeiten und Streitigkeiten zu vermeiden.

Beispiele für Spezifikationen zum Scannen von Standbildern.

• Für die Archive
• Für Projektaufrufe des Ministeriums für Kultur

Digitalisierung auslagern oder internalisieren?

Die Frage kann sich stellen. Entweder Ihre Einrichtung verfügt über die richtige Hardware und Software, spezielle Räume für Aufnahmen oder Digitalisierung und geschultes Personal. Dann ist die Antwort auf diese Frage gegenstandslos oder nicht und die Frage bleibt offen.

Die Art der Fonds, die zu verarbeitenden Volumina, die Kostbarkeit oder die Zerbrechlichkeit der Werke können dazu führen, dass Sie die digitale Reproduktion entweder durch Aufnahme oder durch direktes Scannen per Scanner intern durchführen.

Die für diese Operationen erforderlichen Mittel müssen bewertet und vorweggenommen werden.

In diesem Fall müssen Sie die notwendige und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Ausrüstung erwerben, Personal für diese Aufgabe bereitstellen und gegebenenfalls ausbilden.

Wenn Sie die Digitalisierung an einen Dienstleister vergeben, können Sie ihn bitten, sich in den Räumlichkeiten zu bewegen, um die Arbeit besser zu kontrollieren, sie zu begleiten und Manipulationen und thermohygrometrische Schwankungen zu vermeiden, die die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Gegenstände beeinträchtigen könnten.

Um Ihnen zu helfen, besuchen Sie:

• Eine Digitalisierungskampagne initiieren und steuern
• Informationen zu den Digitalisierungsanbietern
• Informationen zu den technischen Aspekten

Wie benenne ich digitale Dateien?

Es gibt mehrere Möglichkeiten. Beachten Sie bei dieser Aktion die Empfehlungen des nationalen Digitalisierungsplans des Kulturministeriums, bei dem nur die Eintragung erlaubt ist, die Buchstaben ohne Akzente, die Zahlen von 0 bis 9 und die Bindestriche.

Es ist vorzuziehen, die technischen Elemente im Zusammenhang mit der Reproduktion des Originals in den an die Datei angehängten Metadaten anzugeben, die auch als IPTC-Felder bezeichnet werden (Autor, Datum, Art des Materials, Copyright usw.) Diese Informationen sind direkt in die digitale Datei eingebettet und untrennbar mit dem Bild verbunden. Sie gewährleisten die Identifizierung des verbreiteten Bildes und seines Herstellers.

Die Wahl der Benennungsmethode muss entsprechend den für die Dateien erwarteten Verwendungen durchdacht werden. Sobald der Namensmodus aktiviert ist, ist es sehr schwierig, zurückzugehen und es ist mehr oder weniger endgültig. Falls die Digitalisierung ausgelagert wird, müssen Sie dem Dienstleister vor der Digitalisierungskampagne das von Ihnen gewählte Namensprinzip mitteilen.

Ein Beispiel des Museums Nicéphore Niépce im vollständigen Vademekum zum Download auf dieser Seite.

Wie organisiere ich die Speicherung digitaler Dateien?

Zunächst müssen Sie Ihren Einstufungsplan definieren und präzisieren. Die Aufbewahrung und Organisation der Dateien darf die physische Klassifizierung der Fonds nicht reproduzieren. Eine alphanumerische Klassifizierung der Dateien wird bevorzugt, um den Zugang zu erleichtern, im Gegensatz zu jedem logischen System einer einzigen Person. Es mag verlockend sein, die Dateien nach einer thematischen Logik oder nach der Technik des Originals zu klassifizieren, aber es gibt keine Garantie dafür, dass diese Methode für alle geeignet oder im Laufe der Zeit zufriedenstellend ist. Ein neutraleres Ranking ermöglicht eine bessere Nachverfolgung der Dateiorganisation.

Wie sichert man digitale Dateien?

Mindestens eine Kopie der erstellten Dateien muss ständig vorhanden sein, am besten an einem von den Originaldateien getrennten Ort (bei Naturkatastrophen).

Es gibt kein perfektes System. Die Kosten für die Sicherung von Dateien variieren von Lösung zu Lösung. Die Dateien (native oder Backup) werden maximal auf CD oder DVD gespeichert. Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Medien wenig haltbar sind (physikalischer Abbau) und nicht mehr mit den heutigen Technologien lesbar sind. Die einfachste Lösung für eine Sicherung ist die Verwendung einer externen Festplatte. Wenn es jedoch gut für die temporäre Speicherung geeignet ist, wird die externe Festplatte für die langfristige Aufbewahrung von Daten nicht empfohlen. Die Anschaffung eines dedizierten Servers mit Backups auf Magnetbändern vom Typ DLT ist eine bessere Lösung, obwohl sie mehr Organisation und Investitionen erfordert. Wenn die Struktur von einer Gemeinde abhängt, kann die Direktion für Informationssysteme der Gemeinschaft (CIO) die native digitale Produktion des Dienstes hosten und Backups verwalten (Replikation auf einem anderen Server, Backups auf DLT-Band usw.) Es wird wichtig sein, die digitalisierten Daten am Leben zu erhalten, indem für ihre regelmäßige Übertragung gesorgt und die Obsoleszenz sowohl der Speichermedien als auch der Lesemodalitäten bekämpft wird.