Décrire les collections

Pour décrire un objet dans la base de données informatisée de gestion des collections, le musée de France crée une notice. Cette notice est composée de sections d’information (rubriques, zones et champs). Le contenu de certaines rubriques est rédigé en « langage naturel ». Toutefois, le contenu de la majorité des rubriques est composé de mots choisis, « contrôlés », dont l’utilisation est privilégiée par rapport à d’autres.

Pourquoi contrôler le vocabulaire ?

La langue française est riche en homonymes et en synonymes, ce qui peut créer des incohérences au moment de la recherche d’information. Par exemple, le mot « bassin » peut concerner un récipient, une construction destinée à recevoir de l’eau, une notion géographique, un élément du squelette… Pour des raisons scientifiques, il est nécessaire de qualifier les choses le plus précisément possible, et sans ambiguïtés.

Que sont ces vocabulaires ?

Ces vocabulaires sont des listes de mots (« descripteurs ») dont le Service des musées de France (SMF) recommande l’utilisation de façon privilégiée pour décrire les objets conservés par les musées de France.

On qualifie ces vocabulaires de « scientifiques » car ils sont le fruit de la recherche des équipes de documentation et de conservation des musées sur les collections et d’une volonté de les décrire de la façon la plus méthodique et précise possible.

A quoi ces vocabulaires servent-ils ?

L’objectif est d’harmoniser la description, notamment informatisée, des collections. Cela sert notamment à faciliter la recherche d’informations ainsi que les échanges de données.

Listes « fermées », listes « ouvertes »

Certaines listes sont dites « fermées », c’est-à-dire que les mots qui les composent sont prédéterminés et couvrent le domaine en question dans sa globalité. C’est le cas, par exemple, de la liste des périodes de création.

A l'inverse, d’autres listes sont dites « ouvertes », cela signifie que leur contenu peut être enrichi au gré des besoins et de l’avancée du savoir sur les collections. C’est le cas, par exemple, de la liste des auteurs.

De l'importance de parler le même langage

Si une majorité des musées de France utilise la même méthodologie et, par conséquent, les mêmes termes contrôlés pour décrire des notions similaires, les données seront harmonisées au plus près des collections.

Ainsi, dans le cadre de publications collectives (catalogues d’expositions temporaires, sites Internet fédérant plusieurs musées de France, etc.), le langage utilisé pour décrire les objets sera commun et la description homogène pour le public qui aura ainsi de meilleurs points de repères.

Un musée très spécialisé pourra également travailler sur des parties de vocabulaires scientifiques propres à son domaine et partager ainsi son expertise.

Des vocabulaires liés à Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France

Les vocabulaires scientifiques mis à disposition par le Service des musées de France servent également à l'interrogation et à l'alimentation des divers champs de la base Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France.

Les listes sont notamment enrichies grâce aux mots nouveaux, apparaissant dans les nouvelles notices reversées par les musées participants.

En conséquence, la charte de contribution à la base Joconde sur POP, plateforme ouverte du patrimoine, précise que « les rubriques non rédigées en langage naturel privilégient les référentiels mutualisés, diffusés par le service des musées de France ».

Les musées de France qui alimentent Joconde grâce à POP, reçoivent ainsi, lors de leurs versements sur la plateforme, des rapports de contrôle de cohérence de leurs données avec les vocabulaires du Service des musées de France. Ils peuvent alors si nécessaire harmoniser les données au moment de leur publication.

La recherche d’information sur le catalogue collectif est ainsi bonifiée et plus simple pour le public. En effet, chaque terme contrôlé utilisé par un musée pour décrire ses collections devient un critère d’interrogation du catalogue collectif.