Pourquoi une procédure de validation ?

Les musées de France utilisent des outils informatiques variés pour décrire et gérer les collections placées sous leur responsabilité. Certaines fonctionnalités de ces outils ont un impact réglementaire, voire régalien sur la conservation ou la diffusion des collections publiques. C’est pourquoi le Service des musées de France propose aux sociétés qui le souhaitent de faire valider certaines fonctionnalités relevant de son expertise, notamment réglementaire.
L’objectif est de pouvoir faire bénéficier les musées de France d’outils respectant les préconisations et les spécifications techniques produites par le Service des musées de France. Ainsi, les pratiques d’informatisation des collections gagnent en homogénéité et en qualité.

Implications de cette procédure

La procédure de validation proposée aux sociétés qui le souhaitent implique que ces dernières :
-    mettent en œuvre les spécifications techniques du Service des musées de France,
-    fassent expertiser les fonctionnalités concernées par les équipes du Service des musées de France et bénéficient ainsi de leurs conseils et de leurs connaissances métier,
-    proposent ces fonctionnalités à leurs clients sur leurs outils, sans développement spécifique.

Cette validation s’entend à la date du déploiement des fonctionnalités dans l’outil concerné, pour la version diffusée à cette date.
Il est ensuite attendu des sociétés qu’elles suivent les évolutions des spécifications dont elles sont notifiées et qui sont publiées sur  le site Musées.
D’autres versions de ces outils ont pu être déployées depuis cette validation, il revient aux musées de s’assurer auprès de l’éditeur que les fonctionnalités concernées sont bien opérationnelles dans la version diffusée actuellement.

Déroulement de la procédure

Les prestataires intéressés par ce partenariat sont invités à étudier au préalable les prescriptions du service des musées de France et les documents de référence cités plus bas.

Une première prise de contact avec la sous-direction des Collections est l’occasion d’une démonstration du produit développé par le prestataire et sur lequel il souhaite aménager ou développer des fonctionnalités à valider. C'est l'occasion d'un échange d'informations méthodologiques, de questions-réponses sur les spécifications du service des musées de France. Cette rencontre détermine l'opportunité du développement et/ou de la validation des modules. Dans l'affirmative : les objectifs du partenariat sont définis avec les équipes du service des musées de France.
S’ensuivent plusieurs séances de travail, en présentiel ou distanciel, avec la sous-direction des Collections du service des musées de France, permettant de vérifier la bonne compréhension des spécifications et le bon fonctionnement des éléments développés.

Le prestataire conserve la maîtrise du calendrier d’analyse et de développement des fonctionnalités. Il peut s’adjoindre le soutien d’un ou plusieurs musées testeurs.

A l’issue complète de la procédure de validation, les fonctionnalités validées mutualisées sont signalées publiquement par le Service des musées de France.

Les outils informatiques sur lesquels sont portées ces fonctionnalités répondent à divers objectifs. Certains sont des logiciels permettant de gérer les collections d'objets de musées depuis leur acquisition jusqu'à leur mise en ligne ; d'autres sont des outils strictement dédiés à l'inventaire et au récolement réglementaires ou à la publication sur Joconde.

Les musées sont invités à s'informer de la façon la plus complète possible afin de s'assurer que l'outil corresponde à leurs besoins précisément évalués au préalable.

Périmètre et descriptif des fonctionnalités liées au récolement décennal

L’objectif du récolement est de vérifier périodiquement (tous les dix ans) la présence et l’intégrité des collections affectées ou reçues en dépôt par un musée de France.

Depuis 2006 (parution de la circulaire sur le récolement), les musées ont tiré le plus grand bénéfice à l’informatisation de cette procédure.

Ainsi les fonctionnalités d’un outil de gestion de collections appliquant les spécifications du Service des musées de France doivent répondre aux exigences majeures de cette procédure administrative :
" Le récolement est l'opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d'un bien ou de son numéro d'inventaire :
- la présence du bien dans les collections ;
- sa localisation ;
- l'état du bien ;
- son marquage ;
- la conformité de l'inscription à l'inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d'oeuvres, catalogues. " (article 11 de l'arrêté du 25 mai 2004).

Les fonctionnalités permettent de saisir les informations nécessaires aux campagnes de récolement décennal des collections de musée, au sein de la base de données existante et/ou d'un format de saisie pré-paramétré (fiches de récolement).

Elles permettent également d'exploiter ces données (en fournissant notamment des éléments statistiques pour le procès-verbal de campagne de récolement), de conserver l'historique et le détail des campagnes successives, afin d'assurer le post-récolement et les récolements ultérieurs.

Etapes de validation

• Mise au point de la fiche informatisée (d'après la réglementation en vigueur) à partir des champs existants dans la base documentaire du logiciel,
• Vérification de l'affichage et de la structure des informations, saisies et imprimées,
• Vérification de la génération des informations nécessaires au procès-verbal de campagne de récolement, à celle des listes réglementaires et au recueil des données statistiques
• Validation finale donnée par la sous-direction des collections (après éventuelle démonstration du module testé)

Documents de référence

• Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire
• Circulaire n° 2006/006 du 27 juillet 2006 relative aux opérations de récolement des collections des musées de France
• Méthode de rédaction informatisée de notices d’objets de musées
• Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal
• L'informatisation du récolement décennal des collections
• L’informatisation du post-récolement des collections

Fonctionnalités validées

Services et personnes ressources

Pour la sous-direction des collections : Carine Prunet en lien avec le bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels