L’utilisation de l’outil de gestion des collections prémunit de la déperdition d’information et d’énergie. Néanmoins, si elle est raisonnée et limitée dans le temps, une saisie intermédiaire sur un autre outil est envisageable en la réservant à certaines circonstances ou procédures. La réintégration des données pertinentes dans le système pérenne doit toujours être anticipée et menée dans les meilleurs délais.
Un outil principal pour l’informatisation des collections
L’informatisation des collections doit se focaliser sur un seul outil de référence, partagé au sein du musée.
L’information pertinente sera facilement identifiée, administrée et retrouvée au gré des besoins quotidiens (gestion, recherche, mouvements, etc.) ou plus exceptionnels (préparation d’expositions, publication, etc.).
Une saisie intermédiaire à circonscrire
A condition d’être très maîtrisée, l’utilisation d’un tableur, en parallèle à l’outil de gestion, peut présenter un relatif gain d’efficacité. On en limitera le recours à certaines circonstances ou procédures définies dans le temps (récolement sériel, difficulté d’accès aux collections, personnel temporaire, etc.).
Une réintégration pérenne anticipée
Si la décision est prise d’avoir recours à un tel support d’informatisation intermédiaire, la réintégration des informations dans l’outil pérenne de gestion des collections doit être anticipée sur le plan technique, éventuellement financier et organisationnel. Ainsi, la structure et l’alimentation du tableur seront préparées avec rigueur et vigilance.
Le délai de réintégration des données dans l’outil pérenne ne doit pas retarder l’exploitation des informations. Cette réintégration doit être opérée aussi rapidement que possible afin d’éviter la création de doublons.
Eviter les dérives
Non réfléchie, la multiplication de supports d’informatisation concurrents est une entrave à l’efficacité. Elle provoque des redondances ou des lacunes de saisie, nuisibles à la documentation et à la gestion des collections.
Résorber le passif
Il arrive que de tels fichiers aient été générés par le passé sans être réintégrés à l’issue de leur informatisation. Après avoir identifié et traité les causes de la constitution de ces tableurs, on évaluera la pertinence de la reprise de ces données dans le système pérenne.
Un tableau de recensement des fichiers à reprendre vous aidera dans cette tâche, qu’elle soit assurée par vos soins ou ceux de l’éditeur de l’outil cible.