Dans le cadre de leurs activités, les musées produisent et reçoivent de nombreux documents. Selon la loi n°2008-696 relative aux archives, ces documents sont des archives publiques et ont le statut de documents administratifs. Les archives publiques produites et/ou reçues par les établissements de type muséal, assurant une mission de service public, sont ainsi communicables de plein droit (cf. code du patrimoine, art. L213-1).
NB : le vade-mecum téléchargeable est un document réalisé par le réseau Archives en musées.
Qu’est-ce qu’une archive publique ?
« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (code du patrimoine, art. L211-1).
« Les archives publiques sont :
a) Les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission [...]. » (code du patrimoine, art. L211-4).
L’application, en musée, du droit à communication des documents
Bien que le législateur ait érigé en principe fondamental ce droit à communication immédiate des documents, l’application de ce principe relève de certaines règles. Certains documents, selon la nature des informations qu’ils contiennent, sont communicables sous conditions (cf. code du patrimoine, article L213-2).
La communication des documents dans les musées soulève de nombreuses questions auxquelles se sont attelés fréquemment les personnels des musées, qu’ils soient archivistes, documentalistes ou conservateurs.
Un vademecum collégial
Le présent document, issu des réflexions du groupe de travail Archives en musées (Mission des archives du ministère de la Culture et de la Communication) s’inspirant des travaux menés dans plusieurs musées, a pour objectif de présenter :
• la réglementation en vigueur et son application ;
• une « foire aux questions » pour guider les établissements lors de la communication des documents ;
• une fiche synthétique recensant la typologie des documents de musée au regard des délais de communicabilité (accessible uniquement sous format numérique).
Des réponses aux questions qui se posent dans les musées
Ce vade-mecum est composé à partir des préconisations de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), de la Mission des archives du ministère de la Culture et de la Communication, du Service des Musées de France et du Service interministériel des Archives de France. Il a été validé par leurs soins. Il a pour but de proposer des réponses aux principales questions que peut se poser tout agent d’un musée, dans l’exercice de ses fonctions, alors qu’il est amené à communiquer un document ou une information.