La mise en place d’une charte de saisie, appuyée sur l’utilisation orthodoxe de l’outil de gestion des collections, est une étape indispensable au partage de bonnes pratiques. De la qualité de saisie, partagée en amont ; découleront la pertinence de la base de données, sa performance et sa fiabilité au quotidien. La publication à télécharger au bas de cette page vous indique comment rédiger et mettre en œuvre ce document de référence.

Qu’est-ce qu’une charte de saisie ?

Une charte de saisie est un document, partagé et faisant référence, qui regroupe toutes les consignes pour la saisie des informations dans les différents champs de la base de données du musée. Son but est double : améliorer l'efficacité du travail des agents du musée intervenant sur la base et assurer l'homogénéité des informations et leur fiabilité lors de la consultation. Elle est rédigée par l'administrateur de la base.

Etapes préalables

Cette rédaction - collégiale dans l'idéal - sera préparée par une expertise préalable sur l'état des informations à saisir, l'état de la base et le profil des intervenants.

Structuration de la charte de saisie

Préambule

Le préambule de la charte en rappellera les objectifs, le périmètre, le mode d'utilisation, les autres sources d'information utiles et les coordonnées des personnes "ressources".
Seront énumérées ensuite les conventions récurrentes concernant l'orthographe, la graphie, la transcription de certaines informations et d'éventuelles aides à la saisie du logiciel. Le recours et l'enrichissement des vocabulaires contrôlés doivent être précisés ainsi que les règles concernant les images liées aux notices.

Présentation des profils de saisie

La partie principale de la charte consistera en la présentation des profils de saisie (filtres qui permettent d'organiser l'écran de travail en fonction de paramètres - choix et ordre des champs, droits d'accès - correspondant aux besoins de la saisie). Si ces profils sont créés par les agents intervenant sur la base, la méthode pour les gérer sera indiquée. S'ils sont pré-définis et partagés, on indiquera précisément la façon de les utiliser ainsi que les règles de saisie de chacun des champs les composant (zone, nom du champ, type, fichier, répétabilité, caractère obligatoire, occurrences, vocabulaire contrôlé, spécificité).

Cas particuliers de saisie

La dernière partie de la charte indiquera la conduite à tenir face à des cas particuliers récurrents (erreur d'une saisie ancienne, type d'information à saisir littéralement, par exemple).

Déploiement et actualisation de la charte de saisie

A l'issue de sa rédaction, la charte sera relue et testée par plusieurs personnes. Sa validation sera suivie d'une campagne de communication au sein du musée pour en propager l'usage.

Au gré des besoins bien analysés, la charte pourra être modifiée, certaines consignes pouvant se révéler obsolètes ou inadaptées. La diffusion de ces modifications sera rapide.

Pour être tenus, les objectifs de la charte de saisie doivent être réalisables : elle doit être un outil de travail quotidien, vite opérationnel et appréhendé par des professionnels aux qualifications diverses.

À télécharger

Rédiger et mettre en œuvre une charte de saisie pour une base de données d’un musée de France

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