L’acquisition ou le renouvellement d’un outil de gestion des collections d’un musée s’inscrit dans le projet d’informatisation des collections. La publication à télécharger détaille les différentes étapes : analyse de l’existant, étude d’opportunité, étude et priorisation des besoins, mise au point de scénarios en fonction des contraintes, rédaction du cahier des charges, choix et lancement de la procédure d’acquisition.
Etapes préparatoires : étude d’opportunité et expression des besoins
L'acquisition d'un outil de gestion des collections ne se décide qu'à l'issue d'une étude d'opportunité s'appuyant sur une analyse de l'existant.
Ensuite, une étude pondérée des besoins du musée du point de vue de l'inventaire, du récolement, de la gestion des mouvements, de la publication etc. permettra de définir des priorités.
Cette réflexion permet de mesurer l'ambition du projet d'informatisation et le niveau de fonctionnalités couvert par le futur outil.
Des scénarios réalistes
Plusieurs scénarios peuvent ensuite être soumis à la décision hiérarchique : "dégradés" ou échelonnés dans le temps.
L'acquisition d'un outil s'accompagne très souvent de contraintes à anticiper : formations, aménagement du parc informatique, reprise de données...
Connaître l’offre des outils de gestion de collections
Préalablement à la rédaction du cahier des charges, il est conseillé d'assister à des démonstrations des différents types d'outils proposés sur le marché et d'acquérir la maîtrise d'un certain vocabulaire technique.
Le cahier des charges d’acquisition d’outil de gestion de collections
La rédaction du cahier des charges doit être la plus précise possible. Guidée par des modèles existants à adapter au contexte du musée, elle ne peut se priver de l'appui des ressources administratives et techniques de votre tutelle.
Le cahier des charges se compose au minimum des informations suivantes :
• Contexte administratif et scientifique de l'établissement (statut, organisation, PSC, publics, contraintes particulières, etc)
• Nature des collections concernées par l'informatisation (nombres d'objets exposés, en réserves, déposés ou prêtés, acquis, nombre d'expositions, etc.)
• Sources matérielles existantes (registres, cahiers de fouilles, dossiers d'œuvres, fichiers manuels, données à reprendre, charte de saisie éventuelle, etc.)
• Fonctionnalités attendues en fonction des besoins et des objectifs du musée
• Contexte technique (en collaboration avec le service informatique de la tutelle)
• Ressources humaines susceptibles d'être concernées par une éventuelle informatisation
Il est souvent nécessaire de demander aux soumissionnaires d'apporter des précisions quant au fonctionnement technique de l'outil et quant aux coûts détaillés.
La procédure d’acquisition d’outil de gestion de collections
Le lancement d'appel d'offres est une procédure réglementée que le musée assumera avec l'appui de sa tutelle.
L'analyse collégiale des offres sera facilitée par une grille d'analyse reprenant les exigences du cahier des charges. Les offres financières doivent être comparées en détail.
Des démonstrations liées à une procédure de mise en concurrence peuvent avoir lieu mais elles doivent être strictement encadrées.
