Le Service des musées de France propose aux sociétés éditrices d’outils de gestion de collections qui le souhaitent une procédure de validation des fonctionnalités d’export des données sur les collections des musées de France vers Joconde, catalogue collectif des collections.

Pourquoi une procédure de validation ?

Les musées de France utilisent des outils informatiques variés pour décrire et gérer les collections placées sous leur responsabilité. Certaines fonctionnalités de ces outils ont un impact réglementaire, voire régalien sur la conservation ou la diffusion des collections publiques. C’est pourquoi le Service des musées de France propose aux sociétés qui le souhaitent de faire valider certaines fonctionnalités relevant de son expertise, notamment réglementaire.
L’objectif est de pouvoir faire bénéficier les musées de France d’outils respectant les préconisations et les spécifications techniques produites par le Service des musées de France. Ainsi, les pratiques d’informatisation des collections gagnent en homogénéité et en qualité.

Implications de cette procédure

La procédure de validation proposée aux sociétés qui le souhaitent implique que ces dernières :
-    mettent en œuvre les spécifications techniques du Service des musées de France,
-    fassent expertiser les fonctionnalités concernées par les équipes du Service des musées de France et bénéficient ainsi de leurs conseils et de leurs connaissances métier,
-    proposent ces fonctionnalités à leurs clients sur leurs outils sans développement spécifique.

Cette validation s’entend à la date du déploiement des fonctionnalités dans l’outil concerné, pour la version diffusée à cette date.
Il est ensuite attendu des sociétés qu’elles suivent les évolutions des spécifications dont elles sont notifiées et qui sont publiées sur  le site Musées.
D’autres versions de ces outils ont pu être déployées depuis cette validation, il revient aux musées de s’assurer auprès de l’éditeur que les fonctionnalités concernées sont bien opérationnelles dans la version diffusée actuellement.

Déroulement de la procédure

Les prestataires intéressés par ce partenariat sont invités à étudier au préalable les prescriptions du service des musées de France et les documents de référence cités plus bas.

Une première prise de contact avec la sous-direction des Collections est l’occasion d’une démonstration du produit développé par le prestataire et sur lequel il souhaite aménager ou développer des fonctionnalités à valider. C'est l'occasion d'un échange d'informations méthodologiques, de questions-réponses sur les spécifications du service des musées de France. Cette rencontre détermine l'opportunité du développement et/ou de la validation des modules. Dans l'affirmative : définition des objectifs du partenariat avec les équipes du service des musées de France.
S’ensuivent plusieurs séances de travail, en présentiel ou distanciel, avec la sous-direction des Collections du service des musées de France, permettant de vérifier la bonne compréhension des spécifications et le bon fonctionnement des éléments développés.

Le prestataire conserve la maîtrise du calendrier d’analyse et de développement des fonctionnalités. Il peut s’adjoindre le soutien d’un ou plusieurs musées testeurs.

A l’issue complète de la procédure de validation, les fonctionnalités validées mutualisées sont signalées publiquement par le Service des musées de France.

Les outils informatiques sur lesquels sont portées ces fonctionnalités répondent à divers objectifs. Certains sont des logiciels permettant de gérer les collections d'objets de musées depuis leur acquisition jusqu'à leur mise en ligne ; d'autres sont des outils strictement dédiés à l'inventaire et au récolement réglementaires ou à la publication sur Joconde.

Les musées sont invités à s'informer de la façon la plus complète possible afin de s'assurer que l'outil corresponde à leurs besoins précisément évalués au préalable.

Périmètre et descriptif des fonctionnalités d’export Joconde

Ces fonctionnalités permettent aux musées d'extraire de leur base de données des corpus de notices, illustrées ou non, pour les reverser sous forme de fichiers informatiques dans la base nationale Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France.

Ces fonctionnalités génèrent, automatiquement et selon un format prédéfini, les fichiers informatiques destinés à être chargés par le musée lui-même, via l’interface de production de POP, plateforme ouverte du patrimoine.

Des tables de correspondance assurent la cohérence entre les champs de la base locale et ceux de la base nationale. Certaines informations sont générées automatiquement : référence de la notice Joconde, etc. Les images exportées sont converties automatiquement selon les normes préconisées.

 

Etapes de validation

  • Evaluation des éventuels aménagements nécessaires de la structure des informations,
  • Etablissement de la table de correspondance des champs (mapping),
  • Test de la mécanique d'export (notices et images, export de mise à jour de notices ou d'images seules),
  • Evaluation des fichiers d'export tant au niveau du format que de la cohérence du contenu. L'export des images associées aux notices nécessite également des paramètres techniques précis (lien texte-image, définition et résolution des images),
  • Réception et validation d'un lot test provenant d'un musée équipé.

 

Documents de référence

 

Fonctionnalités validées

Outil    SociétéDate de validation des fonctionnalités d'export Joconde
ActimuseoA&A Partners12/2000
Flora muséesDecalog07/2012
Micromusée V7Axiell12/2017
Modus MuseumAVENVEO - Groupe MARTIN11/2023
S-MuseumSKINsoft12/2012
WebmuseoA&A Partners08/2012

 

Services et personnes ressources

Pour la sous-direction des collections : Sophie Daënens, Angelina Meslem et Carine Prunet