Ces spécifications permettent d’appréhender dans son ensemble le processus d’export de notices et d’images vers la base Joconde, par un musée de France à partir de son outil de gestion des collections. Elles se composent d’un récapitulatif, du format et nomenclature des fichiers d’export vers Joconde et des spécifications d’export vers Joconde des biens constatés manquants et volés à l’issue du récolement décennal d'un musée de France.
Nota bene : les spécifications, téléchargeables au bas de cette page,
ont fait l'objet d'une actualisation le 30 novembre 2023.
Objectifs de ces spécifications
Les spécifications sont à télécharger grâce à la publication en bas de cette page.
Elles s'adressent plus particulièrement aux développeurs d'outils de gestion locale des collections de musée. Elles documentent la procédure de validation des fonctionnalités d'export Joconde.
Elles prennent en compte les évolutions liées à la plateforme ouverte du patrimoine sur laquelle les données de Joconde sont diffusées depuis fin 2018.
Elles se composent d’un récapitulatif, du format et nomenclature des fichiers d’export vers Joconde et des spécifications d’export vers Joconde des biens constatés manquants et volés à l’issue du récolement décennal d'un musée de France.
Format et nomenclature de fichiers d’export vers Joconde
Cette partie aborde les éléments (techniques et de contenu) nécessaires à la constitution d'un fichier d'export de notices et d'images, à partir de l'outil de gestion des collections du musée, destinées à alimenter la base Joconde.
Les points suivants sont traités :
• les formats de données acceptés par Joconde (notices texte et images),
• la nomenclature attendue du répertoire et des fichiers d’export pour la création de nouvelles notices ; un très utile tableau de tous les champs pouvant composer une notice Joconde y figure,
• le point particulier de la mise à jour de notices ou d’images déjà en ligne sur Joconde.
Identifiant unique de notice
Dans le cadre de l'évolution des pratiques de contribution à Joconde, le Service du numérique du ministère de la Culture confirme le caractère indispensable d'un identifiant unique pour chaque notice publiée sur Joconde. Le musée doit s'engager sur la pérennité (ou du moins la conservation) de l'identifiant associé à chaque notice - au-delà même du possible changement de logiciel de gestion de collections. Ceci garantit la citabilité, le référencement et la mise à jour automatique des notices.
Afin de répondre à ce besoin et de pouvoir utiliser cet identifiant au moment de la publication sur Joconde, il est possible de demander l'ajout d'un champ dans le système de gestion de collections de musée. Ce champ pourra être alimenté automatiquement par un UUID sur le modèle proposé par le projet Recolnat. Ce système est simple à implémenter et présente l'avantage de préserver l'unicité de l'identifiant.
Spécifications d’export vers Joconde des biens constatés manquants et volés à l’issue du récolement décennal d'un musée de France
Des spécifications inscrites dans un cadre réglementaire
La partie E du chapitre 2 de la "note-circulaire relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France", parue le 8 juillet 2016, traite du signalement des manquants et des dépôts de plainte.
Le signalement des biens constatés manquants et volés à l’issue du récolement décennal se fait donc par la mise en ligne des notices, si possible illustrées, sur le catalogue collectif des collections des musées de France, grâce aux fonctionnalités d’export Joconde.
Il est nécessaire que les éditeurs d’outils ne proposant pas les fonctionnalités d’export Joconde les développent ; dans l’attente, le transfert de fichiers de données s’étudiera au cas par cas pour les musées concernés, avec les responsables de la base Joconde.
Les musées disposent de préconisations précises pour organiser ces versements et les entourer des précautions nécessaires.
Dans la continuité des fonctionnalités classiques d’export Joconde
Les fonctionnalités requises pour le versement sur Joconde de biens manquants ne diffèrent pas de celles d’autres objets. Néanmoins, une notice de bien manquant fera apparaître certaines informations spécifiques, relevées lors du récolement décennal.
Cette harmonisation des données sur les biens manquants est le préalable nécessaire à la constitution progressive du catalogue numérique des biens manquants et volés en répondant au besoin de critères d'interrogation communs aux notices.
Documents de référence complémentaires
La compréhension des spécifications sera facilitée par l’étude des documents suivants, en ligne sur le mini-site Musées de culture.gouv.fr :
- Méthode de rédaction informatisée de notices d’objets de musées,
- Manuel d'utilisation du module production de Joconde sur POP,
- Fiche minimum de diffusion dans Joconde,
- Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal,
- Verser sur Joconde les biens constatés manquants ou volés à l’issue du récolement décennal d’un musée de France.
