L’externalisation des archives consiste en le transfert par un donneur d'ordre, dans le cadre d'un contrat, de tout ou partie de la gestion et de la conservation de ses archives à un prestataire extérieur. Cette pratique est encadrée juridiquement et normalisée. Le vade-mecum permettra aux professionnels des musées d’externaliser leurs archives dans les meilleures conditions.
NB : le vade-mecum téléchargeable est un document réalisé par le réseau Archives en musées.
Un fort besoin d’externalisation
L’externalisation est à la mode : après l’informatique et la comptabilité, on externalise maintenant les fonctions RH, et même le stockage voire le traitement des archives (ou tiers archivage), qu’elles soient sur support papier ou dématérialisées. Il s’agit là d’un besoin impérieux, fondé sur des contraintes de plus en plus pressantes d’espaces, de budget et de personnels. Issue du secteur privé, cette demande a largement débordé sur le secteur public et touche tous types d’établissements ou administrations.
Les professionnels des archives se sont emparés de ces questions voilà déjà plusieurs années et la littérature sur le sujet est en constante augmentation, comme les outils et les formations. Alors que dans un certain nombre d’entreprises et d’administrations, on ne perçoit pas toujours la nécessité de confier la gestion des archives à des personnes sensibilisées à ces questions, il s’avère néanmoins qu’elles ont toute leur place dans un contexte d’externalisation, car en matière d’aide à la décision, elles peuvent apporter leur expertise, orienter et justifier les choix, voire répondre aux interrogations des décideurs, parfois angoissés : « Confier ses archives ne reviendrait-il pas à prêter son trésor de guerre ? »
La profession de tiers archiveur
Face à ce constat, reste aux professionnels concernés à trouver leur chemin dans un maquis touffu et complexe de normes, de textes réglementaires et d’offres plus ou moins convaincantes. La profession de tiers archiveurs, apparue il y a une quarantaine d’années, s’est néanmoins structurée sous l’égide d’une association professionnelle (PAGE) qui fédère aujourd’hui plus de 80% du marché. Cette association a été, entre autres, à l’origine de la norme NF Z40-350 révisée en 2009 et de ses règles de certification. Les donneurs d’ordre, qu’ils soient du secteur privé ou public, disposent ainsi d’un cadre normatif ou réglementaire leur permettant de confier leurs archives à des prestataires certifiés NF 342.
Attention : le cadre juridique évolue en 2021. En savoir plus sur le portail des Archives de France.
Les questions spécifiques des musées
Mais les normes, les textes ou les outils produits par les professionnels des archives ne sont pas toujours totalement adaptés aux problématiques rencontrées dans les musées. Aussi l’ambition de ce vade-mecum est de répondre aux questions spécifiques que peuvent se poser les responsables des archives en musées, en leur proposant un cadre de travail commun et en facilitant le dialogue tant en interne avec leurs décideurs et les services versants, qu’en externe avec les tiers archiveurs.
Objectifs du vade-mecum
Ce vade-mecum doit aider les acteurs concernés à bâtir leur politique d’archivage spécifique :
- en les aidant à définir clairement les utilisateurs, les prestations fournies, le type d’archivage (courant, intermédiaire, définitif) ;
- en leur faisant connaître les obligations pesant sur les intervenants ;
- en leur permettant d’envisager les fonctionnalités à mettre en oeuvre au sein du service d’archivage et de l’organisation fonctionnelle correspondante (liens entre fonctions, flux d’information) et en les sensibilisant aux principes de sécurité à respecter.
Tout responsable d’archives y trouvera ainsi des outils, des modèles de références dont les marchés types et des pistes de réflexion à adapter à sa situation, sur la réglementation en vigueur, les coûts moyens pratiqués par les prestataires publics et privés ; le tout sous une forme aussi synthétique que possible, avec des focus et tout un ensemble de questions-réponses.
C’est pour permettre à quiconque, responsable des archives d’un musée, et cherchant à externaliser ses archives de le faire à bon escient et dans de bonnes conditions que ce vade-mecum est diffusé aujourd’hui. Il est le fruit de la réflexion de responsables du secteur des archives de différents musées, ayant déjà eu recours (ou non) à des sociétés d’archivage. Ce texte doit pouvoir guider aussi bien les personnes en charge de la gestion des archives que les responsables de la logistique ou des affaires générales et leur permettre de négocier sur un pied d’égalité avec les sociétés d’archivage.
