Les noms des fichiers doivent être de la forme: FFFXX_NNNNNNNN_T.EXT

• FFF est l'identifiant de l'organisme possesseur du ou des fonds ; cet identifiant est défini par l’organisme producteur (validé par le DOSI); sa taille est fixée par le service de tutelle (ex: 5 digits pour les Archives départementales);

• XX est un identifiant d'un fonds au sein de l'organisme lorsque celui-ci possède ou gère plusieurs fonds (premier fonds = 01) ; sa longueur est fixée à 2 caractères alphanumériques

• NNNNNNNN est l'immatriculant du phototype ; Sa longueur est variable de 1 à 20 caractères ; Les seuls caractères autorisés sont : de 0 à 9, de A à Z ou a à z (non accentués) ainsi que le trait d'union (-). Tous les autres caractères sont interdits (dont le trait-bas (_) qui est utilisé comme séparateur entre IDPROD,NUMF et NUMP]
  

• T indique le format de l'image à l'écran : V = vignette , T = Tiers d'eacute;cran ; P = Plein écran ; 2 = haute définition 2 000 x 3 000 pixels ; 4 = haute définition 4 000 x 6 000 pixels ; H = haute définition supérieure à 4 000 x 6 000 pixels ;

• EXT est l’extension déterminant le format physique : JPG, GIF, TIF, PCD, etc.

Le code fonds est attribué par l'organisme producteur. Pour des entités possédant un fonds peu volumineux, elles n'auront qu'un seul numéro. Par contre, pour des institutions possédant de nombreux fonds (ex les archives nationales), il sera attribué des séries de numéros.

Le code image est laissé libre quant à sa forme. Les valeurs admises sont de 0 à 9 et de A à Z (tous les caractères spéciaux sont interdits).