logo  espace professionnel - prestataires


Première mise en ligne : 5 janvier 2009
Mise à jour : 13 mai 2014

Procédure de validation des fonctionnalités d'inventaire réglementaire,
de récolement décennal et d'export Joconde


Les logiciels indiqués sur ce site ont validé leurs fonctionnalités d'édition informatisée de registre d'inventaire réglementaire, de récolement décennal et d'export Joconde, après plusieurs séances de travail avec la sous-direction des Collections du service des musées de France.



  Pour tous les modules
• Les prestataires intéressés par ce partenariat sont invités à étudier au préalable les prescriptions du service des musées de France et les documents de référence cités ci-dessous.

• Première prise de contact avec la sous-direction des Collections : une démonstration du produit développé par le prestataire est attendue.
C'est l'occasion d'un échange d'informations méthodologiques, de questions-réponses sur les spécifications du service des musées de France. Cette rencontre détermine l'opportunité du développement et/ou de la validation des modules. Dans l'affirmative : définition des objectifs du partenariat avec les équipes du service des musées de France.


  Fonctionnalités d'édition informatisée des registres d'inventaire réglementaire et de dépôt
Descriptif des fonctionnalités

• Ces fonctionnalités sont dissociées de celles de gestion et de documentation. Elles permettent la saisie et l'impression des informations relatives à l'inventaire des biens affectés aux collections (biens acquis ou inventoriés à titre rétrospectif) et des biens reçus en dépôt, selon la réglementation en vigueur.

• Une fois saisies et validées, les données relevant de l'inventaire réglementaire ne sont plus modifiables. Elles sont dupliquées automatiquement dans les modules de gestion et de documentation pour constituer ou enrichir les notices documentaires sans ressaisir l'information.

• Le format d'impression pré-paramétré, associé à ce module de saisie, permet de constituer annuellement le registre d'inventaire des biens affectés aux collections et le registre des biens reçus en dépôt sous forme papier, éventuellement illustré, classé dans l'ordre des numéros d'inventaire ou de dépôt, selon les rubriques réglementaires et avec page de garde.

Services et personnes ressources

Pour la sous-direction des collections : Carine Prunet (Responsable Espace professionnel) en lien avec le bureau de l'inventaire et de la circulation des biens culturels

Etapes de validation

• Mise en place de la grille de saisie dévolue aux registres (d'après la réglementation en vigueur) à partir des champs existants dans la base documentaire du logiciel

• Vérification de la mécanique de verrouillage des informations relatives à l'inventaire

• Evaluation des formats d'impression des registres

• Vérification de l'affichage et de la structure des informations, saisies et imprimées.

• Validation finale donnée par la sous-direction des collections (après éventuelle démonstration du module testé)

Documents de référence

• Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire
Format
Format

Méthode d'inventaire informatisé

Spécifications d'édition informatisée réglementaire de registres d'inventaire muséaux


  Fonctionnalités liées au récolement décennal des collections
Descriptif des fonctionnalités

• Ces fonctionnalités doivent répondre aux exigences majeures de cette procédure administrative :
" Le récolement est l'opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d'un bien ou de son numéro d'inventaire :
- la présence du bien dans les collections ;
- sa localisation ;
- l'état du bien ;
- son marquage ;
- la conformité de l'inscription à l'inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d'oeuvres, catalogues. "
(article 11 de l'arrêté du 25 mai 2004).

• Les fonctionnalités permettent de saisir les informations nécessaires aux campagnes de récolement décennal des collections de musée, au sein de la base de données existante et/ou d'un format de saisie pré-paramétré (fiches de récolement).

• Les fonctionnalités permettent d'exploiter ces données (en fournissant notamment des éléments statistiques préparatoires à la rédaction du procès-verbal de campagne de récolement), de conserver l'historique et le détail des campagnes successives.

Services et personnes ressources

Pour la sous-direction des collections : Carine Prunet (Responsable Espace professionnel) en lien avec le bureau de l'inventaire et de la circulation des biens culturels

Etapes de validation

• Mise au point de la fiche informatisée (d'après la réglementation en vigueur) à partir des champs existants dans la base documentaire du logiciel.

• Vérification de l'affichage et de la structure des informations, saisies et imprimées.

• Vérification de la génération des informations nécessaires au procès-verbal de campagne de récolement, à celle des listes réglementaires et au recueil des données statistiques.

• Validation finale donnée par la sous-direction des collections (après éventuelle démonstration du module testé)

Documents de référence

• Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire
Format
Format
Circulaire n° 2006/006 du 27 juillet 2006 relative aux opérations de récolement des collections des musées de France
Modalités de restitution des données statistiques et des extraits du procès-verbal de récolement
Méthode d'inventaire informatisé
Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal
L'informatisation du récolement décennal des collections
Saisie des informations essentielles relatives au récolement décennal


  Module d'export vers Joconde
Descriptif du module

• Ce module permet aux musées d'extraire de leur base de données des corpus de notices, illustrées ou non, pour les reverser sous forme de fichiers informatiques dans la base nationale Joconde.

• Ce module génère, automatiquement et selon un format prédéfini, les fichiers informatiques destinés à être chargés par les co-responsables de Joconde.

• Des tables de correspondance assurent la cohérence entre les champs de la base locale et ceux de la base nationale. Certaines informations sont générées automatiquement : lien image, référence de la notice Joconde, contenu des champs lieu de conservation et copyright, champ de mise à jour des notices exportées. Les images exportées sont converties automatiquement selon les normes préconisées.

Services et personnes ressources

Pour la sous-direction des collections : Mathilde Huet et Jeannette Ivain (Co-responsables de Joconde)

Etapes de validation

• Evaluation des éventuels aménagements nécessaires de la structure des informations

• Etablissement de la table de correspondance des champs (mapping)

• Test de la mécanique d'export (notices et images, export de mise à jour de notices ou d'images seules)

• Evaluation des fichiers d'export tant au niveau du format que de la cohérence du contenu. L'export des images associées aux notices nécessite également des paramètres techniques précis (lien texte-image, définition et résolution des images).

• Réception et validation d'un lot test provenant d'un musée équipé.

Documents de référence

Méthode d'inventaire informatisé
Diffusion des notices dans Joconde
Fiche minimum de diffusion dans Joconde
Fiche complète de diffusion dans Joconde
Format et nomenclature de fichiers d'export vers Joconde
Normes des images numériques sur Joconde




  • plan du site | 
  • crédits |
  •  mentions légales |