Joconde

Si les moyens s'avèrent insuffisants ou si la mise en œuvre de l'opération risque de compromettre le bon fonctionnement de l'établissement, il conviendra d'étaler le projet dans le temps et d'élaborer une programmation pluriannuelle, par lots.

• Pour une saisie sur site, il sera nécessaire de mentionner dans le cahier de charges les points d'organisation suivants :
- la qualification et les garanties requises pour la ou les personne(s) chargée(s) de la saisie,
- les modalités d'encadrement de cette ou de ces personne(s), - les modalités d'accès au bâtiment,
- les modalités d'accès aux documents,
- la capacité de l'équipe de conservation à fournir quotidiennement les documents nécessaires,
- le rythme et les délais de production,
- les modalités de suivi par l'équipe de conservation du travail exécuté,
- les coûts éventuels d'installation de matériels.

• Pour une saisie externalisée :
- Délais et calendrier d'exécution et de livraison
- Transport jusqu'aux locaux de l'opérateur
- Saisie à proprement parler
- Mode de récupération des données saisies (sous forme de fichiers ou cédéroms, etc.)
- Retour des documents
- Rapports de production
- Une entrée permettant de se prémunir d'un éventuel oubli (exemple : " et d'une manière générale, l'ensemble des prestations liées à la bonne exécution du marché ")

Reprenez ensuite ces étapes sous forme d'articles et détailleles :

- Délais et calendrier d'exécution et de livraison : décrivez ici la durée maximum attendue pour chacune des étapes de la prestation. N'oubliez pas de prendre en compte les délais liés à la vérification et au contrôle par le musée. Annexez un calendrier prévisionnel.

- Transport : dites qui assume la responsabilité du transport et du stockage, ainsi que le montant des frais en cas de pertes ou destruction. Exigez un bon d'enlèvement et un bon de livraison qui seront signés respectivement par le transporteur et le prestataire.

- Saisie à proprement parler : indiquez le lieu d'exécution de la prestation, y compris les vérifications et contrôles (par exemple : " opérations de saisie et de numérisation dans les locaux du prestataire, opérations de vérification et de contrôle dans les locaux du musée "). La saisie est fréquemment délocalisée à l'étranger, à partir d'images numériques des documents réalisées préalablement en France. Une saisie délocalisée à l'étranger n'est pas nécessairement un critère de moindre qualité.

- Modalités de contrôle de la prestation : faites référence aux prescriptions détaillées dans le cahier des clauses techniques (cf plus bas), indiquez en outre le lieu, la forme et le délai du rendu de la décision (ajournement ou acceptation).

- Désignation du chef de projet (musée) et du conducteur des travaux (prestataire) : prévoyez le remplacement éventuel de ces représentants en cas d'empêchement d'une durée à définir en fonction de la prestation.

- Droits sur les documents saisis : demande d'abandon des droits du prestataire sur les documents saisis et numérisés si tel est le cas (afin de faciliter les opérations de saisie, certains prestataires numérisent au préalable les documents à saisir). Le transfert de propriété est effectif dès acceptation de la prestation par le musée.

- Copies des documents saisis : engagement de la société à ne conserver (au delà d'un délai conservatoire à définir), à n'utiliser et à ne reproduire aucune copie (fichier, images numériques, etc.) des documents saisis.

- Confidentialité : engagement du prestataire au secret profesionnel pour tout ce qui se rapporte aux renseignements et aux documents confiés à l'occasion de la prestation.

- Agrément des personnels prestataires : en cas de saisie sur site, il convient de préciser les éléments suivants :
- le musée doit agréer, selon les conditions prévues par le règlement intérieur, les personnels qui accèderont à ses locaux,
- le musée doit pouvoir retirer son agréement sans avoir à en donner le motif,
- pendant le séjour dans les locaux du musée, les personnels prestataires seront assujettis aux règles d'accès et de sécurité de l'établissement.

- Protection du droit de reproduire : il convient de préciser que :
- en cas de saisie à l'aide du logiciel du musée, le prestataire s'engage à ne pas utiliser le dit logiciel en dehors des accords de licence passés entre le musée et l'éditeur du logiciel.
- le prestataire prendra les mesures nécessaires auprès des détenteurs de droits de propriété industrielle pour permettre l'exercice du droit de reproduire. Sans l'accord écrit préalable du musée, le prestataire ne peut utiliser ni des brevets dont l'exercice limiterait le droit de reproduire, ni passer avec des tiers une convention de nature à limiter ou rendre plus onéreux pour le musée l'exercice de ce droit.

- Garantie : le prestataire doit s'engager à garantir, pendant une période à déterminer, la lecture des supports informatiques et numériques résultant de la saisie et de la numérisation éventuelle.

- Pénalités de retard : le non respect, par le prestataire, du calendrier des prestations, à condition que le retard n'incombe pas au musée, fera encourir, sans mise en demeure prélable, des pénalités selon une formule que le musée devra établir.

- Résiliation aux torts du prestataire : le musée doit prévoir une résiliation après mise en demeure restée infructueuse lorsque :
- l'utilisation des résultats par le musée est gravement compromise du fait du non respect du calendrier
- le prestataire ne respecte pas les obligations liées à la sécurité et au secret
- le prestataire entrave le libre exercice du contrôle effectué par le musée
- le prestataire déclare ne pas pouvoir exécuter ses engagements sans qu'il soit fondé à invoquer le cas de la force majeure - postérieurement à la signature du marché le prestataire a fait l'objet d'une interdiction d'excercer toute profession industrielle ou commerciale
La décision de résiliation doit préciser que cette dernière est aux torts du prestataire. La résiliation ne fait pas obstacle à l'exercice d'actions civiles ou pénales contre le titulaire. Les prestations pourront être poursuivies avec un autre prestataire choisi par le musée aux frais du premier prestataire.

- Résiliation du fait du musée : préciser ici les modalités (demande écrite, délais) d'indemnisation du prestataire.

- Restitution des documents en cas de résiliation : prévoir les conditions (délais) de restitution des documents confiés au prestataire.

Pour faciliter la sélection, vous pouvez établir des tableaux comparatifs :
- Situations commerciale et financière des sociétés et références en France, voire en Europe
- Offres financières par lot. Vous ne pourrez avoir une lecture comparative des devis que si vous avez fourni :
- un cahier des charges extrêmement précis et laissant le moins possible libre court à interprétation
- le même cahier des charges à l'ensemble des entreprises
- classer par ordre d'importance les possibilités offertes sur chaque prestation en fonction des priorités choisies par le musée (hiérarchie des besoins exprimés dans le cahier des charges) - le calendrier des opérations
- l'assistance proposée
- les garanties
Ces critères doivent être connus des entreprises évaluées.

Vous pouvez :
- demander à visiter les ateliers du prestataire (si vous ne l'avez pas fait lors de l'étude préalable)
- contacter des établissements ayant eu recours au services des prestataires pour connaître leur degré de satisfaction
- demander la réalisation de tests à partir d'exemples représentatifs de vos documents

Si vous répondez à une demande de complément d'information de l'une des entreprises, sachez que vous êtes tenu de communiquer ce complément à l'ensemble des entreprises ayant candidaté.

Les normes de la série ISO 9000 permettent d'évaluer la démarche qualité de l'entreprise.

Le cahier des clauses techniques, auquel se réferera le prestataire tout au long du traitement des documents, pourra être recadré si nécessaire.

Une réunion de spécifications préalable à l'envoi des documents a généralement lieu chez le client. Elle permet d'expliciter, d'affiner ses exigences, notamment en matière de qualité de saisie et à la société de prendre directement connaissance des fonds à traiter (fiches manuscrites, dactylographiées...). Client et société décident ensemble des méthodes et de l'organisation du travail.
La société peut rédiger le cahier de spécifications, que le client doit valider avant que le travail ne commence.

Des listes de vocabulaire (noms propres, termes techniques...) peuvent être fournies par le musée au prestataire pour éviter les " doutes ".

En cas de doute ou d'anomalie, la société doit pouvoir vous solliciter (en général, tous les quinze jours). Il est essentiel que vous soyez en mesure d'analyser ces problèmes et d'y répondre dans un délai aussi bref que possible.

Si vous ne pouvez assurer ce suivi au fil de la saisie, vous pouvez convenir avec la société que vous vous chargerez vous-mêmes du traitement des doutes et des anomalies à la livraison des notices saisies.
Un test de saisie sur un premier lot de notices peut vous aider à évaluer si le pourcentage des doutes et anomalies est important ou non et s'il vous sera possible d'en gérer le traitement.
Les anomalies devraient être de moins en moins nombreuses au fur et à mesure de l'avancée de la saisie (création de dictionnaires, familiarité des contrôleurs de saisie avec l'écriture).

Il faut noter que les spécifications peuvent être mises à jour ou affinées au fur et à mesure de l'avancée de la prestation (mais sans rétroactivité sur les documents déjà saisis).

Une fois ces diverses opérations terminées, vous disposerez de la sauvegarde de votre inventaire ainsi que de la base d'informations nécessaire au travail de gestion (récolement décennal) et d'étude de vos collections.