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Mise en ligne : 4 août 2016
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Spécifications d’export vers Joconde des biens constatés manquants
et volés à l’issue du récolement décennal


Généralités

Structuration d’une notice de bien constaté manquant à l’issue du récolement décennal

Tableau des champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde pour un bien manquant  

Généralités

La partie E du chapitre 2 de la "note-circulaire relative à la méthodologie du récolement des ensembles dits indénombrables et aux opérations de post-récolement des collections des musées de France", parue le 8 juillet 2016, traite du signalement des manquants et des dépôts de plainte.

Le signalement des biens constatés manquants et volés à l’issue du récolement décennal se fera donc par la mise en ligne des notices, si possible illustrées, sur le catalogue collectif des collections des musées de France, grâce aux fonctionnalités d’export Joconde.
Il est nécessaire que les éditeurs d’outils ne proposant pas les fonctionnalités d’export Joconde les développent ; dans l’attente, le transfert de fichiers de données s’étudiera au cas par cas pour les musées concernés, avec les responsables de la base Joconde.
Les musées disposent de préconisations précises pour organiser ces versements et les entourer des précautions nécessaires.

Les fonctionnalités requises pour le versement sur Joconde de biens manquants ne diffèrent pas de celles d’autres objets. Néanmoins, une notice de bien manquant fera apparaître certaines informations spécifiques, relevées lors du récolement décennal.
La formalisation de ces informations est nécessaire :
- à la saisie pour certaines, ce qui a été prévu par les Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal ;
- à l’export pour d’autres, ce que les spécifications d’export Joconde recouvrent, complétées par le présent document.
Cette harmonisation des données sur les biens manquants est le préalable nécessaire à la constitution progressive du catalogue des biens manquants et volés (besoin de critères communs aux notices).

Il est donc demandé aux éditeurs d’outils de gestion de collections d’évaluer et d’apporter les évolutions nécessaires à leur produit, afin que les musées soient en mesure de verser sur Joconde leurs informations dans le respect des principes ci-dessous :
- l'export d'une notice (au contenu modulable selon la disponibilité des informations et leur pertinence pour le bien), éventuellement illustrée, composée de rubriques d'identification et de rubriques précisant le statut particulier de l'objet manquant, sa localisation attendue ainsi que le contexte de son récolement décennal,
- la mise à jour d'une notice déjà exportée vers Joconde (au contenu modulable selon la disponibilité des informations et leur pertinence pour le bien), éventuellement illustrée, composée de rubriques d'identification et de rubriques précisant le statut particulier de l'objet manquant, sa localisation attendue ainsi que le contexte de son récolement décennal,
- la nécessité de signaler les biens manquants, qu'ils soient affectés ou reçus en dépôt,
- la possibilité de mettre à jour ces informations, notamment quand un bien manquant est retrouvé.


Structuration d’une notice de bien constaté manquant à l’issue du récolement décennal

Le format d’export Joconde classique s’applique au versement des manquants.
Les informations pouvant être très lacunaires, le nombre et la teneur des données d’identification exportées peuvent être réduits aux rubriques indispensables de la Fiche minimum de diffusion dans Joconde, voire en deçà.
Ces rubriques sont documentées dans le Format et nomenclature de fichiers d'export vers Joconde et sont signalées par le signe *** dans le Tableau des champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde. Elles figurent également dans les données d’identification essentielles listées dans les Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal.

Cette liste de rubriques d’identification n’est pas limitative.
Sous la responsabilité scientifique et administrative du musée concerné, d’autres rubriques pourront être publiées dans une notice de bien manquant, à condition que leur export soit prévu par le Tableau des champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde (par exemple : inscriptions et marquages, anciennes appartenances, bibliographie, etc.)

Si la notice est illustrée, le système exportera et générera les rubriques classiques liées à l’export des images, documentées dans le Tableau des champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde et exportées dans Joconde sous les indicatifs de champs suivants : PHOT, REFIM et IMAGE.

Les informations relatives au lieu de conservation sont générées pour publication dans Joconde sous l’indicatif de champ LOCA. Il s’agit du lieu de conservation attendu : commune et établissement affectataire pour un bien affecté ; commune et établissement dépositaire pour un bien reçu en dépôt.
Ceci est documenté dans le Tableau des champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde.
Le lieu de conservation attendu correspond au musée qui exporte la notice.

La saisie de la notion "Manquant" est documentée dans les Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal : rubrique "Présence du bien" (rubrique obligatoire de la fiche de récolement au sens de l’article 11 de l’arrêté du 25 mai 2004).

Les termes "disparu" et "volé" peuvent également avoir été saisis dans les notices. Leur export se fera dans les mêmes conditions que le terme "manquant". Ils seront considérés dans Joconde comme des spécifiques de "manquant", sans que le musée n’ait à transformer sa logique de saisie initiale.
En effet, la note-circulaire précise que "les biens dont le vol est avéré font partie des manquants". De plus, le terme "disparu" est couramment utilisé par les musées pour un bien présumé volé ou détruit.

Les termes "manquant", "volé" ou "disparu" sont exportés dans Joconde sous l’indicatif de champ LOCA, en dernière donnée de ce champ, à la suite du lieu de conservation attendu et séparé par un espace point-virgule espace.

Si un commentaire précisant le statut manquant de l’objet a été saisi dans un champ de notes associé à la rubrique "Présence du bien", il sera exporté dans Joconde sous l’indicatif de champ COMM.

Les "dates du récolement dans lequel s'inscrit cette campagne" saisies par le musée selon les Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal seront exportées dans Joconde sous l’indicatif de champ COMM. A ces dates, sera associée la mention « récolement décennal ».

En cas de réapparition du bien et de restitution au musée ayant versé la notice, ce dernier doit signaler que le bien est retrouvé. Les éditeurs doivent vérifier l’existence ou la nécessité de l’ajout du terme "retrouvé" dans la liste associée à la rubrique "Présence du bien".
La notice du bien sera ré-exportée avec la procédure d’export de mise à jour.
Le terme "retrouvé" sera exporté dans Joconde sous l’indicatif de champ LOCA en dernière donnée de ce champ (en remplacement du terme utilisé précédemment "manquant" ou  "volé" ou  "disparu"), à la suite du lieu de conservation attendu et séparé par un espace point-virgule espace.

Si un commentaire précisant le statut retrouvé de l’objet a été saisi dans un champ de notes associé à la rubrique "Présence du bien", il sera exporté dans Joconde sous l’indicatif de champ COMM.


Tableau des champs pouvant composer un fichier d'export de notices de Joconde pour un bien manquant

NB : selon les informations disponibles et saisies par le musée, cette liste peut se limiter aux rubriques mentionnées obligatoires mais n'est en aucun cas limitative.

Le symbole +++ signale un champ indispensable dans la fiche minimum de diffusion vers Joconde, constituant tout ou partie d'une rubrique d'information essentielle à renseigner.

> > >
Indicatif Joconde Intitulé Particularité du champ Spécifications Provenance du contenu
REF
+++
Référence
Obligatoire

Fiche minimum
Format d'export Joconde
Généré à l'export
INV
+++
Numéro d'inventaire Obligatoire

Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
DOMN
+++
Domaine Obligatoire

Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
DENO
APPL
TITR
+++
Dénomination
Appellation
Titre
Notion obligatoire. L'une de ces trois informations peut suffire

Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
TECH
+++
Matériaux et techniques   Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée.
Concaténé à l'export
DIMS
+++
Mesures   Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée.
Concaténé à l'export
PHOT
+++
Crédits photographiques Si la notice est illustrée Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
REFIM
+++
Référence image Si la notice est illustrée
Cf syntaxe du lien texte/image
Fiche minimum
Format d'export Joconde
Généré à l'export
IMAGE Image Si la notice est illustrée Fiche minimum
Format d'export Joconde
Généré à l'export
STAT
+++
Statut juridique   Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée.
Concaténé à l'export
DACQ
+++
Date d'acquisition ou d'entrée matérielle   Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
DEPO Dépôt Dépôt ; collectivité territoriale bénéficiaire du dépôt ; établissement dépositaire Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
Concaténé à l'export
DDPT
Date de dépôt   Fiche minimum
Format d'export Joconde
Saisi par le musée
LOCA
+++
Localisation commune et nom de l’établissement affectataire pour un bien affecté ; suivi le cas échéant de la mention "manquant" ou "volé" ou "disparu" ou "retrouvé"

commune et nom de l’établissement dépositaire pour un bien reçu en dépôt ; suivi le cas échéant de la mention "manquant" ou "volé" ou "disparu" ou "retrouvé"
Fiche minimum

Format d'export Joconde

Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal
Lieu de conservation généré à l'export

Statut du bien saisi par le musée dans la rubrique "Présence du bien" de la fiche de récolement
COMM Commentaires Informations relatives au récolement et au statut du bien manquant Format d'export Joconde

Spécifications pour les fonctionnalités liées à la procédure de récolement décennal
Saisi par le musée

Dates du récolement dans lequel s'inscrit cette campagne saisies par le musée

Précision de la mention "récolement décennal" saisie par le musée ou généré à l'export.

Commentaire saisi dans un champ de notes associé à la rubrique "Présence du bien"



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