L’édition informatisée réglementaire est une possibilité offerte par la réglementation issue du Code du patrimoine, à un musée de France désireux de générer ses registres d’inventaire et de dépôt grâce à l’outil informatique. La mise en œuvre de cette édition s’entoure de spécifications détaillées dans cette publication, afin de garantir le caractère conforme de cette procédure réglementaire et des registres ainsi réalisés.

Contexte réglementaire sur l’inventaire des collections d’un musée de France

L'arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement.

Un musée de France doit répertorier les biens affectés aux collections (biens acquis ou inventoriés à titre rétrospectif) sur un registre d'inventaire. L'annexe 1 de cet arrêté liste les rubriques de l'inventaire des musées de France.

Un musée de France doit répertorier les biens qu'il reçoit en dépôt d'un autre établissement (que ce dernier dépende de l'Etat ou d'une collectivité territoriale) sur un registre des dépôts, distinct du registre d'inventaire des biens affectés. L'annexe 3 de cet arrêté liste les rubriques du registre des biens déposés dans un musée de France.

Les articles annexes 1d et 4c de l'arrêté du 25 mai 2004 précisent les conditions de réalisation de l'édition informatisée des registres d'inventaire et de dépôt à partir de l'outil informatique du musée.

Qu’est-ce que l’édition informatisée réglementaire des registres d’inventaire et de dépôt ?

L'édition annuelle informatisée réglementaire de registre d'inventaire d'un musée de France est une possibilité autorisée par l'arrêté du 25 mai 2004 (articles annexes 1d et 4c). Cela concerne le registre d’inventaire des biens affectés ou inventoriés à titre rétrospectif et le registre des biens reçus en dépôt.

Concrètement, pour garantir l'unicité et le caractère non modifiable des informations, l’édition informatisée des registres peut être automatisée par le biais de fonctionnalités spécifiquement développées à cet usage par la société éditrice du logiciel de gestion de collections équipant le musée et validées par le service des musées de France.

Le registre papier fait toujours foi

Les registres préexistants continuent à faire foi pour les biens qui y sont inscrits. Avoir recours à la fois au registre papier et à l'édition informatisée pour les mêmes biens est à proscrire.

La seule version électronique de l'inventaire réglementaire ne saurait apporter les garanties nécessaires à un document juridique. C'est l'impression sur support papier des rubriques réglementaires saisies grâce à l'outil informatique qui fait foi.
Le choix de cette solution doit être évaluée finement par le musée car elle présente des contraintes. En effet, l'inventaire est un document unique et infalsifiable tandis que la base de données est nativement un système d'information évoluant au gré du travail scientifique sur les collections.

Spécifications de mise en œuvre de l’édition informatisée réglementaire des registres d’inventaire

Les spécifications de mise en œuvre concernent la composition, l'impression, la reliure, le paraphage et la conservation du registre et de sa copie de sécurité, qu'ils soient mis au point grâce à l'extraction d'une simple base de données ou grâce aus fonctionnalités réglementaires validées d'un outil de gestion de collections.

Composition du registre

A l’instar du registre papier manuscrit, le registre édité et paginé se compose :
- d’une page de titre conforme à la réglementation,
- de pages liminaires,
- des notices réglementaires illustrées des biens classés dans l’ordre des numéros d’inventaire,
- de pages libres en fin de registre.

Précautions nécessaires pour la fabrication et la conservation des registres

Des précautions sont à prendre pour la fabrication du registre :
- papier répondant à la norme ISO 9706,
- encre noir et blanc ou couleur répondant à la norme ISO 11798,
- qualité et marges de l’impression,
- reliure de conservation.

Le registre et sa copie de sécurité, une fois imprimés et reliés, sont paraphés. S’il y a impossibilité de parapher, ce point doit être explicité dans les pages liminaires. Quoi qu’il en soit, un contrôle rigoureux des informations sera effectué.

Des précautions sont à prendre pour la conservation du registre :
- copie de sécurité déposée dans le service d’archives compétent et éventuel archivage numérique,
- conservation de l’exemplaire du musée dans des conditions de sécurité et de conservation préventive adaptées aux documents graphiques.

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Mettre en œuvre l'édition informatisée réglementaire des registres d’inventaire et de dépôt d’un musée de France

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