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Mise en ligne : 26 juin 2015
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Définir des profils de saisie


Les outils de gestion de collections muséales proposent par défaut de nombreuses rubriques disponibles à la saisie, réparties le plus souvent en de multiples onglets ou écrans. Cette organisation suit généralement une logique intellectuelle et scientifique d'enchaînement des informations et de prise en considération des objets lors de leur informatisation. Néanmoins, elle exige de l'utilisateur une connaissance fine de la structure de la base de données pour se repérer dans cette masse d'informations.

Il est donc utile, voire indispensable, de mettre en place des profils de saisie sur mesure. Ces masques de saisie personnalisés sont paramétrés par l'utilisateur ou l'administrateur (selon la gestion des droits définie en amont). Ils regroupent et permettent de ne visualiser à l'écran que les rubriques nécessaires à la saisie d'un groupe d'objets appelant le même traitement.
Ils seront plus ou moins remplis en fonction de la disponibilité des informations. Il s'agit donc d'un "filtre qui permet d'organiser l'écran de travail en fonction de paramètres (choix et ordre des champs, droits d'accès) correspondant aux besoins de la saisie" (Brochu Danièle, Manuel pratique d'informatisation, Somogy, 2004).

Cette réduction de l'espace de saisie présente plusieurs avantages :
- elle est plus confortable puiqu'elle limite le nombre de clics,
- elle évite à l'utilisateur de se disperser dans la saisie de notions secondaires : le travail est plus sûr, efficace et cohérent,
- elle correspond aux objectifs et préconisations d'informatisation des collections énumérés dans la charte de saisie.

Le choix des champs qui composent un profil peut se faire en fonction des procédures et des objectifs de saisie :
- inventaire réglementaire,
- récolement décennal,
- diffusion sur Joconde.

Ce choix des champs, affichés à l'écran et proposés donc en priorité à la saisie, peut également être fait en fonction du type de collections traité.
C'est pourquoi nous vous proposons des modèles de masques de saisie réunissant les champs incontournables pour les collections beaux-arts, ethnologiques, archéologiques, art décoratif, et numismatiques. Libre à vous de les adapter selon les besoins du musée. Ces regroupements thématiques de rubriques viennent compléter un tronc commun.


Rubriques communes à tout type de collections

Numéro d'inventaire
Domaine
Mesures
Matériaux - techniques
Statut juridique



Rubriques significatives pour l'archéologie

Dénomination
Appellation
Epoque
Découverte
Précisions sur la découverte
Utilisation



Rubriques significatives pour l'ethnologie et les sciences et techniques

Dénomination
Appellation
Utilisation
Description
Période de création
Lieux de création et utilisation
Précisions sur l'utilisation



Rubriques significatives pour les beaux-arts

Titre
Auteur
Précisions sur l'auteur
Ecole
Période de création
Historique
Sujet représenté
Précisions sur le sujet représenté



Rubriques significatives pour les arts décoratifs ou la numismatique

Dénomination
Auteur
Précisions sur l'auteur
Lieux de création
Période de création
Type d'inscription
Précisions sur les inscriptions
Sujet représenté



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