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Mise en ligne : 26 juin 2015
Mise à jour : 15 novembre 2017
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Adapter la saisie aux objectifs d'informatisation des collections


Introduction

1 - Pourquoi utiliser des profils de saisie ?

2 - Assurer une bonne utilisation des profils

3 - Choisir le bon type de notice selon la situation

4 - Privilégier une saisie globale d’identification




Introduction

Les outils de gestion de collections muséales proposent par défaut de nombreuses rubriques disponibles à la saisie, réparties le plus souvent en de multiples onglets ou écrans. Cette organisation suit généralement une logique intellectuelle et scientifique d'enchaînement des informations et de prise en considération des objets lors de leur informatisation. Néanmoins, elle exige de l'utilisateur une connaissance fine de la structure de la base de données pour se repérer dans cette masse d'informations.

Des principes peuvent être mis facilement en application pour rendre la saisie descriptive des collections efficace et pertinente.

1 - Pourquoi utiliser des profils de saisie ?

Il est utile, voire indispensable, de mettre en place des profils de saisie sur mesure. Ces masques de saisie personnalisés sont paramétrés par l'utilisateur ou l'administrateur (selon la gestion des droits définie en amont). Ils regroupent et permettent de ne visualiser à l'écran que les rubriques nécessaires à la saisie d'un groupe d'objets appelant le même traitement.
Ils seront plus ou moins remplis en fonction de la disponibilité des informations. Il s'agit donc d'un "filtre qui permet d'organiser l'écran de travail en fonction de paramètres (choix et ordre des champs, droits d'accès) correspondant aux besoins de la saisie" (Brochu Danièle, Manuel pratique d'informatisation, Somogy, 2004).

Cette réduction de l'espace de saisie présente plusieurs avantages :
- elle est plus confortable puisqu'elle limite le nombre de clics,
- elle évite à l'utilisateur de se disperser dans la saisie de notions secondaires : le travail est plus sûr, efficace et cohérent,
- elle correspond aux objectifs et préconisations d'informatisation des collections énumérés dans la charte de saisie,
- elle est utile en saisie mais aussi à l’affichage de données à relire et / ou à valider par un tiers.

2 - Assurer une bonne utilisation des profils

La constitution d'un profil relève des fonctionnalités avancées de l'outil de gestion des collections. Afin de les mettre en place de la façon la plus cohérente, il convient d'avoir été formé ou de rafraîchir ses connaissances auprès de l'assistance technique de l'éditeur ou, tout au moins, par la lecture attentive du manuel d'utilisation.
Une fois les profils mis en place, il convient d’en documenter l'usage dans la charte de saisie

Filtrées grâce à un profil, les notices sont plus courtes. Leur saisie et relecture sont plus efficaces, allant à l’essentiel. Néanmoins, afin de ne pas tomber dans l’écueil inverse, il convient de vérifier régulièrement l’utilisation de ces profils et la qualité de la saisie qui en résulte.
En effet, une sélection de rubriques trop restreinte ou inadaptée, doublée d’une connaissance parcellaire des autres champs disponibles, peut inciter les utilisateurs à saisir l’information dans une rubrique inadéquate ou à avoir recours, faute de mieux, à un champ de texte libre du profil au lieu du champ pertinent non affiché. Cette pratique serait contreproductive. L’utilisation courante d’un profil restreint ne doit donc pas faire oublier que d’autres rubriques existent, et qu’elles peuvent être mieux adaptées.

La composition et l’accès aux profils doivent donc être mis à jour selon les besoins (évolution de l’organisation du musée, personnels, etc.) et en fonction de la gestion des droits de lecture ou d’écriture des intervenants.

3 - Choisir le bon type de notice selon la situation

Le choix des champs qui composent un profil, affichés à l'écran et proposés donc en priorité à la saisie ou à la relecture, est adaptable selon les besoins permanents ou ponctuels. Voici quelques critères de sélection :
- le domaine métier de l’intervenant : chargé de collections, médiateur, régisseur, etc.
- le degré d’expertise de l’intervenant : administrateur, chercheur, stagiaire, etc.
- le cadre d’intervention défini en fonction des procédures et des objectifs de saisie : préparation d’une publication, diffusion sur Joconde, récolement décennal, inventaire réglementaire, etc.
- l’accès aux collections,
- le type de collections traité.

Ces regroupements thématiques de rubriques viennent compléter un tronc commun.
L’utilisation de ce tronc commun, dont les rubriques sont valables et indispensables pour tous les types d’objets, permet de déployer une stratégie de saisie visant à l’identification globale des collections.

Numéro d'inventaire
Domaine
Mesures
Matériaux - techniques
Statut juridique



Ce tronc commun d’identification peut être complété par d’autres rubriques, selon la pertinence et la disponibilité des informations.

Le profil défini par type de collections est pertinent pour un grand nombre de musées. C'est pourquoi nous vous proposons des modèles de masques de saisie réunissant les champs incontournables pour les collections beaux-arts, ethnologiques, archéologiques, art décoratif, et numismatiques. Libre à vous de les adapter selon les besoins du musée.

Dénomination
Appellation
Epoque
Découverte
Précisions sur la découverte
Utilisation

Dénomination
Appellation
Utilisation
Description
Période de création
Lieux de création et utilisation
Précisions sur l'utilisation

Titre
Auteur
Précisions sur l'auteur
Ecole
Période de création
Historique
Sujet représenté
Précisions sur le sujet représenté

Dénomination
Auteur
Précisions sur l'auteur
Lieux de création
Période de création
Type d'inscription
Précisions sur les inscriptions
Sujet représenté


4 - Privilégier une saisie globale d’identification

A travers les modèles de données très riches des outils de gestion de collections, c’est donc au musée de cibler l’information utile pour l’informatisation de ses collections. Il peut légitimement se demander jusqu’où aller.
Nombreux sont les établissements qui sont tombés dans le piège de la notice exhaustive, aboutissant, au fil du temps, à un nombre très réduit de notices. La base de données du musée ne reflète alors pas la diversité des collections et ne permet pas de gérer l’ensemble des objets.

Afin de gagner en efficacité, il convient de privilégier une saisie d’identification généralisée à l’ensemble des collections. En effet, toutes les procédures ayant recours à l’informatisation des collections nécessitent d’avoir pour l’objet traité un tronc commun restreint d’information (voir plus haut, Rubriques communes à tout type de collections).
Les rubriques de ce tronc commun sont valables et indispensables pour tous les types d’objets. Son utilisation prioritaire permet de déployer une stratégie de saisie visant à l’identification globale des collections. Grâce au nombre réduit des rubriques, cet objectif peut être atteint dans des délais raisonnables.

Cette méthodologie encourage la saisie minimale d’un grand nombre de notices. Elle présente de nombreux avantages :
- une vision globale et synthétique des collections,
- le traitement plus rapide de certaines tâches de gestion et de récolement,
- une performance accrue de son système informatique : votre base de données rendra de meilleurs services si elle est dotée d’un grand nombre de notices succinctes – et structurées – plutôt qu'avec un petit nombre de notices exhaustives,
- les données sont plus facilement valorisées : leur validation et leur diffusion sont facilitées.

En outre, il faut garder à l’esprit que la saisie est adaptable. En effet, ce mode d’organisation repose sur l’évolutivité de la base de données qui permet d’en dire plus, plus tard. Il existe donc toujours la possibilité d’enrichir ce tronc commun pour certains objets ou certains corpus, dans un second temps, au gré des recherches, des événements et des besoins.

POINTS A RETENIR

La saisie des informations descriptives dans la base de données du musée répond à des objectifs d’informatisation qui peuvent varier selon les contextes et les périodes.

Les modèles de données des outils de gestion proposent une multitude de rubriques possibles. Le musée peut appliquer quelques principes pour rendre cette saisie des collections efficace et pertinente.

Le recours aux profils de saisie est particulièrement utile. Cela permet de ne visualiser à l'écran que les rubriques nécessaires à la saisie d'un groupe d'objets appelant le même traitement.

Ils peuvent être déclinés selon le domaine métier et le degré d’expertise des intervenants, les procédures, l’accès ou encore le type de collections.

Quel que soit le contexte, un tronc commun d’informations indispensables pour tout type d’objet peut être ciblé : numéro d’inventaire, domaine, mesures, matériaux-techniques, statut juridique.

Son utilisation prioritaire permet de déployer une stratégie de saisie visant à l’identification globale des collections. Grâce au nombre réduit des rubriques, cet objectif peut être atteint dans des délais raisonnables.

Cette stratégie présente de nombreux avantages sur le long terme (meilleures gestion et valorisation de la collection) et peut évoluer dans le temps par la saisie enrichie de certaines informations selon les besoins et les opportunités.




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