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Première mise en ligne : 2 août 2011

Comment remplir un dossier d'appel à projets du plan national de numérisation



Introduction

1- Critères d'éligibilité

2- Le dossier

 

Introduction

La numérisation du patrimoine culturel est l'une des priorités définies dans le cadre de l'action du Ministère de la Culture et de la Communication. Elle s'inscrit dans les objectifs retenus par la Commission européenne de construction d'une bibliothèque numérique européenne, Europeana, point d'accès multilingue à tous les contenus culturels du patrimoine et de la création contemporaine (archives, bibliothèques, musées, services patrimoniaux, audiovisuel…) répartis en Europe.

La numérisation est un moyen d'accès privilégié à la culture pour un grand nombre de nos concitoyens et constitue un outil au service de la diversité culturelle. Elle démultiplie l'accès au patrimoine et à la création contemporaine dans une dynamique de démocratisation culturelle et de transmission des savoirs. Une politique publique ambitieuse de numérisation permet à notre pays de rester maître de ses ressources et d'en garantir l'accès aux divers utilisateurs tout en développant de nouveaux services innovants pour les citoyens.

C'est pourquoi, le Ministère de la Culture et de la Communication (Secrétariat général) lance un appel à projets auprès des acteurs culturels publics et privés à but non lucratif, afin de valoriser les collections et les fonds documentaires pour les rendre plus largement accessibles à tous sur Internet. Il soutient des initiatives visant à faciliter l'accès et développer les usages des fonds patrimoniaux et contemporains pour un large public, pour la recherche, l'enseignement, la formation, le tourisme culturel, le développement régional.

Les projets sont notés uniquement sur dossiers. Il est donc essentiel que les experts chargés d'étudier votre dossier disposent de tous les éléments nécessaires à sa juste estimation. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils qui vous permettront d'éviter certains écueils.

N'hésitez pas à vous adresser au bureau de la diffusion numérique des collections du service des musées de France pour préparer ou remplir votre dossier.

1- Critères d'éligibilité

Tout dossier doit garantir au moins deux critères d'éligibilité :

1/ Le musée doit donner des garanties quant à une libre mise en ligne sur Internet à l'issue du projet (c'est-à-dire à la fin de l'année correspondante). Les propositions de mise en ligne exclusivement sur un réseau local interne, sur un intranet, ou sur un extranet, ne peuvent être retenues.

2/ Les fonds proposés à la numérisation doivent être libres de droits. Pour connaître les contraintes liées au droit, reportevous à la fiche Droits liés à la propriété intellectuelle . Si les fonds sont soumis à droits, le musée doit apporter la preuve que les démarches ont été faites afin d'obtenir les autorisations nécessaires à une libre diffusion sur Internet.

En outre :

3/ Seules les demandes de subventions égales ou supérieures à 2.000 euros peuvent être retenues. En-deçà de ce montant, les frais de gestion s'avèrent supérieurs au montant de la subvention.

4/ L'objectif est de numériser des objets patrimoniaux ou des supports (analogiques, etc.) pré-existants. Les projets de captation directe (collectage ethnologique, performance...) ne peuvent pas être retenus.

5/ Les projets de numérisation de cartes postales ne sont pas retenus. En effet, ces types d'objets sont conservés en grand nombre dans les différentes institutions patrimoniales (bibliothèques, musées, services d'archives). Les risques de numérisations multiples d'objets identiques est donc trop élevé.

6/ Les projets doivent concerner la numérisation (sous-traitance ou équipement de numérisation). Les demandes de subvention pour des équipements informatiques, la saisie informatique des données, la création de sites internet ou toute autres activité que la numérisation à proprement parler ne seront pas pris en compte.

7/ Les projets de numérisation de collections relevant de ministères autres que la culture ne seront pas retenus.

8/ La priorité sera accordée aux musées de France, plutôt qu'aux musées qui ne bénéficient pas de l'appellation.

2- Le dossier

Il se compose de 10 parties :
1. résumé du projet
2. renseignements administratifs
3. description générale du projet
4. description détaillée des fonds à numériser
5. description technique
6. droits de propriété littéraire et artistique
7. équipe de projet
8. expérience de l'établissement
9. calendrier d'exécution du projet
10. Evaluation du coût global du projet

Chacune de ces parties est étudiée lors de l'évaluation du dossier. Il est donc indispensable de remplir soigneusement et rigoureusement chacune de ces parties. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour remplir au mieux certaines de ces parties.

Titre du projet : soyez synthétique, mais faites en sorte que les éléments essentiels (corpus et nom de l'établissement) soient présents.

Programme(s) thématique(s) concerné(s) : un projet peut relever d'un ou de plusieurs programmes. La liste des programmes est donnée dans le texte de l'appel à projets (pages 5 à 7). Les experts de ce(s) domaine(s) étudieront votre dossier en fonction du ou des programmes indiqués. N'omettez donc pas d'indiquer ce ou ces programme(s).

Adresse du site Internet pour l'accès à la collection numérisée : il s'agit de l'adresse à laquelle les images et notices seront librement consultables à l'issue de la campagne de numérisation. Vous pouvez mettre en ligne ce fonds sur plusieurs sites : site de l'établissement ou de la collectivité, site régional, catalogue collectif des collections des musées de France...

Projet en réseau : le comité de sélection est favorable à la constitution de réseaux. N'omettez pas de mentionner votre appartenance à un réseau scientifique ou technique, dans le monde des musées ou en dehors. Cet élément n'est toutefois pas le seul à entrer en compte dans la décision du comité de sélection des dossiers. Si votre projet s'inscrit dans une démarche de réseau, n'omettez pas d'indiquer la liste des partenaires.

Résumé : il est souhaitable d'indiquer ici comment le projet s'inscrit dans la stratégie de l'établissement : projet scientifique et culturel, plan de récolement décennal, valorisation et mise à disposition des fonds... Mais il s'agit d'un résumé. La description détaillée du projet est faite au point 3. Il peut s'avérer plus facile de rédiger le résumé après avoir rempli la description détaillée.

Les conditions de financement sont précisées au chapitre 4 (pages 7 et 8) de l'appel à projets. Il est clairement indiqué « le budget total du projet devra clairement identifier la répartition des charges entre la subvention demandée à l'Etat et celles prises en charge par le porteur du projet ».

Elle permet de détailler les enjeux du projet, notamment en regard de l'ensemble de la collection, des partenariats scientifiques ou de la mise à disposition auprès des publics, et donc des impacts attendus. Cette description est limitée à deux pages.

Fonds concernés : il est important de préciser ici l'intérêt du fonds, son aspect significatif et de justifier son choix (pourquoi celui-ci plus qu'un autre ?). Outre l'aspect purement scientifique, ou de préservation, n'oubliez pas que les crédits du plan national de numérisation relèvent du programme 224 : « Transmission des savoirs et démocratisation de la culture ».

Type et nombre de documents à numériser : soyez aussi précis que possible, par nature de documents.
Par exemple :
150 affiches politiques des années 1880-1905
714 épreuves originales sur papier (vintage) des années 1900-1912
Manuscrit relié de 185 pages comprenant de nombreuses dédicaces d'écrivains (Hugo, Lamartine...) et dessins d'artistes (Rodin...) offert par les félibres de Paris à Frédéric Mistral en 1884
400 objets traditionnels et mobilier du Queyras (coffres, objets du quotidien, outils agricoles, outils d'artisans, vêtements, patrons et dentelles, jouets queyrassins)
2.424 dessins du fonds d'atelier de Jules-Elie Delaunay (1828-1891)
...

Définition de numérisation (résolution des images, format des fichiers, support de livraison et de conservation, compression...) : les prestataires auxquels vous vous adresserez pour obtenir des devis vous fourniront les informations nécessaires à l'information de ce paragraphe. Pour plus d'informations concernant ces données techniques, reportevous à la fiche Vocabulaire de la numérisation ainsi qu'au guide Ecrire un cahier des charges de numérisation du patrimoine : documents reliés - manuscrits - plans -dessins - photographie - microformes.

L'objectif de ce paragraphe est d'expliquer par quels moyens techniques vous mettrez en ligne et sauvegarderez les images numériques. Ces dernières ne peuvent être utilisées de manière rationnelle et plus encore diffusées que si les éléments du fonds numérisé ont fait l'objet d'une indexation. De plus, en cas de sous-traitance de la numérisation, le prestataire vous demandera de fournir au préalable une liste détaillée, généralement sous forme de tableur, des items à numériser avec indication des titres/dénomination, numéros, matériaux, techniques, dimensions, état, contraintes de manipulation.
Une démarche rationnelle voudrait que cette liste serve de base à l'indexation, plus précise, ultérieure. Il est donc recommandé de saisir cette liste directement sur l'outil de gestion des collections du musée.
N'oubliez pas que ces opérations exigent des moyens humains et financiers, ainsi que des compétences. Ne sous-estimez pas leur importance dans votre projet (n'oubliez pas que vous vous engagez à mettre en ligne le fonds numérisé à la fin de l'année civile au cours de laquelle vous avez bénéficié de la subvention).
Vérifiez que votre outil de gestion des collections dispose des fonctionnalités nécessaires à une mise en ligne du fonds sur votre site Internet, ou bien que vous êtes doté du module ou de la version nécessaires à cette mise en ligne. Si vous souhaitez mettre en ligne sur le catalogue collectif des collections des musées de France, vérifiez que votre outil dispose d'un module d'export de données validé par le service des musées de France et que le corpus s'intègre dans le catalogue collectif des collections.

Ce sujet peut décider de l'éligibilité ou non de votre dossier. N'en sous-estimez pas l'importance. Pour connaître les contraintes liées au droit, reportevous à la fiche Droits liés à la propriété intellectuelle.
Avant de diffuser librement une image, il faut s'assurer :
- que l'auteur de l'ouvre concernée par l'image à diffuser est décédé depuis plus de 71 ans à la date de diffusion (100 ans si l'artiste est mort sur le front au cours de la première guerre mondiale) ;
- que le photographe qui a fait la photo n'est pas un photographe privé ou travaillant pour une agence privée ;
- que le (ou les) éventuel(s) contrats de cession de droits sont bien valide(s) et non expiré(s).
Si un artiste n'est pas élevé dans le domaine public, cela ne signifie pas pour autant que l'on ne peut pas diffuser les images de ses ouvres. Cependant, cette diffusion devra avoir fait l'objet soit d'une autorisation assortie d'un paiement de droit, soit d'une autorisation de cession de droits à titre gracieux avec contrat bipartite. Ces démarches doivent être entreprises directement par l'établissement.
Si vous envisagez de diffuser vos images par le biais du catalogue collectif des collections des musées de France, les démarches doivent être également entreprises par le musée au préalable. Un modèle de contrat de cession de droits précisant la nature de l'exploitation, sa durée et son territoire, ainsi que les conditions, vous est proposé.

La partie la plus coûteuse du projet, même lorsque la numérisation est sous-traitée, se situe en amont (préparation et classement des documents, établissement de la liste) et en aval (rangement, indexation, mise en ligne) de l'opération de numérisation proprement dite. Dans le cas d'une numérisation sur site, vous devrez en outre monopoliser le personnel nécessaire pour fournir les documents, assurer la sécurité...
La description de l'équipe projet permet de déterminer si l'établissement sera en capacité d'assumer le projet de bout en bout. La seule caution scientifique, même si cette dernière s'avère également importante, ne saurait suffire. Il est essentiel de présenter l'équipe opérationnelle (incluant, le cas échéant, documentaliste, photographe, informaticien, webmestre...), avec les compétences précises de chaque intervenant. Une équipe adaptée n'est pas nécessairement pléthorique, mais elle a en son sein des personnes disposant des compétences nécessaires et elle est dirigée par un chef de projet ayant les capacités technique, hiérarchique et humaine de mener l'opération.
Compte tenu de l'importance du facteur humain, une équipe insuffisante, ou inadaptée, peut justifier le rejet du dossier.

Il s'agit d'une information complémentaire de celle de l'équipe projet. Une expérience préalable, bien menée, dans le domaine est la plupart du temps une caution importante pour votre dossier.

Les opérations préalables (préparation et classement des documents, établissement de la liste) ou faisant suite à la numérisation (rangement, indexation, mise en ligne) ne doivent pas être négligées dans le calendrier. Elles sont d'autant plus longues que l'équipe est réduite. Un calendrier détaillé est un excellent moyen de contrôle de votre projet. N'oubliez pas que vous ne disposez que d'une année pour mener à bien ce projet. Il est donc indispensable de s'assurer de son bon déroulement.

Pour les services ne relevant pas du ministère de la culture, il est important de mentionner vos ressources propres (salaires, équipements...) qui contribueront à la réalisation du projet.




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