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Mise en ligne : 4 décembre 2012
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Piloter la reprise des données



Principes généraux

1- Quelles situations ?

2- Quels objectifs ?

3- Comment s'organise le projet de reprise ?

4- Quels sont les clés de la réussite ?

5- Déroulement de la prestation



 

Principes généraux

Le pilotage de la reprise des données est une problématique de plus en plus rencontrée dans les projets d'informatisation. En effet, il est rarissime que l'acquisition ou le changement d'un logiciel de gestion de collections n'ait pas pour conséquence la récupération des données pré-existantes.
Lors de l'acquisition d'un logiciel, on peut être confronté au regroupement de fichiers informatiques bureautiques afin d'intégrer ces données dans le logiciel de gestion de collections.
Lors du changement d'outil, le but sera de récupérer les données saisies dans le système source et de les intégrer dans le nouvel outil.

Il s'agit de ne pas sous-estimer ce chantier ; en aucun cas il ne s'agira d'une simple moulinette technique. Afin d'en maîtriser les tenants et les aboutissants, il convient de l'envisager comme un projet à part entière. Ainsi, une reprise bien pilotée permettra au nouvel outil d'être opérationnel rapidement et à l'équipe d'être moins désorientée.

1- Quelles situations ?
Plusieurs termes sont fréquemment utilisés pour désigner l'opération de reprise des données.
Ils n'ont pas tous le même sens :

reprise : intégration de données dans un nouveau système ; terme générique désignant le processus de récupération de données existantes et leur transfert dans un nouveau système, techniquement différent.

migration : transfert simple des données, les structures des systèmes source et cible sont très voisines et bien maîtrisées

rétroconversion ou conversion : le système source diffère considérablement du système cible, les données réimportées doivent être modifiées (= converties) pour entrer dans le nouveau système

intégration ou réintégration : combinaison et consolidation des données issues de plusieurs systèmes sources vers un seul système cible

Une reprise des données peut intervenir dans les cas de figure suivants :

- d'un tableur à un logiciel de gestion de collections muséales,
- d'un système de gestion de bases de données à un logiciel de gestion de collections muséales,
- d'un logiciel de gestion de collections muséales à un autre,
- d'une version d'un logiciel de gestion de collections muséales à la suivante,
- de données disparates à un logiciel de gestion de collections muséales.
Dans tous les cas de figure et quel que soit le périmètre du projet, la cohérence du modèle source et du modèle cible doit être expertisée.
Attention : une reprise annoncée comme une migration ne doit pas devenir une lourde conversion.
Le processus de reprise doit être le plus industriel possible pour ne pas être trop coûteux. Les données une fois transférées ne doivent avoir besoin d'être corrigées à la main par le musée que pour des cas particuliers ou selon un protocole défini à l'avance par le prestataire et le musée.

2- Quels objectifs ?
La reprise des données associée à l'acquisition d'un nouvel outil doit permettre au musée de gagner en efficacité sans rien perdre du travail précédemment effectué et sans retarder ce changement.

Elle répond à plusieurs objectifs organisationnels et qualitatifs :
- exploiter l'information disponible,
- éviter les ressaisies manuelles,
- éviter la perte de données,
- utiliser le nouvel outil le plus rapidement possible dans les meilleures conditions,
- retrouver rapidement l'information première, bonifiée si nécessaire et si possible.

3- Comment s'organise le projet de reprise ?
Il s'agit d'un projet à part entière lié au contexte de changement d'outil et donc de méthode de travail. Il sollicite l'investissement conjoint du prestataire et du musée.

Les grandes étapes d'un projet de reprise des données sont :
    • étude préalable des données,
    • cadrage du projet,
    • définition d'une stratégie,
    • analyse et spécification par le prestataire,
    • conception par le prestataire,
    • tests,
    • récupération des données à partir du système source,
    • réalisation et fiabilisation : traitement selon les règles définies, éventuelle conversion,
    • validation,
    • transfert et bascule opérationnels : import des données - éventuellement traitées - dans le système cible.

4- Quels sont les clés de la réussite ?

La question de la reprise des données source doit être posée par le musée dans son cahier des charges, et donc bien avant l'achat du nouvel outil et le recrutement effectif de l'éditeur - prestataire.
L'étape clé de l'étude des données et de l'analyse du prestataire permettra de ne pas sousestimer la complexité de traitement de certaines données, d'avoir une idée précise de la durée et du moment de l'immobilisation de la base.

Des choix peuvent être faits en amont pour simplifier la reprise (comme la non prise en compte de telle ou telle information non automatisable). Un certain nombre de modifications préalables dans le système source peut être pris en charge par le musée pour nettoyer les données source et faciliter leur traitement.

Il faut essayer au maximum de se projeter dans l'utilisation future de l'outil ; le dialogue avec l'éditeur est alors une aide précieuse à la décision. Par conséquent, s'informer sur ce qui est repris ou non par l'outil est essentiel (par exemple, la reprise de la définition des profils de saisie ou d'affichage n'est pas systématique).

Assurer une reprise des données revient à piloter la conservation de l'information. Une organisation rigoureuse doit y présider.
Elle reposera sur :
    • la désignation d'un interlocuteur identifié dans le musée qui répondra efficacement et dans les délais aux questions du prestataire,
    • des réflexions collégiales pour les questions de fond (choix des corpus, validation des tests, etc.),
    • gérer les calendriers du musée, du projet, du prestataire : la gestion du temps et le respect des échéances sont fondamentales pour mobiliser les équipes au bon moment et ne pas retarder la prise en main de l'outil,
    • planifier les formations de l'équipe : c'est un point fondamental pour que l'équipe s'approprie l'outil sitôt les données réintégrées.

L'étude préalable et l'analyse des données doivent permettre de réunir les éléments pour calibrer l'ambition de la reprise.
Le musée doit déterminer la conduite que devra tenir le prestataire face à certaines situations : par exemple : en cas de sources multiples avec des doublons de notices, le musée doit indiquer la source à privilégier selon sa fiabilité.
Au cours des tests ou du déroulement de la prestation, le musée doit rester réactif. Il peut être nécessaire pour le musée de réagir en cas de problème non prévu lors de l'analyse.

Il est important de valider les choix en pesant le pour et le contre en équipe et que le représentant du musée maintienne un dialogue de qualité avec le prestataire.
Pour ce faire, il faudra s'assurer des moyens mis en œuvre pour échanger (mél, contact téléphonique efficace, prestataire sur place, outil de remontée d'anomalie, etc.)
La qualité du dialogue et des choix repose sur l'écoute et aussi sur le strict respect des délais de part et d'autre.

Comme dans tout projet, il ne faut pas négliger l'accompagnement du changement. Un nouvel outil induit de nouvelles façons de travailler tant seul devant l'écran qu'en équipe. La reprise des données, en ce qu'elle "recycle" les données déjà produites, est un rouage important de cet accompagnement. En cela, la qualité d'écoute, la prise en compte des besoins et l'argumentation des choix par le prestataire représentent des "plus".

Doivent lui être associés également :
    • une information régulière sur l'avancée du projet,
    • la formation de l'équipe afin d'éviter de la déstabiliser au moment de la recherche des données qui ont été importées dans le nouvel outil,
    • assurer une prise de décision collégiale et validée hiérarchiquement.

L'expérience et l'expertise du prestataire et/ou de l'éditeur sont des appuis incontestables pour piloter la reprise des données. Néanmoins, il s'agit de savoir distinguer le conseil technique et organisationnel d'un certain discours commercial. Il faut pouvoir évaluer l'aide à la décision que peuvent vous apporter les compétences de vos interlocuteurs.

L'expérience du prestataire sera jaugée sur :

    • ses précédents chantiers de reprise (références),
    • sa maîtrise dans la connaissance des autres outils,
    • sa maîtrise du suivi de projet,
    • la qualité du dialogue avec les utilisateurs.

Ces éléments sont importants mais le pilote de la reprise doit demeurer le musée. Son rôle sera particulièrement important lors de la phase de tests pour évaluer le résultat futur.

5- Déroulement de la prestation

Afin de préparer la prestation, le musée pourra procéder en amont aux étapes suivantes :
    • identifier les lots de données à reprendre ou non : certains fichiers ou lots de notices peuvent être jugés trop fautifs ou obsolètes,
    • procéder à une éventuelle réparation préalable des données : il est parfois plus simple d'intervenir en masse sur les données à la source qu'une fois importées dans le nouveau système que l'on maîtrisera moins dans l'immédiat,
    • regrouper les lots de données : dans le cas de fichiers disparates, c'est au musée de les regrouper et de les fournir au prestataire sous le format requis,
    • définir plusieurs lots échelonnés ou un seul bloc : en fonction du rythme de travail du musée et de ses impératifs, il peut décider en accord avec le prestataire de diviser la reprise des données en plusieurs lots (par exemple, les lots correspondant aux fonds actuellement récolés ne seront confiés qu'à l'issue des vérifications),
    • réunir toute la documentation technique du système source pour le prestataire.

Afin de préparer la prestation, il faut que le périmètre de la reprise soit parfaitement clair pour le musée et le prestataire. Selon les cas, en plus de la structure et du contenu des notices, le périmètre pourra couvrir :
    • la structure et le contenu des vocabulaires avec la reprise fine des relations,
    • les liens notices / images,
    • les profils personnalisés (saisie, édition, etc.),
    • le paramétrage de la gestion des droits,


Si des éléments ne sont pas repris, il faudra que le musée s'organise pour que l'information soit pérennisée manuellement a posteriori.
Le musée demeurera particulièrement vigilant quant au statut de l'information : réglementaire, documentaire, biens affectés, matériels d'étude… Il expliquera au prestataire les tenants et aboutissants de ces distingos au sein de l'application du musée afin que ces nuances soient respectées lors de la reprise.

Pour pouvoir définir finement la prestation et les traitements éventuels sur les données, le prestataire expertise au préalable :

    • ce qui est effectivement renseigné,
    • l'homogénéité et la qualité des données,
    • la valeur informationnelle,
Ce diagnostic qualitatif permet au musée d'identifier les points faibles et les éléments cruciaux auxquels veiller.
En fonction du diagnostic, le musée pourra choisir de corriger au maximum les erreurs par des remplacements systématiques dans le système source pour limiter le volume de l'extraction.

Le prestataire se consacre ensuite à l'analyse de la compatibilité des deux systèmes. Il met au point la table de correspondances entre le système source et le système cible et en déduit les règles de transformation pour le processus de migration.

Le prestataire doit faire preuve de sa connaissance fine des deux systèmes. De son côté, l'équipe du musée doit savoir, si nécessaire, remettre en question certains partis pris et remanier la charte de saisie en fonction des nouveaux choix.

Le musée accepte la table de correspondance établie par le prestataire, dans l'attente des tests.

Attention aux choix faits car même si on peut demander au prestataire de revoir l'analyse, de fortes contraintes de calendrier pèsent sur ce type de projet.

L'objectif est d'être sûr des bonnes conditions de la prestation et de la qualité du résultat final. Cela permet de déterminer précisément la durée de la prestation.

Le test a généralement lieu un ou deux mois avant la reprise complète des données, sur un échantillon de données représentatif (10 % en général). Les tests simulent des choix et permettent d'analyser les conséquences sur les données.
Le musée doit se préparer à accepter un certain niveau de changement.

A l'issue des tests, certaines anomalies sont levées, la table d'équivalence corrigée et les automatismes de reprise confirmés ou infirmés. Les tests permettent d'identifier la reprise délicate de certains types d'information sur lesquels la vigilance se portera en priorité.
Un second test peut éventuellement être programmé.

La validation des tests par le musée entérine le lancement de la prestation.

Des livrables sont transmis à l'issue des tests :

    • table de correspondances,
    • liste des cas de figure problématiques, traitements opérés pour y remédier, volumétrie de ces cas de figure,
    • calendrier de prestation,
    • rapports d'étape et de synthèse.

Comme évoqué précédemment, la reprise peut éventuellement s'accompagner de traitements automatisés pour convertir, corriger les données identifiées comme problématiques lors de l'analyse et des tests.
Il peut s'agir de :

    • suppression des valeurs aberrantes (données obsolètes, inutilisées et des doublons),
    • correction de format (date...),
    • passage d'une information d'un champ à un autre,
    • fusion de champs,
    • correction de lacunes d'information (unité de mesure...),
    • intervention sur erreurs répétées de saisie.

Si de nouvelles méthodes sont adoptées, elles doivent être pérennisées dans la charte de saisie à modifier en conséquence.

L'import des données source dans le système cible sont terminées. Il revient au musée de faire certains contrôles, notamment sur :

    • la structure des notices,
    • l'intégrité du contenu des notices,
    • la structure des vocabulaires (comparer le nombre de termes avant et le nombre de termes après),
    • la fiabilité de la recherche,
    • la fiablité des statistiques produites avec le logiciel cible (inventaire récolement),
    • la qualité des éditions.

A l'issue du projet de reprise, le prestataire remet un bilan de projet.
Certains ajustements sont encore éventuellement possibles de la part du prestataire s'ils sont précisement justifiés par le musée.
Les indispensables formations assurées par le prestataire et éventuellement en interne doivent être programmées pour l'équipe selon un calendrier qui facilite la bonne prise en mains de l'outil déployé et l'appropriation du nouvel environnement des données.
La charte de saisie devra être prête et diffusée aux membres de l'équipe intervenant sur la base. La charte peut servir à réaliser un guide d'interrogation de la base pour les consultants extérieurs par exemple.
C'est aussi le moment pour le musée de s'organiser afin de pouvoir réduire très vite le volume des données à reprendre "à la main". Cette reprise manuelle aura été anticipée. Elle est à intégrer dans la charte de saisie pour expliquer la conduite à tenir en tel ou tel cas.



POINTS A RETENIR

Le pilotage de la reprise des données est désormais indissociable de l'acquisition ou du changement d'outil de gestion de collections.

Cela consiste à :
- procéder à l'analyse fine des données existantes,
- sélectionner et d'extraire les données existantes sur les collections de leur-s système-s source (fichier bureautique, SGBD, base de données d'outil de gestion de collections...),
- éventuellement les corriger au préalable ou de façon automatisée,
- et enfin les transférer avant leur transfert dans le nouvel outil.

C'est une problématique stratégique qu'il faut aborder comme un projet à part entière.
L'équipe du musée sera partie prenante avec le prestataire. Un dialogue de qualité permettra d'anticiper certains problèmes, de réagir aux problèmes posés par la qualité des données et les méthodes de travail et de se projeter dans l'utilisation du nouvel outil.

L'équipe du musée devra particulièrement s'impliquer dans :
- la réponse précise au prestataire lorsque celui-ci rencontre des difficultés lors de l'analyse ou de la reprise,
- la validation de l'analyse, des tests et du résultat final,
- l'appropriation du nouvel outil.

De la qualité du pilotage de la reprise découleront :
- la rapidité de la prise en mains du nouvel outil,
- un gain de temps et d'efficacité sans régression par rapport à l'ancien système,
- une meilleure organisation (modifications de méthodes, formations, charte de saisie...).




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