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Pilotage de l'informatisation des collections


Méthodologie

Conduire un projet d'informatisation des collections

Choisir un outil destiné à l'informatisation des collections

La fonction d'administrateur de base de données dans un musée

Piloter la reprise des données

Rédiger et mettre en oeuvre une charte de saisie pour une base de données muséale

Principes de sauvegarde des données informatiques

Gérer la conservation des documents numériques



Colloques

"Les musées de France à l'heure du numérique : travailler en réseau, réutiliser et contribuer", journée organisée par la sous-direction des Collections du service des musées de France. Paris, 7 juin 2013. nouveau


"Informatisation, numérisation et mise en ligne des collections des musées de France", journée organisée par la sous-direction des Collections du service des musées de France. Paris, 8 juin 2012.

Actes de la journée d'étude et table ronde"Bases de données documentaires : état des lieux et perspectives" organisée par le département des Collections de la Direction des musées de France, 22 mai 2007.



Ressources documentaires

Modèle de cahier des charges d'informatisation des collections de musée

Guide "Conservation à long terme des documents numérisés", publié par le ministère de la Culture et de la communication en avril 2008 (fichier pdf)

Glossaire des techniques de l'information


Questions fréquement posées...

Quel est le rôle du responsable scientifique du musée lors d'une campagne d'informatisation des collections ?

Quelle que soit la taille de l'équipe, que le musée fasse appel à de la sous-traitance ou que l'informatisation soit réalisée avec les ressources internes, le responsable scientifique du musée doit jouer le rôle de pilote du projet.

Existe-t-il une norme de description des objets de musées ?

Pour faciliter la démarche d'inventaire et de documentation des objets acquis ou reçus en dépôt, l'équipe du Catalogue collectif des collections des musées de France du service des musées de France a constitué, en collaboration avec les équipes de nombreux musées, une méthode de rédaction informatisée des notices d'objets de musées (alliant les notions d'inventaire réglementaire et de base documentaire). Cette méthode, validée en 2005 par le Département des Collections et l'Inspection générale des musées, est préconisée par le service des musées de France pour informatiser un objet, quelle que soit sa nature (archéologie, arts décoratifs, beaux-arts, ethnologie, sciences et techniques, histoire), que celui-ci soit exposé dans les salles ou conservé dans les réserves. Elle repose sur de bonnes pratiques répandues dans un grand nombre de musées de France depuis plus de trente cinq ans. Se conformer à cette méthode facilitera considérablement les échanges d'informations entre musées, quel que soit le logiciel utilisé.

Quel est le meilleur logiciel de gestion des collections ?

Le service des musées de France ne recommande pas un outil particulier (en revanche, une procédure de validation des modules réglementaires et de l'export Joconde est proposée aux éditeurs d'outils de gestion de collections qui le souhaitent). Le meilleur logiciel est celui qui s'adapte le mieux à vos besoins. Or, les besoins peuvent varier d'un établissement à un autre. Il est donc indispensable de faire un cahier des charges précis préalablement à l'acquisition d'un outil informatique.

Existe-t-il un thesaurus produit par le service des musées de France ? Puis-je le récupérer dans ma base de données ?

Le service des musées de France mutualise depuis des années les différents thesauri utilisés par les musées. Pour chaque domaine spécifique, des vocabulaires ont été élaborés par des musées spécialisés dans ce domaine, mais avec l'objectif de pouvoir être utilisés aussi bien par des spécialistes que par des non spécialistes. Vous pouvez librement télécharger ces thesauri. Certains sont même intégrés directement - et gratuitement - dans les outils de gestion des collections, à condition d'en faire la demande à votre prestataire.

Existe-t-il une liste d'autorité des noms d'artistes ?

Vous pouvez consulter et télécharger la liste alphabétique des auteurs / exécutants mutualisés sur Joconde. Vous pouvez consulter la méthode de rédaction des notices sur ce point spécifique.

Quelle est la différence entre Domaine, Désignation et Département ?

Dénomination, désignation, domaine... les dictionnaires de la langue française ne font pas apparaître de véritables différences entre ces termes. Il a donc été décidé par un ensemble de musées de se conformer aux usages suivants : On entend par "Domaine" les grandes catégories liées à un support de conservation (peinture, sculpture...), à une utilisation (vie domestique, croyances - coutumes... ), à une civilisation / un secteur géographique / une chronologie (gallo-romain, celte...), ou à une discipline scientifique (ethnologie, archéologie...). Dans certains musées, la notion de domaine peut recouper celle de grands départements de conservation. Consultez à ce sujet la liste donnant les définitions et usages des termes du champ Domaine. On entend par " Désignation " la manière d'appeler un objet par un nom qui en exprime la forme et, implicitement, l'image (assiette, épée...). Fréquemment, la notion de "désignation" englobe celles du "titre", de la "dénomination" et de l'"appellation".

Comment faire en sorte que la base de données du musée soit le mieux gérée possible ?

A partir d'un certain volume de données sur la base de gestion de collections, il est souhaitable qu'une personne référente - l'administrateur de la base - soit le garant de sa cohérence, sa qualité et sa sécurité.

Comment faire en sorte que l'équipe du musée utilise et intervienne sur la base de données des collections de façon homogène ?

Dans l'idéal, le pilotage de la base doit être assuré par une personne du musée jouant le rôle d'administrateur. C'est à lui que reviennent la rédaction et la mise en oeuvre d'une charte de saisie. Ce document regroupe les consignes précises et détaillées pour la saisie des informations dans les différents champs de la base de données du musée. Il a pour double objectif d'améliorer l'efficacité du travail des agents du musée intervenant sur la base de données et d'assurer l'homogénéité des informations et leur fiabilité lors de la consultation.

Comment ne pas risquer de perdre mes données (notices de la base et images liées) ?

Il faut veiller à mettre en place une politique de sauvegarde, et à la tester. Celle-ci est extrêmement importante et s'intégrera dans la conservation à long terme des documents numérisés. N'hésitez pas à vous faire conseiller par des informaticiens.


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