logo espace professionnel - récolement informatisé



Journée d'étude : Les archives et la documentation dans le cadre du récolement
Saint-Germain-en-Laye, 25 octobre 2012


Intervention dans le cadre de la table ronde "Documentation, archives, collections dans les musées : quelles frontières ?"
Les archives du musée national du château de Malmaison et de Bois-Préau
par Elisabeth Caude, conservatrice en chef du patrimoine, musée des châteaux de Malmaison et de Bois-Préau

Les archives du château de Malmaison constituent un fonds homogène depuis le début du XXe siècle, plus précisément depuis les 14 décembre 1903, date de la donation à l’état français par Daniel Iffla dit Osiris, acquéreur de la demeure en 1896 et 25 janvier 1904, date de l'acceptation de cette donation par l’état.
A côté de ce fonds qui correspond à l'administration du musée, figurent nombre d'archives plus anciennes : d'une part les vestiges du terrier de la demeure et d'autre part une collection très importante d'autographes et de correspondances anciennes, entrées dans le musée par voie d'achats ou de dons grâce à une politique ciblée.
En prélude on rappellera le statut privé de Malmaison à l'origine qui a une incidence sur la constitution et le destin des archives. La demeure a connu une longue histoire de dévolutions par voie successorale ou d'achats, à la différence de résidences souveraines :
• l'impératrice Joséphine, son fils le prince Eugène et sa veuve ( 1799-1827)
Jonas Hagerman ( société puis personnel) ( 1827-1842)
• la reine régente puis reine douairière d'Espagne, Marie-Christine- Fernande de Bourbon-Siciles ( 1842-1861)
• l'empereur Napoléon III ( 1861-1870)
• l’état français ( 1870-1877)
• 3 familles différentes : Gautier / Crépinet-Maheu/ les d'Albuféra ( 1877-1896)
• Daniel Iffla dit Osiris ( 1896-1904)

1. ARCHIVES HISTORIQUES DU CHATEAU : le terrier
Malmaison a conservé une partie de son terrier ancien en dépit des ventes successives de la demeure.
Ces papiers, constitués de titres de propriété pouvant remonter au XVe siècle ou de documents domaniaux, sont renfermés dans des dossiers dont les chemises et les cotes se réfèrent soit à la succession de l'Impératrice soit à celle de Jonas-Philip Hagerman en 1839. Ils constituent des dossiers thématiques : gestion et procès sur les eaux, titres de propriété, acquisitions XVe-XVIIIe siècles, ventes Barentin, d'Aguesseau, acquisitions Lecouteulx révélant une politique foncière avisée...
Le relevé de la numérotation des chemises aussi bien du temps de l'Impératrice que celui d'Hagerman pourra utilement être comparé avec les inventaires après décès de 1814 et de 1839 : il permettra de mieux cerner la part conservée de nos jours par rapport au fonds initial.
Le classement de ces papiers a été conduit par Mme Samoyault quand elle était conservateur à Malmaison. L'inventaire analytique a été réalisé sur fiches. Les documents ont été restaurés, foliotés et leur conservation est assurée dans des boîtes neutres Atlantis. Le terrier n'est pas inscrit à l'inventaire. Le récolement consistera donc à vérifier la foliotage et à s'assurer de la correspondance entre les pièces d'archives et le fichier de dépouillement analytique.

2. FONDS d'ARCHIVES PRIVEES
Sont entrées dans les collections du château par voie d'achat ou de dons de nombreux documents d'origine privée qui ont trait à l'histoire de la demeure, à celle de ses différents propriétaires, à la constitution des collections aussi bien au temps de l'Impératrice que depuis l'ouverture du musée... Ces pièces sont inscrites à l'inventaire. Les modalités de l'inscription sur le registre d'inventaire ont varié dans le temps mais le principe le plus fréquent est celui d'une inscription pièce à pièce, induisant un enregistrement analytique sur le livre d'inventaire. Plus récemment l'entrée dans les archives de Malmaison de dossiers issus de la gestion de l'intendant de Malmaison à l'époque des Beauharnais, du prince Eugène puis de la princesse Auguste-Amélie, et plus largement de dossiers constitués de façon organique comme provenant des archives mêmes de la demeure au cours du XIXe siècle, oblige à une évolution de la pratique avec une inscription sur l'inventaire de ces archives d'origine privée au niveau des dossiers avec indication du foliotage. Le récolement de ces dossiers dès lors se fondera sur leur foliotage et une analyse du fonds placée en tête des dossiers.
Un rangement thématique a été organisé anciennement et son plan de classement, certes un peu surprenant, doit pour l'instant être maintenu. A l'intérieur de ces thématiques, les archives sont rangées par entrée avec parfois des regroupements de cotes. Ce classement présente l'inconvénient de se déséquilibrer progressivement en raison des orientations de la politique d'acquisitions et de rendre plus difficile le rangement pour les accroissements.
Le matériel de conditionnement est neutre ; les documents sont le plus souvent estampillés ; ils ne sont pas en revanche foliotés. Le récolement à partir du rangement matériel des documents a été porté sur un extrait numérisé des archives à partir de l'inventaire: il a permis de repérer les pièces qui n'avaient pas été inventoriées. Il reste maintenant à vérifier les pièces non repérées qui se trouvent en fait rangées ailleurs (exemples : le fonds d'arts graphiques renferme une série d'affiches politiques...). Le récolement a permis de vérifier les critères d'estampillage, foliotage et cotation des documents.

3. ARCHIVES DU MUSEE : archives administratives

3.1. Registres d'inventaires :
Outre des inventaires spécifiques pour les musées de l'île d'Aix et d'Ajaccio ainsi que pour les collections des domaines français à Sainte-Hélène, les inventaires de Malmaison s'organisent en deux grande séries :
• l'inventaire 40-47 en 4 volumes
• l'inventaire ouvert au 25/10/1951 ( actuellement 4 volumes), avec inscription rétroactive.
Ces inventaires ont été numérisés jusqu'en 2004. La poursuite de la numérisation est inscrite dans les priorités. Les registres sont conservés en sécurité. Ils ont été restaurés en 2012.

3.2. Archives anciennes du musée : tranche 1906-1960
Ces archives couvrent la période 1906-1963 et sont classées par conservateur en charge du musée : Pallu de La Barrière (1905-1907), Ajalbert (1907-1917), Bourguignon (1917-1947), Billiet (1946-1956), Schommer (1956-1963).

Ce fonds doit faire l'objet d'un répertoire numérique en englobant des registres anciens et la série des agendas annuels (1917-1959) dans lesquels sont mentionnés des événements importants et le nombre de visiteurs.

3.3. Archives du musée : tranche 1960-2000
Cette tranche d'archives est conservée dans une des caves du château de Bois-Préau, équipée de rayonnages métalliques. Le local est parfaitement sécurisé. Il est inscrit dans une ronde journalière.
Un travail de ménage, de tri (matériel de classement hors d'usage (revues comme Points de vue, Gazettes de l'hôtel Drouot...) et d'élimination doit être réalisé. Des séries pourront faire l'objet d'éliminations tels les relevés d'hygrométrie (au moins 4/5 m pour la période 1959-1995, conserver un échantillonnage) après établissement d'un bordereau d'élimination. Les affiches devront être regroupées avec un fonds déjà conservé à Malmaison.
Les archives sont assez facilement identifiables : elles sont classées dans des grosses chemises entoilées indiquant leur contenu ; les travées suivent une certaine logique ; néanmoins le classement devra distinguer trois fonds différents : celui du musée-château proprement dit, celui de la régie des recettes RMN et celui enfin de la Société des amis de Malmaison. L'évaluation est d'environ 80 ml.
Pour le fonds des archives du musée, plan de classement et répertoire numérique détaillé devront être établis (gestion administrative, chronos de courrier, travaux et restaurations semblent les thématiques les plus fournies). Les dossiers relatifs aux aménagements muséographiques et aux restaurations pourront livrer d'utiles informations sur le musée et le suivi des collections.

3.4. Archives intermédiaires
Depuis 2009, les archives intermédiaires ( hors Secrétariat général ) font l'objet de versements dans une salle de documentation aménagée au rez-de-chaussée du bâtiment des œillets, salle sécurisée et aux bonnes conditions climatiques.
Chaque versement est accompagné d'un bordereau de versement (type répertoire numérique détaillé).
Les archives sont conditionnées en cartons cauchard.

3.5. Archives courantes
Les archives courantes ne font pas l'objet d'un plan de classement. Une réflexion globale a été entamée pour établir un plan de classement comprenant les archives du SG, du service des publics, de la régie, des jardins.

4. DOCUMENTATION
La bibliothèque renferme le fonds des dossiers d'œuvres et des dossiers de documentation concernant l'histoire de Malmaison, celle du domaine, de l'Empire, celle des collections, dépôts… (300 boîtes ainsi que plusieurs travées de dossiers suspendus). Ces boîtes, en libre accès, sont bien identifiables et classées, avec une aide informatisée à la recherche. Ces dossiers de documentation, notamment pour certaines séries anciennes et les dossiers d’œuvres, devront faire l'objet d'un examen car ils contiennent parfois des œuvres manuscrites inscrites à l'inventaire.
Toute consultation de la documentation par des personnes étrangères au service est placée sous l'autorité et la vigilance de Mme Bouin, avec accord du directeur. Toute consultation d'archives conformément aux règles suit la même procédure après avis du conservateur responsable des archives.

Conclusion
Le musée national de Malmaison et Bois-Préau s'est engagé avec détermination dans une politique de gestion de ses archives dans la mesure où il conserve des fonds traditionnellement liés à l'histoire de la demeure, du musée et de ses collections. Un programme d'action a été établi et intégré au projet scientifique et culturel afin d'organiser de façon rationnelle et efficace la gestion de ses archives. Le but est d'obtenir une convention d'autonomie avec le service interministériel des archives de France.



  • plan du site | 
  • crédits |
  •  mentions légales |