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Journée d'étude : Les archives et la documentation dans le cadre du récolement
Saint-Germain-en-Laye, 25 octobre 2012


Intervention dans le cadre de la table ronde "Documentation, archives, collections dans les musées : quelles frontières ?"
Yves Carlier, conservateur en chef du patrimoine, musée des châteaux de Versailles et de Trianon

La conservation du château de Versailles est une des directions de l'Etablissement public. Depuis un peu moins de deux ans, la conservation est divisée en trois départements dont un dénommé département des ressources documentaires.

Ce département regroupe le service des archives avec trois personnes, le service de la bibliothèque (deux personnes), le service de la documentation (deux personnes), la cellule de récolement (trois personnes), plus la gestion de la base informatisée des collections avec deux personnes : une a en charge la gestion des dépôts et une autre la création d'une photothèque numérique centralisée, gère tout ce qui relève des collections sur le site internet et organise des campagnes photographiques de la RMN ou du photographe de la conservation, ce dernier dépendant aussi du département. La position du département est transversale car elle travaille avec pratiquement tous les services de l'établissement.

C'est donc le département des ressources documentaires qui organise les campagnes dans le cadre du récolement décennal. Les données recueillies lors des opérations de récolement sont versées dans la base informatisée des collections, laquelle est ensuite consultable a des degrés divers par d'autres services du château : les agents en charge de la sécurité incendie ou de la surveillance (essentiellement pour les localisations), la régie des œuvres, le service du public, le service de la communication, la direction de l'architecture. C'est à partir de la base informatisée que sont extraites les données pour la mise en ligne des collections ; seules les œuvres récolées sont mises en ligne et les modifications que peuvent introduire les documentalistes sont automatiquement moissonnées.

Pour ce qui concerne le sujet, les archives, Versailles est donc doté d'un service des archives qui a fait l'objet d'une convention entre l'établissement public et la Direction des archives de France. Constatant que "Sources de son histoire, les archives produites par l'EPV sont un outil nécessaire à la réalisation des missions qui lui ont été assignées par le décret n° 95-463 du 27 avril 1995 modifié (création de l'établissement public)... l'établissement public s'est doté d'un service d'archives et a souhaité bénéficier d'une autonomie de gestion de ses archives telle que la prévoit l'article L 212-2 du code du patrimoine".
Il s'agit essentiellement d'une délégation de service, le contrôle scientifique et technique étant assuré par la DAF via le directeur des archives départementales des Yvelines. De son côté l'établissement public s'est doté d'un service répondant à la loi des archives avec, comme conséquences : obligation de recevoir le public donc d'être aux normes (handicapés notamment), opérer les campagnes de collecte, de tri, de traitement et de conservation des archives produites par l'établissement, ainsi bien entendu de mettre à disposition les documents aux lecteurs en respectant le cadre légal (délai de transmission pas exemple). Les archives proviennent des différents services travaillant au château depuis le Premier Empire essentiellement :
• agence des architectes des bâtiments de l'Empereur ou du Roi, puis agence des Architectes des Bâtiments civils et Palais nationaux (qui étaient également conservateurs du Domaine) et, maintenant, les versements des Architectes en chef des Monuments historiques.
• régie des châteaux de Versailles et de Trianon qui, après leur extinction, furent remplacées par la Conservation du château. • différentes directions depuis la création de l'Etablissement public.
Il existe quelques archives privées : le fonds Alfred Marie ou bien un herbier du parc de Versailles collecté par une association locale.
Par inclinaison personnelle de sa responsable, le service des archives conserve les photographies (mais ne peut les diffuser ni les exploiter directement à cause de la convention liant l'établissement à la RMN). Une partie des photos étant portée sur les inventaires devra faire l'objet d'un récolement dans le cadre du récolement décennal.

Le service des archives est en cours de réflexion pour se doter d'un logiciel de gestion.
En revanche il utilise le logiciel de gestion des collections de l'établissement pour une valorisation des œuvres à caractère "patrimonial" (dessins, plans ou photographies essentiellement) pour une mise en ligne par exemple.
Le projet est d'équiper le service des archives d'un logiciel de gestion propre pour son bon fonctionnement, tout en utilisant le logiciel de gestion des collections du château pour une utilisation "non archivistique" des pièces jugées comme devant être diffusées.



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