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Journées d'étude sur le récolement décennal dans les musées nationaux
Saint-Germain-en-Laye, 24-25 novembre 2011


L'informatisation des collections dans le contexte du récolement décennal
Laurent MANŒUVRE, chef du bureau de la diffusion numérique des collections, service des musées de France
Carine PRUNET, adjointe au chef du bureau

Les procédures d’inventaire et de récolement des biens affectés et déposés imposent de nouvelles méthodes de travail aux équipes des musées. Jusqu’alors manuscrites, cantonnées à des registres ou dossiers "papier", ces procédures s’informatisent et amènent les musées à produire et gérer des informations réglementaires sur leurs collections, à une nouvelle échelle et pour de nouveaux usages.

La circulaire n° 2006/006 du 27 juillet 2006 relative aux opérations de récolement des collections des musées de France détaille la mise en œuvre du récolement et ses conséquences. Sans que l'outil informatique soit privilégié dans cette circulaire, il s'avère que toutes les étapes du récolement peuvent bénéficier de ses atouts. L'informatisation aidera à organiser et rationaliser la préparation des campagnes de récolement, la structuration et la saisie des fiches de récolement illustrées, la rédaction du procés-verbal, la production automatisée des listes réglementaires et le recueil des données statistiques.

A condition de reposer sur une organisation solide et une sauvegarde fiable des données créées, l'informatisation peut aider considérablement à faire aboutir la procédure du récolement en offrant la possibilité d'accès, de traitements multiples et de centralisation de l'information à tout moment. Si la procédure administrative du récolement s'accompagne d'un souci de rationalisation de l'information sur les collections, le musée y gagnera à tous les points de vue et sur le long terme.
Cette rationalisation passe par la centralisation de l'information sur un même système. Une économie de saisie doit être mise en place. La base de données du musée fera donc faire cohabiter différents niveaux d’information - des données documentaires et des données réglementaires - de façon cohérente et sécurisée. Les informations réglementaires, qui revêtent une importance administrative particulière, un caractère infalsifiable et parfois confidentiel, doivent être informatisées et sauvegardées de façon spécifiquement organisée et rigoureuse.

Si le musée ne centralise pas encore l'information sur les collections au sein de la base de données de l'outil de gestion de collections, il faut préalablement procéder :
- à l'identification des sources informatisées disséminées au sein du musée ;
- au regroupement physique des informations pour constituer une source informatisée de référence sur un maximum d'objets.

On veillera ensuite à construire collégialement une méthodologie d'informatisation centralisée qui mette en place une chaîne documentaire via la base informatisée du musée et un circuit de validation des données saisies.

Cette stratégie correspondra à l'organisation des opérations de récolement et prendra en compte les moyens humains, matériels et techniques ainsi que le contenu à saisir (structure de la fiche de récolement, profils et charte de saisie).

Cette méthodologie prendra en compte le type d'outil retenu pour récoler (tableur, systèmes de gestion de bases de données ou logiciels documentaires, outils de gestion de collections, dotés ou non d'un module spécifique de récolement validé par le service des musées de France).

Les informations relevant du marquage des œuvres, vérifié voire effectué lors du récolement, doivent être également informatisées. Il peut être utile pour des collections numériquement importantes d'avoir recours au étiquettes code à barres ou aux étiquettes radio-fréquences (RFID).

L’offre des sociétés éditrices des logiciels de collections de musées évolue dans ce sens sur le marché français. C’est pourquoi le service des musées de France a mis en place une procédure de validation des modules réglementaires de ces outils. Les sociétés qui le souhaitent font donc expertiser leurs produits, les développent ou les aménagent en fonction des spécifications édictées par le bureau de la diffusion numérique des collections et du bureau de l’inventaire et de la circulation des biens culturels.
Cette procédure a pour objectif principal de fiabiliser les outils proposés aux musées, en particulier du point de vue de la praticité et de la conformité réglementaire des processus informatisés qu’ils mettent en œuvre. C’est une garantie supplémentaire offerte aux musées pour améliorer l’efficacité et la qualité de leurs travaux.



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