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Journée professionnelle "Les musées à l'heure du numérique : travailler en réseau, réutiliser et contribuer"
Paris, 7 juin 2013


Joconde et le portail des collections des musées de France : travailler en réseau ou fédérer
Carine Prunet, bureau de la diffusion numérique des collections, service des musées de France


Les musées de France forment une communauté hétérogène de par la diversité de leurs statuts, de leurs collections, de leurs moyens et de leur rayonnement. Mais ils forment bel et bien une communauté. Le code du patrimoine prend en compte cette diversité, notamment celle des modes de gestion ; tout en fixant, par l'exigence du respect de règles scientifiques et culturelles liées à l'attribution et au maintien de l'appellation, un ensemble de missions et de critères d'excellence communs aux musées de France.

Les musées territoriaux sont par nature des établissements décentralisés. Disséminés sur le territoire, ils se constituent, nous l'avons vu au travers des trois interventions précédentes, en réseau, à des échelles territoriales et administratives différentes, afin de mutualiser leurs points forts, valoriser ensemble leurs données et faciliter l'accès du public aux collections publiées sur le web.

Dans ce paysage, quel peut-être le rôle d'une administration centrale telle que le service des musées de France, en matière d'informatisation des collections muséales ? Il est multiple et simple à la fois ; il se positionne à différents stades de l'avancement du projet d'informatisation des musées. Ses composantes sont le conseil et l'expertise en amont, l'accompagnement et la formation continue, la diffusion et la valorisation des collections par la constitution d'un catalogue collectif des collections, prenant place sur le site Joconde.

Tout d'abord donc, le bureau de la diffusion numérique accompagne les musées en amont de leur informatisation par des actions de conseil et d'expertise. Ces actions sont destinées à sensibiliser les musées à l'urbanisation de leur système d'information, à la fois pour faciliter le travail des équipes scientifiques et pour renforcer la cohérence des informations sans ressaisie.
En effet, la connaissance des collections, liée aux impératifs du récolement décennal et de la maîtrise des inventaires, impose de nouvelles méthodes de travail aux équipes des musées. Les bases de données, utilisées jusqu'ici à des fins purement documentaires, se sont enrichies de fonctionnalités destinées à gérer l'intégralité du cycle de vie d'un objet muséal. De la préparation d'une acquisition à la valorisation des collections sur le web, en passant par la régie des œuvres, tous les aspects sont désormais couverts par les outils de gestion de collections mis sur le marché français par des éditeurs privés. Chaque corps de métier intervenant au sein du musée : documentaliste, responsable administratif des collections, photographe, régisseur, restaurateur, inscrit ses informations relatives aux collections dans ce qui tend à devenir un dossier d'œuvre dématérialisé. Il est à noter que le service des musées de France s'est toujours refusé à privilégier un outil de gestion de collections plutôt qu'un autre et que le choix appartient à chaque établissement en fonction de ses besoins, de ses moyens et de son contexte.
Néanmoins, l'émergence de nouveaux produits et les impératifs réglementaires ont rendu nécessaire un certain encadrement du développement de fonctionnalités liées au récolement et à l'inventaire, comme à l'export vers Joconde. Le service des musées de France met ainsi en place une procédure de validation des modules réglementaires de ces logiciels afin de garantir aux musées leur adéquation avec les exigences de la réglementation. Cette validation assure la faisabilité technique et la conformité réglementaire de l'édition informatisée des registres d'inventaire (de la saisie à l’impression des registres légaux) et de gestion de la procédure de récolement décennal (de l’organisation des campagnes à la constitution des procès-verbaux et des listes réglementaires du récolement). Les spécifications - aucune ressaisie, ni perte d'information, accompagnement de l'utilisateur et automatisation intelligente - sont suffisamment génériques pour que les particularités de chaque logiciel soient respectées. Les objectifs sont de fiabiliser les outils par des formats de saisie et d'édition dédiés, une structure d'information homogène et une sécurisation des données, d'informer les équipes et d'obtenir la mutualisation des développements pour tous les clients musées de France d'une société éditrice de logiciel.

Le soutien apporté aux projets des établissements (acquisition d'outils de gestion, informatisation, numérisation des collections, usages de technologies innovantes) participe de cette dynamique. Il faut saluer également le dialogue entretenu sur ces questions avec les conseillers musées des directions régionales des affaires culturelles. Souhaitons que les années à venir consolident encore ces liens.

L'espace professionnel du site Joconde (10.000 consultations par mois), constamment enrichi, rassemble de nombreuses ressources méthodologiques au cœur des préoccupations et des pratiques muséales : inventaire informatisé, récolement informatisé, pilotage de l'informatisation, numérisation, prestataires. Cet outil prolonge le travail de conseil de l'équipe sur le terrain avec les musées et son offre de formation. Une lettre d'information trimestrielle, diffusée à tous les musées de France, est un relais précieux, qui a fidélisé son lectorat.
Les conseils techniques en accord avec la réglementation et les méthodes du travail documentaire constituent également la dominante du blog du site Joconde. Ses articles hebdomadaires, qu'il s'agisse de retours d'expérience de professionnels du patrimoine ou de points d'actualité, contribuent et encouragent le partage de bonnes pratiques en matière d'informatisation et de numérisation des collections.
Rendre possible le partage et l'échange d'informations, conserver et mutualiser les conseils, diffuser les informations et les outils de référence, c'est favoriser la montée en compétence des équipes sur le terrain. C'est aussi animer un réseau en fédérant les bonnes pratiques, avec l'idée que vous, les professionnels des musées, au plus près des collections et des attentes du public, êtes les meilleurs prescripteurs.

Car il s'agit bien, en parallèle, de fédérer les précieuses données sur les collections, fruit de ce travail exigeant de recherche qui est pour beaucoup d'entre vous, votre quotidien. L'ensemble de ces actions de conseil a en effet pour objectif final de permettre aux musées de produire des notices illustrées de qualité, rédigées au plus près des collections, déclinables pour de multiples utilisations, au sein du musée et à l’extérieur. Cette qualité facilite notamment l'échange d’informations cohérentes entre musées, dans le cadre d’expositions, de demandes de restauration au C2RMF, de demandes de mouvements d'œuvres… Enfin, elle est incontournable pour la diffusion et la valorisation des collections, quel qu'en soit le vecteur, local, régional ou national.

Les sites régionaux, souvent portés par les associations de conservateurs, en partenariat avec la direction régionale des affaires culturelles et la Région, valorisent tant l'actualité des musées que leurs collections permanentes à travers des bases de données ou des présentations thématiques plus approfondies. Lorsqu'une base de données commune est mise en place, il se révèle encore indispensable qu'au delà des outils, les méthodes, les thésaurus et les modèles de données soient partagés.
C’est un travail lourd et exigeant que de mettre au point cette harmonisation commune et pluridisciplinaire des données. Cela nécessite de définir - à partir d’outils de travail dédiés à la gestion des collections - une stratégie éditoriale combinant des priorités équitables de mise en ligne tant au niveau des corpus que du degré de finesse de l’information, sans oublier la qualité de la prise de vue. Ce sont des chantiers ambitieux et de longue haleine. Quoi qu’il en soit, si les conventions sont communes et partagées, la qualité des données et des images sera le plus souvent assurée au plus près des collections, c’est-à-dire par le musée lui-même.

La base nationale Joconde fonctionne sur ce principe : les notices reversées et mises en ligne sont extraites des bases de données des musées par le biais d’un programme d’export qui met une partie des informations au format requis. Elle s’est imposée au fil des trente dernières années comme le support national de la diffusion des collections des musées de France. La mise en ligne des contenus (environ 500.000 fiches descriptives d'objets exposés ou en réserves) et des images, sans exploitation commerciale, atteste de la prise en compte des missions permanentes assignées aux musées de France, notamment assurer l'égal accès de tous à la culture. L’enjeu du catalogue collectif des collections des musées de France est également stratégique. Il tend à fournir une visibilité pour l'administration centrale afin de l’aider à mettre en œuvre une politique fine et cohérente concernant les collections (acquisitions, dépôts), à la fois sur la nature de ces collections ainsi que sur les acquisitions faites par les établissements.
Une autre composante est « comptable ». Il s'agit de permettre à tout citoyen de connaître l'utilisation qui est faite des deniers publics pour l'enrichissement du patrimoine muséal, mais aussi de valoriser les actes de générosité (donations) dont bénéficient régulièrement ces établissements.

Quoi qu’il en soit, conçue initialement pour des conservateurs de musées, Joconde bénéficie désormais d'une audience internationale, qui déborde très largement le cercle d'initiés. La nature des données, la diversité des informations, les images, en font un outil grand public.
Joconde est la base la plus interrogée du ministère de la Culture avec un million de sites visiteurs par an et 7,8 millions d'images vues en plein écran. Si les statistiques de consultation manifestent une véritable soif de collections en ligne par tous types de publics, force est de reconnaître que le fonctionnement sur lequel sa mise en œuvre repose est fragile. Le dialogue scientifique et technique est assuré par une équipe de quatre personnes dont deux se consacrent au versement et à la valorisation des notices sur Internet. Dans ces conditions, difficile de garder le cap d’une stratégie éditoriale; difficile de concilier au quotidien réactivité, rapidité de mise en ligne et cohérence des contenus interrogeables.

Fédérer l'accès aux données est le recours apporté par certains portails de collections à l'embûche de la standardisation. J'en veux pour exemple le moteur de recherche Collections mis en œuvre par le ministère de la Culture, qui moissonne le plus petit dénominateur commun compatible au Dublin Core de plusieurs dizaines de bases et sites patrimoniaux et rebondit vers les données sources. Mais là encore, il faut trouver le moyen de parler le même langage, même entre machines.

En ce qui concerne Joconde, parvenu à ce seuil critique et afin d'améliorer encore la représentativité des collections des musées de France, le service des musées de France doit définir des priorités en termes de reversement. De nouveaux musées partenaires seraient incités à contribuer au catalogue tandis que les partenaires actuels diversifieraient et actualiseraient leurs contenus et leurs images. De plus, la publication sur Joconde des biens acquis avec l'aide du Fonds Régional d'Acquisition pour les Musées constituerait l'une de ces priorités.
La qualité des relations entre le service des musées de France et les collectivités territoriales en ce domaine plaide pour la légitimité d'un nouveau schéma de fonctionnement, équilibré, entre les plans local et national.

Face au contexte généralisé de non renouvellement des effectifs, de nouveaux modes de collaboration avec les musées seront explorés. D’ores et déjà, des réflexions sont en cours avec plusieurs régions pour aménager cette récupération directement de la base régionale vers Joconde, évitant ainsi à chaque musée individuellement une procédure technique supplémentaire. L’objectif est à terme de permettre aux collectivités territoriales d'être plus directement partie prenante dans la publication de leurs données au sein du catalogue collectif et, d'autre part, de rendre possible le recentrage du service des musées de France sur son rôle de conseil et d'expertise.
Fournir un cadre à géométrie variable, assouplir la sacro-sainte nomenclature, trouver de nouveaux modèles de données, de nouveaux modes de référencement, naviguer autrement dans les contenus grâce au web sémantique avec le projet JocondeLab dont il sera question cet après-midi, voici nos pistes de réflexion.



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