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Journée professionnelle "Les musées à l'heure du numérique : travailler en réseau, réutiliser et contribuer"
Paris, 7 juin 2013


Le cas particulier de la Ville de Paris
Stéphane Chantalat, département des collections, établissement public Paris Musées


I - Des collections vastes et variées

La constitution des collections de la Ville de Paris est indissolublement liée à l'histoire de la municipalité parisienne. Collections de beaux-arts, collections historiques et archéologiques, collections d'art décoratifs et de costume ou collections littéraires, presque toutes sont, à des degrés divers, liées à l'histoire de la capitale.

L'ambition qui a déterminé leur rassemblement n'était pas encyclopédique, cette fonction revenant aux musées nationaux. Le Louvre, le musée national d'Art moderne ou bien le Museum d'histoire naturelle en sont des exemples.
Conservé dans quatorze musées, au fonds municipal d’art contemporain ainsi que par la conservation des œuvres d’art religieuses et civiles, cet ensemble, deuxième de France après les collections de l’état, est estimé à près de deux millions d’oeuvres.
Plus particulièrement, dans les musées, le nombre d’œuvres conservé varie de trois mille pièces à près d’un million pour l’ensemble le plus important.
Certaines collections sont des références dans leur domaine comme les collections révolutionnaires du musée Carnavalet, les plus importantes de France. D’autres sont moins connues du public : vitraux et dessins d’architecture, costumes et nombreux accessoires de mode, parmi de nombreux autres exemples.
On mentionnera également les très riches collections conservées par la conservation des œuvres d’art religieuses et civiles : statuaire civile, tableaux, peintures murales et objets religieux des nombreux lieux de cultes dont la Ville de Paris est propriétaire.
Si, dans le cadre de cette intervention, le périmètre de l’informatisation des collections concerne précisément ces institutions, il convient cependant dans ce tour d’horizon général de ne pas oublier les fonds, souvent complémentaires, conservés dans les nombreuses bibliothèques municipales spécialisées.
On peut notablement mentionner les fonds d’estampes, d’affiches et modèles de papier peint ou le fonds François Kollar conservés à la bibliothèque Forney ; les fonds Guillaume Apollinaire et les fonds photographiques Charles Marville, conservés à la bibliothèque historique de la Ville de Paris ou bien encore les fonds originaux d’illustrateurs pour la jeunesse conservés à la bibliothèque de l’Heure Joyeuse.
Leur numérisation et leur informatisation est effectuée par les services dédiés de la direction des affaires culturelles à l’aide d’un système de gestion documentaire distinct de celui des musées, décrit plus avant.

II - Une nouvelle structure administrative pour des priorités renforcées

Anciennement administrés en régie directe par la Ville de Paris avec une délégation de service public pour la production des expositions et des catalogues (ex-association Paris-Musées), les musées municipaux ont été réunis dans un établissement public local à caractère administratif qui rassemble tous les services et dispose de l’autonomie juridique et financière. Paris-Musées a été créé le 20 juin 2012. L’établissement gère désormais la production des expositions, des événements culturels et assure le suivi des collections et des éditions des musées.

Ceux-ci comprennent :
- Le musée d’art moderne de la Ville de Paris
- La maison de Balzac
- Le musée Bourdelle
- Le musée Carnavalet – Histoire de Paris
- La crypte archéologique du parvis de Notre-Dame
- Les catacombes de Paris
- Le musée Cognacq-Jay, musée du XVIIIe siècle
- Le musée Cernuschi, musée des arts de l’Asie
- Le musée Galliera – musée de la mode de la Ville de Paris
- Le musée du Général Leclerc de Hauteclocque et de la Libération de Paris – Musée Jean Moulin
- Le Petit Palais – musée de Beaux-Arts de la Ville de Paris
- Les maisons de Victor Hugo (hôtel de la place des Vosges et Hauteville House à Guernesey)
- Le musée de la Vie Romantique
- Le musée Zadkine

La mise en valeur des collections, dont l’unité est conservée par la nouvelle structure, est une des priorités fixées par la municipalité parisienne.
L’atteinte de cet objectif est conditionnée par l’accélération de l’informatisation et de la numérisation des œuvres, le développement de la recherche ainsi que par la programmation d’événements et de ré-accrochages destinés à mieux faire connaître les collections de la Ville. Celles-ci sont accessibles gratuitement aux visiteurs depuis 2001.

III - Grandes étapes de l’informatisation et spécificités du système de gestion municipal

Débutée en 1991, l’informatisation des collections s’est déroulée en trois grandes étapes :
La première, de 1991 à 1997, a permis la mise en œuvre et l’alimentation d’un système de base de données développé par les services de la municipalité.
Nommé initialement Golem, puis Collections ce projet a mobilisé les efforts de trois intervenants principaux : la conservation des œuvres d’art religieuses et civiles (à l’initiative du projet) ainsi que les musées Carnavalet et Galliera. Son développement a cessé en 1997, les établissements mentionnés continuant l’alimentation du système qui n’intégrait pas l’ image des œuvres et ne permettait pas la mise en ligne des données.
La seconde grande étape, de 2005 à 2009, a compris le temps des spécifications fonctionnelles, le lancement d’un marché public et le choix d’un prestataire pour l’acquisition d’un nouveau système adapté à l’ensemble des collections, en remplacement de l’application Collections devenue techniquement obsolète au regard des évolutions du domaine.
La troisième enfin, de 2009 à 2011, a compris la mise en œuvre des nombreux paramétrages complémentaire, les divers tests, le déploiement progressif de l’application et la formation des utilisateurs au nouveau système dans les établissements concernés.

Plusieurs objectifs ont présidé au choix de l’outil dédié et ont conditionné ses adaptations spécifiques.
Celui-ci devait tout d’abord répondre aux obligations législatives et réglementaires de tenue des inventaires et du récolement des collections, selon les textes suivant la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France (décret du 2 mai 2002 et arrêté du 25 mai 2004).
Le système permet donc l’édition informatisée sous forme d’un document unique ; l’extraction des données de la base suit la trame de l’inventaire légal. Il est à noter cependant qu’à ce jour, aucun musée ne l’utilise.
Le système permet également le récolement des collections au moyen d’une interface dédiée.
Le système devait également permettre une gestion informatisée performante et simplifiée des collections pour les mouvements des œuvres, prêts, dépôts et expositions.
Un module informatisé de déroulement des opérations pour la régie des œuvres a été spécifiquement paramétrée en ce sens. Non encore complétement abouti, il sera prochainement mis à disposition du réseau des établissements.
Comme tout système contemporain, celui-ci devait posséder un OPAC autorisant la publication des notices et illustrations des notices en ligne sur Internet.
La mise en ligne des premières notices a été effectuée en février 2011 : dix mille œuvres choisies des musées et de la conservation des œuvres d’arts religieuses et civiles ont été rendues publiques sur le site collections.paris.fr, intégré dans le grand ensemble du site officiel municipal Paris.fr, réunissant alors la majorité des informations disponibles sur les musées. Les collections municipales d’art moderne et contemporain sont indexées et rendues consultables au moyen des outils de l’association Videomuseum, dont la direction des affaires culturelles et l’établissement public sont membres, depuis 1992 pour la première.
Un reversement régulier des données issues de Videomuseum a donc été prévu dès la mise en place du nouveau système afin de permettre la consultation de ces données par tous les utilisateurs, augmenter les possibilité de recherches transversales et favoriser la présentation unifiée des collections au public.
Le premier reversement, prévu en 2013, concerne les données du musée d’art moderne. Les données des musées Bourdelle, Zadkine et du fonds municipal d’art contemporain suivront.
Enfin, réelle spécificité de ce système, celui-ci devait permettre la gestion simultanée des données documentaires des bibliothèques et centres de documentation des musées : bibliothèque René Grousset (musée Cernuschi) ; centre de ressources documentaires du Petit palais ; documentation de la C.O.A.R.C. ; bibliothèque et centre de documentation du musée Galliera ; bibliothèque de la maison de Victor Hugo ; archives du musée d’art moderne.
De précieux liens peuvent ainsi être aujourd’hui effectués, au sein d’un même outil, entre les œuvres et les références bibliographiques, les dossiers documentaires et les archives conservées dans les musées.
La base contient aujourd’hui plus de 218.000 notices et en présente 35.000 validées pour la mise en ligne sur le portail collections.paris.fr. Le système gère les données des musées mais aussi, dans un souci d’unité de présentation des collections, les œuvres religieuses et civiles relevant de la sous-direction du patrimoine et de l’histoire de la direction des affaires culturelles.
On dénombre quatre grands acteurs dans l’organisation de l’informatisation de la numérisation des collections municipales.

L’administration centrale de la base de données commune est effectuée au sein de la cellule documentaire du département des collections de Paris-Musées.
Les tâches effectuées sont générales : paramétrage du système, organisation des recettes techniques (proposition et suivi de la mise en place des modifications, nouvelles fonctions, montées de version), suivi et organisation des reprises de données de bases anciennes, gestion du vocabulaire contrôlé, corrections courantes dans les diverses tables, suivi des imports d’images et projets de numérisation, formation des utilisateurs, veille.
L’administration technique est assurée par la direction des services techniques informatiques de la Ville de Paris, maître d’œuvre du projet informatique. Celle-ci procure une aide technique : réalisation de programmes d’imports de données et de fichiers, relations techniques avec l’éditeur du produit, gestion et maintenance du réseau informatique de la Ville de Paris et des serveurs de données.

Chaque musée dispose d’une base locale pour la saisie des œuvres, des références bibliographiques, des archives et dossiers documentaires et peut consulter ou rechercher les données des autres établissements du réseau.
Certains musées disposent d’un administrateur local de base, suivant les équipes de saisie et interlocuteur principal de l’équipe centrale pour la remontée des difficultés rencontrées et la diffusion des bonnes pratiques documentaires.
La numérisation et la prise de vue des collections sont encadrées par une convention de délégation service public depuis le 1er septembre 2006, pour une durée de huit ans. La phase d’exploitation a débuté le 1er janvier 2007.
Le délégataire est la SAEML Parisienne de photographie, chargée de la conservation du fonds Roger-Viollet et de la diffusion institutionnelle des images.
L’agence Roger-Viollet, sub-délégataire dont la Parisienne est actionnaire principal, est chargée de la commercialisation des images.
Le délégataire a pour mission et pour obligation de produire 22.000 images en année pleine pour les musées. Ces images sont intégrées, au fur et à mesure de la validation des trains de numérisation par les institutions dans une interface en ligne dédiée, au système de gestion documentaire des musées. L’opération technique d’import et de liaison des fichiers est effectuée par les services compétents de la direction des services techniques et informatiques de la Ville de Paris, sous le contrôle de l’administration centrale et en liaison avec les musées.
Trois photographes dédiés exclusivement à la prise de vue des collections informatisées complètent ce dispositif auprès de l’équipe centrale.
Leur travail permet d’augmenter la couverture photographique des œuvres dans la base de données sans empiéter sur les missions du délégataire : il s’agit ici de photographie documentaire d’étapes de restauration, d’états de collections avant reconditionnement, de matériel d’étude, de séries complètes ne faisant pas l’objet d’une exposition ou d’une publication dans l’année, de collections faisant l’objet d’un récolement ou d’un déplacement.
Il faut mentionner, pour finir, l’apport non négligeable des projets réalisés grâce à l’aide du ministère de la culture dans le cadre des appels à projets de numérisation pour lesquels certains musées de la Ville de Paris ont concouru et obtenu une subvention.
C’est ainsi qu’a pu, par exemple, être numérisée la correspondance de Juliette Drouet à Victor Hugo. Celle-ci sera d’ailleurs suivie cette année par les nombreuses lettres de Victor Hugo à sa famille.

IV - Travailler en réseau

Trois cent contributeurs et utilisateurs potentiels sont actuellement inscrits dans le système. Le volume des saisies est constant. De nombreuses tables communes sont enrichies et utilisées ainsi qu’un vocabulaire contrôlé à la disposition de tous, régulièrement augmenté dans certains domaines.

Le système, complexe et doté de près de 900 champs est particulièrement sensible. Toute action non conforme peut avoir des répercussions négatives pour d’autres utilisateurs des données improprement créées et générer en cascade un certain nombre de résultats inappropriés.

Outre les problèmes techniques, habituellement générés par la mise en œuvre de systèmes complexes, la principale difficulté nous semble résider dans la diversité des pratiques documentaires, reflet des divers niveaux de connaissance et d’implication sur le sujet de la part des utilisateurs.
Il est souvent question de rompre avec des habitudes solidement ancrées qui, il faut aussi parfois le souligner, ont, pour les utilisateurs, une efficacité éprouvée mais sont désormais hors du contexte de l’informatisation souhaitée.

La normalisation des données et les pratiques "métier", varient souvent en effet d'un établissement ou d’un service à l'autre mais, également, d'un utilisateur à l'autre.
On ne rappellera jamais assez que, même si cela peut paraître inconcevable pour des utilisateurs confirmés, les contributeurs potentiels sont encore inégaux devant l’outil informatique et la logique propre aux bases de données relationnelles. Ce type de système ne permet pas la découverte par tâtonnements - aussi géniaux soient-ils - de fonctionnements idéaux. Leur maîtrise est longue, toute absence prolongée ou même utilisation épisodique pouvant se solder par un oubli plus ou moins élevé des bonnes pratiques en vigueur.

Afin de normaliser et unifier au mieux les pratiques d’indexation, l'équipe centrale s’est fixé pour tache la rédaction et la diffusion de méthodes de catalogage. Ces informations utiles et adaptées sont fractionnées en documents pratiques. Ceux-ci viennent compléter les formations et l’aide téléphonique qui, souvent ne suffisent pas dans le cadre d’une pratique épisodique d’un système dont on a plus ou moins tôt fait d’oublier les arcanes.
La proximité des utilisateurs est particulièrement importante dans un domaine dans lequel la rotation et le remplacement d’équipes de saisie recrutés sur des périodes courtes est souvent partagée.
Elle constitue une part non négligeable du travail fourni par les administrateurs de bases centraux et locaux.

V - Objectifs et perspectives

L’enrichissement et la consolidation de la base de données des collections municipales ne pourront se faire sans un travail continu d’harmonisation des données mais aussi sans un travail continu de rationalisation des saisies. Celle-ci doit être effectuée dans une perspective de diffusion et de mise en valeur des fonds conservés, auprès du public et des chercheurs. L’augmentation de la visibilité des ensembles conservés est tributaire d’une augmentation de la couverture photographique des œuvres et du volume des numérisations de documents.
Cette volonté est clairement inscrite dans les objectifs de Paris-Musées : 100.000 notices illustrées doivent être rendues disponibles en ligne en 2015.
Il conviendra également de porter nos efforts sur la simplification de l’accès au corpus présenté, pour tous. Une refonte ergonomique, graphique et fonctionnelle de l’actuel portail des collections, non satisfaisant techniquement et relativement confidentiel, s’avère nécessaire ainsi que son intégration harmonieuse sur le site de paris-Musée et dans l’ensemble des sites internet propres des musées.

Afin d’accroître la diffusion des images et des données numériques produites, il nous apparaît également indispensable de susciter une réflexion technique approfondie sur la correspondance des données produites par le système de gestion des collections avec les normes d’interopérabilité utilisées dans d’autres systèmes et projets, nationaux ou internationaux. La mise en œuvre de toute collaboration nécessitera cependant au préalable la mise à disposition d’ensemble de données bien constitués et homogènes, clefs de voûtes de tout édifice bien construit et surtout de tout projet futur.



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