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Journée professionnelle sur l'informatisation, la numérisation
et la mise en ligne des collections des musées de France
Paris, 8 juin 2012


Première table-ronde : Informatique et numérisation : de l'inventaire à la mise en ligne des collections

L'informatisation dans le cadre du chantier des collections
Céline PAUL, musée national Adrien Dubouché à Limoges




Dans le cadre de cette journée professionnelle, je suis amenée à vous faire part de l’expérience menée à Limoges pour intégrer l’informatisation des collections dans le contexte plus général de la rénovation du musée. Je souhaiterais revenir ici sur les conditions dans lesquelles l’équipe s’est appuyée sur le chantier des collections pour constituer une base de données, en se fixant des objectifs d’informatisation à court et moyen terme. Je vous présenterai ces objectifs et les moyens mis en œuvre, puis reviendrai sur les difficultés que nous avons rencontrées, avant d’établir un bilan des opérations six ans après leur démarrage.

Sans entrer dans l’histoire du musée, je mentionnerai que le bâtiment historique a ouvert ses portes au public en 1900. Il fait l’objet d’une rénovation complète depuis 2009, portant sur près de 6000 m2. La collection comprend environ 16.000 œuvres, dont une majorité de céramiques de l’Antiquité à nos jours, avec une collection unique de porcelaine de Limoges.

En 2005, un bilan effectué en interne sur l’informatisation des collections a conduit au constat que s’il n’existait pas de base de données unifiée, il y avait en revanche une multitude de bases constituées par chacun au fil de ses besoins. Ces saisies informatiques multiples, en créant des doublons, nuisaient à la fiabilité des informations.

Face à ce constat, la constitution d’une base unique informatisée a été définie comme un objectif prioritaire du projet scientifique de l’établissement. Trois degrés de priorité ont été identifiés :
    - Un objectif à « court » terme : utiliser les ressources informatiques existantes pour servir de socle au chantier des collections et, par la même occasion, au récolement
    - Un objectif à « moyen terme » : utiliser cette base à l’occasion des travaux pour faciliter notamment les mouvements d’œuvres
    - Un objectif à plus « long terme » (au-delà de cinq ans) de mise en ligne de la collection

L’idée était de concentrer tous les efforts pendant une période limitée mais néanmoins très lourde pour l’équipe scientifique constituée alors de deux conservatrices (y compris la directrice du musée).

Le chantier des collections a été défini en deux temps, en anticipant sur le déroulement des travaux. La première phase, de 2006 à 2010, a été consacrée aux réserves, qui concentraient alors les deux tiers de la collection (environ 10 000 œuvres) et devaient être vidées à la fin de l’année 2010 – la totalité des œuvres devant être emballée. Il s’agissait d’espaces très encombrés nécessitant de nombreuses manipulations afin de dégager les circulations. En revanche, les réserves étant reliées au réseau informatique, l’informatisation des collections s’en est trouvée grandement facilitée. La deuxième phase, réalisée en 2011, portaient sur les deux niveaux d’exposition permanente : le rez-de-chaussée et l’étage. Si les manipulations étaient ici beaucoup plus aisées, l’absence de réseau dans ces espaces a ralenti les opérations de récolement.

Deux outils informatiques se sont vite avérés indispensables. Le premier a été la saisie des 12.000 fiches d’inventaire, réalisée en 2004 par une société extérieure, grâce à la Direction des Musées de France. Il s’agit de fiches cartonnées, comportant les informations « minimales » et une photographie de l’œuvre. Ces fiches ont été rédigées à partir des années 1960 et sont conservées à la bibliothèque. On a retenu la solution d’une saisie au kilomètre avec une répartition des informations en sept rubriques minimales correspondant aux titres des rubriques pré-imprimées. Les fichiers ont été récupérés par le musée sous la forme d’un tableur dont les colonnes reflètent les différentes rubriques. Les avantages de cette saisie ont été multiples :

    - Le musée n’a pas eu à effectuer lui-même cette opération, ce qui a constitué un gain de temps considérable eu égard aux 12.000 fiches
    - En étant dématérialisé, le contenu des fiches a pu être consulté en dehors de la bibliothèque, lieu de conservation du fichier
    - Et surtout, ce tableur était interrogeable en texte libre, ce qui a constitué un véritable progrès par rapport aux fiches

En revanche, les limites de ce tableur ont été les suivantes : les informations saisies devaient être transformées pour être véritablement exploitables. Je passe sur la correction des fautes de frappe, le souci principal étant la ventilation des informations pour transformer la saisie au kilomètre en saisie intelligente. Le problème principal était le champ « description », qui mêlait des informations de nature variée : la désignation de l’œuvre, son ou ses auteur(s), son lieu de création, sa description et, généralement sa technique. Pour préparer le chantier des collections, l’idéal aurait été de faire migrer directement les données du tableur vers un outil de gestion des collections à proprement parler. Mais cela a été impossible en raison, précisément, de cette organisation des données, et c’est finalement à l’occasion du chantier des collections que nous avons remodelé les informations dans le tableur.

La deuxième opération qui s’est avérée indispensable a été la numérisation des registres d’inventaire anciens : établis au 19e siècle, ceux-ci comportaient les premiers numéros d’inventaire, avant que la terminologie ADL ne s’impose. Grâce à cette numérisation, on a pu établir très aisément des tables de concordance entre les numéros anciens, la plupart du temps conservés sur une étiquette collée sur l’objet, et les numéros dits « ADL ». Cette numérisation des registres a donc été très précieuse pour mener le récolement.

En plus de ces deux outils, l’équipe a établi une topographie de l’ensemble du musée en qualifiant par des lettres et des numéros tous les espaces et toutes les vitrines pour faciliter les localisations. Le récolement topographique des œuvres, fusionné avec le chantier des collections, a démarré dans les réserves en 2006. Nous avons alors constitué deux équipes en binômes unissant chacun une conservatrice et une restauratrice : nous avons fait ce choix parce qu’il nous a paru capital que ce soit les conservateurs qui procèdent eux-mêmes au récolement, tout en souhaitant établir un bilan sanitaire très complet de la collection. Le protocole était de prélever une œuvre puis de procéder à toutes les vérifications nécessaires au récolement en intégrant les données dans le tableur, puis de procéder aux prises de vue.

Nous avons alors fait évoluer le tableur, qui est passé de 7 à 27 colonnes. Certains champs ont été créés pour répondre à la nature de la collection, tel le champ « nom du service ». Cette évolution a permis une meilleure ventilation des informations, tout en préparant la future migration vers une base de gestion adaptée : le but était en effet d’avoir le moins d’écueils possibles lors de la conversion et nous avons cherché les solutions d’écriture les plus adaptées à cette manœuvre délicate.

Chaque œuvre a fait l’objet d’une prise de vue minimum : la photothèque, structurée en fonction des numéros d’inventaire, est ainsi passée de 3.000 à plus de 20.000 fichiers en cinq ans. Les capacités du serveur ont donc été augmentées afin de dédier un espace spécifique à la photothèque. Nous avons opté pour un fond neutre, et la photographie systématique des marques. Sans être de qualité éditoriale, ces photographies ont été prises dans la perspective de pouvoir à terme être employées pour la mise en ligne des collections. Le traitement des photographies a constitué une difficulté que nous n’avions pas mesurée au départ : en bloquant des semaines entières pour mener ce chantier des collections, chaque binôme prenait parfois plus de cinquante photographies par jour, soit plusieurs centaines par semaine. Or, sans référence sur la photographie elle-même, le classement des images numériques dans la photothèque devenait impossible : nous avons donc ajouté un petit chevalet portant le numéro de l’œuvre.

Quelles ont été les difficultés auxquelles nous avons été confrontées ?

Ce qui nous a beaucoup ralenties a été l’organisation matérielle, et notamment le manque d’organisation des réserves. Si nous avions estimé que le traitement informatique des données représentait une moyenne de dix minutes (minimum) par œuvre, nous avons passé un temps considérable à déplacer et à replacer des objets. Avec le recul, je pense que cela a constitué un véritable obstacle à l’avancement fluide du chantier des collections.

Mais l’autre difficulté majeure est née du tableur lui-même, qui ne permettait pas un travail simultané des deux équipes : dès lors que le tableur était ouvert par une équipe, l’autre n’y avait plus accès qu’en lecture seule, et non pas en écriture. Cela a entraîné des rythmes de travail très éprouvant pour l’équipe devant décaler ses horaires, et ce durant plusieurs années.

Enfin, le démarrage des travaux de rénovation en 2009 a précipité les choses et a imposé un emballage à flux tendu des œuvres, alors même que le chantier des collections n’était pas achevé. Si le tableur nous a été très utile pour localiser les œuvres emballées, il a en revanche été un piètre outil pour éditer des listes : la dissociation entre les informations du tableur d’une part et la photothèque d’autre part a considérablement nuit à la qualité des listes de colisage, et surtout nous n’avons pu avoir recours à un codage à barres qui aurait facilité la traçabilité des 800 caisses et cartons. A dire vrai, malgré les efforts déployés entre 2006 et 2011, il nous a manqué six mois : six mois déterminants qui nous auraient permis d’achever la ventilation des informations dans le tableur, puis de procéder à la migration de ces informations vers un outil de gestion adapté, et enfin d’emballer les œuvres. Au lieu de quoi nous avons été ralenties dans le chantier des collections à cause de l’emballage, sans disposer alors d’un outil pour gérer convenablement cette étape, alors que près de 13.000 œuvres ont été emballées.

Pour finir sur une note plus optimiste, je souhaiterais toutefois établir un bilan très positif de ces opérations. En octobre 2011, nous avons enfin pu procéder à la migration du tableur vers une base de données : nous disposons aujourd’hui de 15.420 fiches informatiques d’une grande fiabilité puisque la conversion avait été anticipée lors du travail sur le tableur. Nous avions défini trois étapes relatives à l’informatisation : nous avons franchi la première ; il nous reste désormais à faire fructifier ce travail, en éditant d’une part des procès-verbaux de récolement, puis en mettant en ligne la collection, notre objectif pour les trois années à venir. Je me permets de souligner ici que la mise en œuvre et la réussite de l’informatisation a été très fortement portée par la directrice de l’établissement qui s’y est engagée avec passion. Je crois que cela a été un moteur pour l’équipe, et j’espère que vous aurez l’occasion de venir à Limoges pour découvrir à partir du 28 juin prochain un musée entièrement rénové.



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