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Journée professionnelle sur l'informatisation, la numérisation
et la mise en ligne des collections des musées de France
Paris, 8 juin 2012


Seconde table-ronde - Contribuer et utiliser les bases de données : quels bénéfices en attendre ?

Articulation entre base régionale et base nationale
Sophie DUPRE et Amélie MONTERO, CRéCET, centre régional de culture ethnologique et technique de Basse-Normandie




Présentation du Réseau des Musées bas-normands

Fruit d’une volonté collective, le Réseau des Musées bas-normands a été constitué avec l’appui de l’Etat et de la Région Basse-Normandie en 2003. La gestion et la coordination de ses activités font partie des missions du Crécet. Aujourd’hui, 65 musées de Basse-Normandie (dont 36 musées de France) ont adhéré au Réseau des Musées en Basse-Normandie par convention. Le réseau a pour objectifs principaux :
- Développer la coopération culturelle
- Œuvrer pour la conservation et la mise en valeur du patrimoine muséographique

Mutualisation des ressources : organisation et fonctionnement

 •  Logiciel partagé de gestion de collections
Pour pallier aux difficultés rencontrées par les musées dans l’accomplissement de leur mission d’inventaire et de documentation des collections, le réseau a mis en œuvre un vaste programme d’inventaire, d’informatisation et de numérisation des collections muséographiques grâce au soutien financier de l’Etat, de la Région et des fonds FEDER.
Les objectifs de ce programme sont :
    - Doter tous les musées membres du réseau d’un outil de gestion de leurs collections,
    - Aider à la réalisation de leurs inventaires,
    - Faciliter le partage des données entre ces musées,
    - Permettre au public un accès aux données communicables.

Suite à un appel d’offre lancé en 2007, l’application choisie collégialement est un outil de gestion de collections muséographiques permettant la réalisation d’inventaires numérisés dans une perspective de mise en conformité avec la réglementation en vigueur pour les musées de France. Full web, ce logiciel est adapté à la configuration du Réseau et répond aux besoins des musées membres. Le Crécet a acquis le logiciel avec un nombre de licences illimitées pour l’ensemble des membres. Une réflexion menée en concertation avec le groupe de travail « Informatisation » a précisé et finalisé les paramétrages de l’application. Cet outil contribue également au développement du travail documentaire et scientifique. La maintenance est assurée par l’éditeur du logiciel et l’outil est hébergé en Haute-Normandie au Crihan. Globalement, les réactions ont été favorables quant au choix du logiciel (mutualisation des moyens humains et financiers). Une dizaine de musées ont même changé d’application.
Ainsi, l’informatisation des collections a favorisé la constitution d’une base de partage des données entre professionnels de musées. Au sein du réseau des musées, l’application est utilisé à la fois comme outil de gestion de collections et comme socle de la base régionale des musées dont les documentalistes du Crécet sont administratrices.

Plusieurs tâches sont réalisées en permanence par les administratrices de la base de données. Leur rôle est de rendre l’outil de gestion des données muséographiques et documentaires simple d’utilisation tout en améliorant ses performances afin de rendre les informations les plus homogènes et pertinentes possibles :
    - Veille au respect des 3 chartes rédigées par l’équipe du Réseau,
    - Définition et suivi des paramétrages de la base,
    - élaboration d’index. La base contient 11 tables d’autorités et 23 thésaurus,
    - Veille à l’harmonisation des données saisies (chasse aux doublons dans les index, surveillance des poids des photographies, des termes proposés, validation ou rejet des termes candidats proposés par les utilisateurs, lissage des données importées etc),
    - Prise en charge des incidents (problèmes d’encodage, paramétrage de saisie, visualisation et contenu des champs etc.),
    - Mise en place d’une politique de sécurité des données,
    - Assistance personnalisée : chaque utilisateur reçoit une aide personnalisée et des conseils informatiques (type hotline),
    - Rôle de médiation entre l’éditeur du logiciel, le Crihan et les utilisateurs de la base de données.

Les documentalistes forment les musées utilisateurs aux fonctionnalités de l’outil et dispensent régulièrement des conseils méthodologiques et documentaires. Par thématique, deux sessions de formation sont organisées par an :
    - Options de base,
    - Options avancées,
    - Régie & récolement,
    - Bibliothèque Unimarc.

 •  Partage et moissonnage des données
à ce jour, une trentaine de musées utilisent le logiciel mutualisé pour la gestion de leurs collections, 15 musées supplémentaires participent également au développement de la base régionale. On compte près de 50 000 notices.
Certains musées retenus notamment par d’autres priorités n’exportent pas encore leurs données. Rappelons que les musées sont libres de leur participation au programme d’informatisation. L’adhésion au Réseau des musées n’implique pas le versement de données vers la base régionale qui fait l’objet d’une convention particulière.

La moulinette d’import de données mise en place a permis d’accélérer le versement des notices sur la base régionale. Mise en place en septembre 2010, elle permet d’importer les notices depuis les différents logiciels utilisés par les musées. En amont, les applications locales ont dû être paramétrées pour faciliter les exports de données.
Les musées qui ne se sentent pas spécialement à l’aise avec leur système informatique demandent une assistance : un déplacement sur le terrain est souvent nécessaire. La durée d’exports des notices et des photographies varie en fonction du nombre d’objets exportés (export partiel ou total de leur base) ; une demi-journée sur le terrain suffit généralement. L’export de données se présente sous forme d’un tableau Excel reprenant les contenus des champs colonne par colonne et les contenus des notices ligne par ligne.
Une fois la collecte de données effectuées, commence une fastidieuse mission nécessitant minutie et concentration :
    - Concaténation et séparation de contenus de cellules,
    - Correction d’erreurs de saisie et d’orthographe,
    - Indexation,
    - Homogénéisation des données,
    - Respect de la charte de saisie (casse, datation etc.).

En effet, une simple erreur dans une colonne entraîne au mieux une non importation des notices et au pire un import de données erronées dans des champs ne correspondant pas aux valeurs de départ. Le travail de lissage des données correspond à 90 % du temps consacré au travail d’import de données. Ensuite, ces tableaux nettoyés sont importés sur la base régionale selon une procédure précise. Afin d’harmoniser et d’homogénéiser les informations sur la base, un nouveau lissage de données et une chasse aux termes doublons est nécessaire au niveau des thésaurus, des index et des autres tables liées à l’inventaire. L’import de notices des photographies sera ensuite réalisé à l’aide d’un tableau Excel présentant les informations des images. L’ajout des fichiers photographiques sur la base s’effectue via un serveur ftp.
Le service des musées de France a validé le module « export SMF » de l’application, des exports vers la base nationale seront planifiés en fin d'année. Les musées en adéquation avec à la déontologie de l’ICOM membres du Réseau ne bénéficiant pas du label « musée de France » peuvent participer à l’enrichissement de cette base de données. Compte tenu du nombre restreint de notices des musées bas-normands présentes sur la base nationale et de l’avancée des inventaires, il a été décidé que le moissonnage des données s’effectuerait de Muséobase vers la base « Joconde ». Ces spécificités offrent à la base régionale des collections bas-normandes un caractère unique en France.

Muséobase, les collections muséographiques bas-normandes en ligne

 •  Présentation de la base
Le webmaster a créé une base en exportant seulement les données documentaires, depuis le 1er juin, elle est en ligne à cette adresse : http://www.musees-basse-normandie.fr/musees-normandie-collections/collections-musees-normandie.php
Le nouveau portail des musées propose un accès du grand public à la base de données des musées en cliquant sur l’onglet « Collections », selon deux modalités : via une interface d’interrogation et à travers des produits multimédias de type « exposition virtuelle ». Quatre projets verront bientôt le jour : des parcours thématiques et interactifs autour de la mine et de la métallurgie, du textile et de la céramique et un catalogue en ligne des collections acquises par le FRAM. Véritable vitrine et atout touristique, Muséobase met en valeur les trésors cachés bas-normands afin d’attirer les visiteurs dans les musées. Les enseignants, les étudiants et les chercheurs trouveront des informations spécifiques relatives aux collections, ce qui leur permettra par la suite de prendre contact avec le musée concerné. Les expositions virtuelles mettent en lien de manière dynamique les données présentes sur la base, des données cartographiques ainsi que des documents iconographiques et bibliographiques. Leur but est d’offrir une vision transversale du patrimoine muséographique régionale. Afin de réaliser cet objectif, le Crécet prévoit de travailler en collaboration avec un photographe professionnel qui se chargerait des prises de vue 3D des objets sélectionnés (ou encore d’un scanner 3D).

 •  Vers de nouveaux projets
Pour faire face à de nouvelles demandes, le Crécet a développé des compétences et des savoir-faire en matière de gestion des archives audiovisuelles et des fonds documentaires détenus dans les musées. Les musées manquent de moyens humains et techniques pour cataloguer l’ensemble de leur documentation. Ce travail est cependant indissociable de l’étude des collections. Un nouveau chantier est ouvert, tissant des passerelles avec le monde des bibliothèques. Le Crécet a débuté des états des lieux dans des structures adhérentes afin de leur transmettre des outils de gestion et de recherche documentaire pertinents (plan de classement et système de cotation), toujours dans un but de conseil, d’assistance et de formation. Plusieurs établissements utilisent déjà le module « Bibliothèque-Unimarc » intégré au logiciel de partage des données.



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