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Journée professionnelle sur l'informatisation, la numérisation
et la mise en ligne des collections des musées de France
Paris, 8 juin 2012


Première table-ronde - Informatique et numérisation : de l'inventaire à la mise en ligne des collections

Initier et conduire un projet d’informatisation des collections
Anne COUDURIER, musée international de la chaussure à Romans


Le Musée de Romans voit le jour en 1954 grâce à fondatrice passionnée et grande collectionneuse Marie-Madeleine Bouvier.
A ses débuts le musée présente des reconstitutions de scènes de la vie dauphinoise et une petite collection de chaussures du XIXième siècle de provenances diverses.
En 1968, la Ville de Romans fait l’acquisition de la très importante collection de chaussures du modéliste parisien Victor Guillen. Cette collection prestigieuse est constituée de presque 2000 pièces, de provenances géographiques variées et d’une très large étendue chronologique (de l’antiquité au XXème siècle). De vastes locaux deviennent indispensables pour la mise en valeur et la présentation au public de la collection. C’est donc trois ans plus tard, en 1971, que le musée s’installe dans ses murs actuels, l’ancien couvent de la visitation (ainsi sauvé de la démolition) .
Au fil du temps le musée se recentre sur la thématique chaussure et délaisse la présentation des traditions et coutumes populaires locales.

A mon arrivée en 1999 au musée de la chaussure rien n’est informatisé et l’outil informatique inexploité (seule la secrétaire du musée possède un poste informatique).
La collection comprenant environ 16.000 objets, il devient indispensable de développer une base de données avec des fiches d’inventaire illustrées (photos).

I - Lancement du projet

A/ Les moyens

La ville de Romans fait le choix d’embaucher deux personnes en « emploi jeune ».
A notre arrivée : pas de poste informatique, ils sont arrivés une semaine après. C’est le service informatique qui en a fait la commande, et en amont a procédé au choix des logiciels.
Les ordinateurs sont équipés d’un gestionnaire de base de données standard et un logiciel pour le traitement et les retouches des photos.
Par la suite nous investissons dans un appareil photo, une table de prise de vue et du matériel lumière (des spots avec système « synchro flash »). Là c’est nous (mon collègue Christophe Villard et moi) qui prospectons.
En parallèle nous suivons des formations aux logiciels (au gestionnaire de base de données et au logiciel de retouche et traitement des images).
Pendant ces cinq premières années nous sommes suivis et soutenus par le service informatique de la ville. Nous faisons le point ensemble une fois par mois environ mais communiquons bien plus régulièrement. C’est pour nous un soutien très important. Certes ils ne connaissent pas toutes les contraintes liées à nos métiers, mais nous même les découvrons au fur et à mesure puisque nous n’étions ni l’un ni l’autre issus du « monde » des musées.

B/ La méthode
Fin 1999 : la base de données est créée, à nous de la nourrir maintenant . En concertation avec le conservateur de l’époque nous définissons les collections à traiter en priorité.
Le projet est assez ambitieux puisque nous faisons le choix d’une saisie exhaustive des fiches d’inventaire (nous nous basons sur les fiches minutes manuscrites).
Nous faisons également le choix d’une couverture photographique très complète, avec, pour chaque pièce, une photo d’ensemble mais aussi des détails (la griffe, la semelle, un talon…). De plus toutes ces photos sont retouchée sur un logiciel spécifique avant leur insertion dans la base.
Ces choix résultent de notre propre initiative, la collectivité nous fait confiance et nous offre une grande liberté d’action dans le lancement du projet.

II - Bilan des 5 premières années

2000 : La base de données comprend 1 500 fiches d’inventaire illustrées.
Nous organisons une présentation de la base de données pour les élus, le directeur général des services, directeur des services à la population, et directeur des affaires culturelles.
C’est également en 2000 que nous rencontrons pour la première fois Laurent Manœuvre et Mathilde Huet à la DMF (avec Annie Boissieux du service informatique de la ville). Cette rencontre est très importante pour nous à l’époque, nous sommes avides d’échanger, de connaître les pratiques des autres musées et les préconisations des Musées de France.

2001 : La base est hébergée sur un serveur mairie pour une utilisation plus sécurisée.

2002 : Nous effectuons nos premiers versements sur la base Joconde. Travail laborieux, surtout pour Mathilde Huet, qui traite nos données envoyé dans un fichier tableur. Effectivement nous n’avons pas d’export Joconde digne de ce nom. Cette mise en valeur des collections est vivement encouragée par le conservateur et la ville de Romans. Nous débutons par la prestigieuse collection Guillen puis par les collections des entreprises locales. C’est une vitrine, un moyen de valoriser savoir-faire romanais et entreprises locales, chers à la population et à la municipalité.

2004 : Mon collègue Christophe Villard (le deuxième emploi jeune) décide de quitter la collectivité et je me retrouve seule à gérer l’informatisation mais aussi les prises de vue, tâche pour laquelle je ne suis pas formée. J’effectue alors un mois de formation en photo numérique dans une école à Nîmes.

III – 2007 : migration de la base de données

Après quelques années d'utilisation, le musée avance dans le projet de manière relativement autonome. Nous ne sommes plus accompagnés par le service informatique. D’ailleurs les 2 personnes ayant suivi le projet à ses débuts quittent la collectivité et un nouveau directeur du service informatique prend ses fonctions.
La base de données est désormais consultée par plusieurs personnes au sein du service : documentaliste, conservateur, adjointe du conservateur.
Cette première base informatique montre ses limites. Il apparaît désormais indispensable de se doter d'un logiciel spécifique de gestion des collections. Mais après étude et synthèse des logiciels professionnels disponibles sur le marché, le service informatique de la ville s'oppose à cet équipement et nous impose l'utilisation d’un logiciel déjà en place au service documentation et courrier de la ville.
Nous nous plions au choix du service informatique. Celui-ci nous promet alors une réelle aide dans l’adaptation du logiciel et un support dans son utilisation.
Le cahier des charges est établi avec Mathilde Huet. Elle accompagne le projet tout au long de l'année en collaborant avec le service informatique de la ville, ce qui fût parfois difficile. La commande et la migration de la base ont lieu de janvier à juin 2007. Certains champs doivent être revus dans leur contenu, de nouveaux champs créés supposent à présent d'être renseignés. C’est un énorme travail.
Deux ans plus tard le directeur du service informatique ainsi que le seul technicien formé au logiciel quittent la collectivité. C’est alors que nous nous retrouvons quelque peu livrés à nous même, face à un logiciel complexe et peu adapté. Nous cherchons alors un soutien auprès de l’entreprise qui commercialise le logiciel. Mais l’entreprise est en difficulté, ses effectifs sont nettement réduits, elle ne peut nous apporter le soutien espéré.
Malgré l’aide très précieuse de Mathilde Huet et toute l’énergie investie dans l’adaptation d’un tel logiciel, le manque de convivialité et des dysfonctionnements perdurent. Toutefois nous parvenons péniblement à mettre en place un export Joconde (qui ne fonctionne plus aujourd’hui).

IV - Aujourd’hui et demain

L’informatisation des collections fonctionne plutôt bien mais ne nous satisfait pas pleinement, cela pour 2 raisons essentielles : l’inadaptation de notre logiciel et le manque de temps.

A/ Le logiciel n’est plus adapté
Nous avons un projet d’acquisition d’un logiciel spécifique de gestion des collections)
Effectivement nous ne sommes pas satisfaits de notre logiciel actuel. De plus la nouvelle équipe du service informatique (nouveau directeur et nouvelles personnes) ne connaissent que très mal ce logiciel. D’où le projet d’acquisition d’un logiciel spécifique, choix également soutenu par le directeur du service informatique en place (achat en 2013).

Un logiciel professionnel adapté nous permettra de faire l’acquisition de 3 modules primordiaux :
- Module d’inventaire réglementaire
Effectivement nous n’avons pas d’inventaire réglementaire. Par manque de temps, nous n’arrivons pas à tenir à jour un vrai registre d’inventaire. Nous avons donc absolument besoin d’un module d’inventaire réglementaire, qui nous permettra par la suite une édition annuelle.
- Module de récolement
Nous souhaiterions également disposer d’un module de récolement. Cela devrait nous alléger la tâche des statistiques et nous permettrait d’intégrer directement nos constats d’état aux notices…
- Et un module d’export Joconde qui nous permettra de reverser nos collections de manière sûre et simple.

B/ Manque de temps
Mon poste s’est étoffé au fil des années, de nouvelles missions m’ont été confiées et j’ai aujourd’hui moins de temps à consacrer à la gestion de la base.
Je n’ai malheureusement pas de réelle charte de saisie écrite et validée.
De nombreuses fiches d’inventaire pourraient âtre améliorées, des champs seraient à déplacer, préciser.. D’autres collections seraient à informatiser.
De plus nous avons dû réduire le temps passé au travail photographique. Désormais je n’effectue qu’une seule prise de vue par objet.

Conclusion
Aujourd’hui nous avons la chance d’avoir une base de donnée riche de 13.600 fiches d’inventaire illustrées, dont 4.583 sont consultables sur Joconde.
C’est un outil devenu indispensable.
Certes nous regrettons que l’achat d’un logiciel spécifique n’ait pu se faire dès 2007 mais son acquisition prochaine devrait nous permettre de réelles améliorations.



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