Programme de la journée JOCONDE
CATALOGUE DES COLLECTIONS DES MUSEES DE FRANCE

Journée d'étude "Bases de données documentaires : état des lieux et perspectives"
Ecole du Louvre - 22 mai 2007

 

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Glossaire des techniques de l'information

PRESENTATION DU PORTAIL REGIONAL DES MUSEES DE BOURGOGNE

Micheline Durand, Conservateur en chef des musées d'Auxerre et présidente de la section fédérée Bourgogne de l'Association des conservateurs des collections publiques de France
Lydwine Saulnier-Pernuit, Conservateur en chef des musées de Sens.

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Intervention de Mme Micheline Durand

Le site des musées de Bourgogne a été mis en place en 2003 avec la participation de 63 musées. Sa présentation officielle a eu lieu en janvier 2004.
La réalisation du site et l'informatisation des collections s'opèrent avec le soutien de la Direction régionale des affaires culturelles et le conseil régional de Bourgogne, dans le cadre d'un contrat de plan Etat-Région qui s'est achevé l'année dernière. Ces financements ont notamment permis l'embauche d'une personne sur un contrat emploi-jeune afin d'assurer le suivi du projet.
Ce portail est né de la nécessité de présenter nos institutions muséales (aperçu des collections, historique des musées, renseignements pratiques, actualité) en assurant une meilleure visibilité par rapport à nos financeurs, notamment la région.
L'actualisation des informations est assurée, selon les établissements, par un membre désigné du musée ou par la personne embauchée par la DRAC sur une vacation de 12h par semaine (en remplacement de l'emploi jeune).

La problématique de la transmission des inventaires des musées et de leur diffusion à tous les publics par Internet alimente toujours la réflexion entamée il y a plus de cinq ans sur les finalités scientifiques de ce portail.
D'emblée, il a semblé évident de privilégier le lien fort avec la direction des musées de France, administration centrale de tutelle, et de reverser les données des musées de Bourgogne dans les bases nationales.
Mais force est de constater que l'expérience est difficile et que la donne est nouvelle avec la mise en ligne du guichet unique Collections. Que penser désormais du reversement dans Joconde ? Va-t-il autant de soi qu'il y a cinq ans ? Ce sont les interrogations dans lesquelles est plongée l'équipe animant le portail des musées de Bourgogne ; cette dernière attend beaucoup des réflexions et des échanges de cet après-midi.

Deux contrats de plans ont permis à tous les musées de Bourgogne, quelle que soit leur taille, d'envisager des campagnes systématiques de prises de vues photographiques numériques et l'acquisition de matériel d'informatisation. Cela a constitué le réel et nécessaire enclenchement pour une véritable politique d'informatisation de nos collections, volonté à la fois individuelle et collective dont nos collectivités territoriales ne se souciaient pas.
J'en veux pour preuve l'exemple suivant : il y a 20 ans, le premier matériel informatique des musées d'Auxerre a été financé par la société des amis des musées, et non par notre collectivité.

Parallèlement à cet équipement technique s'est engagée une réflexion sur les types de fiches que les musées devraient renseigner en fonction de leurs collections. Un partenariat avec la DMF a permis de spécifier le contenu des champs de fiches modèles visant à informatiser les collections d'archéologie, de beaux-arts et d'ethnologie, selon la répartition des trois bases nationales, désormais réunies en une seule, Joconde. Le vocabulaire a été défini en accord avec la DMF pour une indexation cohérente, respectant la logique des différentes institutions, quel que soit le logiciel utilisé.

Une des points forts du projet a été de parvenir à fédérer l'ensemble des personnels scientifiques travaillant dans les musées : conservateurs, attachés de conservation - membres "naturels" de la section fédérée de l'association des conservateurs des collections publiques de France - mais aussi cadres B de la filière culturelle, emplois-jeune ou vacataires participant au travail d'inventaire et d'informatisation à des degrés variables selon les établissements. Il faut souligner que les échanges ont été riches et fructueux, tant sur le plan intellectuel que sur le plan humain. Les décisions finales appartiennent aux conservateurs mais toute la mesure du travail fait ensemble a été prise. Détail significatif : la section fédérée de Bourgogne s'est ouverte à ces nouveaux membres sous le titre de "personnels scientifiques des musées de Bourgogne.

Je cède maintenant la parole à Lydwine Saulnier-Pernuit qui, à partir de cette philosophie générale et de ce rappel historique va approfondir la réflexion actuelle de l'articulation ou du choix entre base nationale et bases proprement régionales.

Intervention de Mme Lydwine Saulnier-Pernuit

Une fois ce travail de réflexion accompli, et alors que nous commencions à élaborer le cahier des charges du portail régional, nous nous sommes interrogés sur la mise en ligne des informations relatives aux inventaires de nos musées. Cette diffusion nous semblait importante pour les publics et pour le bien des échanges entre musées bourguignons.

Le lien fort qui doit être le nôtre sur le plan scientifique avec la Direction des musées de France nous a conduit à choisir d'emblée le reversement sur les bases nationales. Des journées de formation, notamment sur le problème des images numériques, ont permis aux musées les plus avancés de commencer les reversements. Mais quelques années après, force est de constater que les choses n'avancent pas de façon satisfaisante. Les reversements sur Joconde s'avèrent pour nos équipes longs et compliqués.

En effet, les masques de saisie des logiciels ne contiennent pas tout à fait les mêmes champs et n'apparaissent pas dans le même ordre que les fiches Joconde. Les reversements doivent se faire par lots cohérents d'une centaine d'objets appartenant au même thème. Cela ne correspond pas forcément aux modalités quotidiennes d'informatisation dans les musées, faites de besoins ponctuels au gré des acquisitions, des expositions, de réponses à des demandes extérieures, du récolement décennal...

Un travail de préparation est nécessaire pour chaque fiche à reverser afin d'ôter les informations incompatibles avec la mise en ligne sur la base Joconde. En aval, un contrôle et une relative adaptation d'ordre lexical et syntaxique sont effectués par les gestionnaires de la base Joconde avant que le reversement ne soit effectif. Dans un contexte de manque d'effectifs, tant au niveau central que territorial, cette surcharge pose problème.

Actuellement, sur le portail des musées de Bourgogne, la fiche descriptive du musée renvoie par un lien cliquable aux bases nationales de la DMF. Notre prestataire doit modifier ce lien afin de renvoyer sur la base Joconde fusionnée mais cette modification, payante, n'a pas encore été budgétée... Sur les 65 musées bourguignons annoncés sur le portail, seuls seize ont reversé sur Joconde.

Ce problème de fond est de même ordre que pour la base Evénements dont le projet a été exposé lors d'une journée d'étude sur les portails régionaux de musées organisée par le bureau informatique de la DMF le 20 mars dernier. N'y aura-t-il pas un choix dans les fiches transmises à Joconde et moissonnées par le Guichet Unique ? Toutes les fiches informatisées de nos collections régionales, en imaginant que les inventaires aient été intégralement saisis, intéresseront-elles le Guichet Unique. S'il y a, comme pour le portail évènementiel, une sélection, qui la fera ? Sur quels critères ? Que deviendront les fiches non sélectionnées ?

Je voudrais illustrer mon propos par un exemple : le vase de Vix, gloire du musée de Châtillon-sur-Seine sera sans aucun doute jugé digne de figurer sur la base Joconde à côté de quelques objets précieux de bronze ou d'or. Mais sait-on que cette importante fouille menée par René Geoffroy représente un matériel de plus de 700 pièces, dont plusieurs dizaines de clous ! Le guichet unique acceptera t-il de diffuser ces clous sur et s'ils ne le sont pas, comment signaler leur existence à quelque archéologue qui aurait besoin d'éléments de comparaison ? Ceci est vrai pour toute une partie de nos collections composée d'objets simples ou multiples ayant un intérêt pour la recherche.

Une base régionale répondrait-elle mieux à cette problématique ? La difficulté de coordonner les fiches des différents musées risque d'être la même au niveau régional qu'au niveau national. Les questions se bousculent encore plus.
Cela vient du fait que le vrai problème dans les musées territoriaux est le manque de personnel scientifique qualifié. Dévorés que nous sommes par l'événementiel (expositions, animations, manifestations nationales). Il faudrait une ou plusieurs personnes qui assureraient l'adaptation des fiches et leur mise en ligne dans les bases de données régionales. Cela existe dans d'autres régions mais la Bourgogne ne dispose, au niveau du portail, que de 12h de vacations hebdomadaires.

Existe-t-il une possibilité informatique pour que les bases de données régionales figurent dans le Guichet Unique, afin que les musées de Bourgogne ne disparaissent pas de cette présentation nationale ?

Ces questions peuvent paraître naïves à cet auditoire, composé notamment de nos collègues de province qui ont pu bénéficier de crédits croisés pour embaucher des équipes complètes permettant d'assurer le rayonnement de leurs institutions. Cependant, ce sont ces questions et par dessus tout un manque essentiel de personnel scientifique qui nous mettent actuellement dans une impasse.

Faut-il, pour en sortir, revoir les modes de collaboration actuels avec la base nationale ? Ne pourrait-on imaginer un moyen permettant de saisir directement les notices afin de les diffuser dans le Guichet Unique? Ce dernier deviendrait alors le véritable reflet des musées de France.