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Journée d'étude "Bases de données documentaires : état des lieux et perspectives"
Ecole du Louvre - 22 mai 2007


La base Joconde, catalogue des collections des musées de France, et ses missions particulières :
valorisation du patrimoine des musées et identification de l'appartenance des œuvres des collections publiques contribuant ainsi à l'image de l'appellation "musée de France"

Anne Distel, Chef du Département des collections de la Direction des musées de France


Introduction

JOCONDE est le catalogue collectif des collections des musées de France. Il est accessible sur Internet au public le plus large. Cette base de données nationale est gérée désormais par une équipe de trois personnes (Mathilde Huet, Jeannette Ivain, Carine Prunet) au sein du département des Collections de la Direction des musées de France, rattachement intervenu au 1er juin 2005.

Créée en 1975, la base Joconde a su s'adapter aux évolutions techniques pour répondre à ses missions principales :
- la création d'un système descriptif pour les musées adapté à l'échelon national avec une normalisation de la méthode d'analyse et du vocabulaire ;
- la généralisation de l'informatisation des collections des musées de France ;
- le recensement complet des œuvres afin d'accéder à une meilleure connaissance de la richesse du Patrimoine dans les musées;
- une large diffusion sur le net de bases nationales du ministère concernant le Patrimoine.

A ce jour, Joconde contient 348 000 notices dont la moitié est illustrée par au moins une image numérique. Ces notices proviennent de plus de 270 musées nationaux ou territoriaux qui conservent des collections d'archéologie, de beaux-arts, d'arts décoratifs, d'ethnologie, d'histoire ou encore de sciences et techniques. Chaque musée reste libre d'y reverser soit quelques objets phares, soit la totalité de leurs collections.

Le contenu peut être appréhendé en quelques chiffres :
48 000 objets archéologiques ; 173 000 dessins ; 50 000 peintures ; 30 000 sculptures ; 12 500 céramiques ; 12 000 photographies et cartes postales ; 8 000 objets extra- européens

La base Joconde est le miroir de collections très polyvalentes, avec une grande diversité d'objets tels que : La dame de Brassempouy à Saint-Germain-en-Laye, le retable d'Issenheim au musée de Colmar, l'ossuaire Kanak de Pithiviers, la nef dite de Charles Quint à Ecouen, le mannequin d'accouchement de Madame de Coudray du musée Flaubert de Rouen ou une affiche représentant Sarah Bernhardt à Rennes, jusqu'aux œuvres d'art contemporain de Niki de Saint-Phalle à Nice.

Cette présentation s'intéressera à l'organisation entre les différents partenaires, la diffusion vers un large public, et enfin les évolutions et perspectives.

I - Organisation entre les différents partenaires

• Des bases locales à la base nationale Joconde
De 1975 au début des années 1990, des notices uniquement beaux-arts étaient saisies à partir des dossiers d'œuvre et des registres, par le service informatique du ministère. Les bases étaient peu accessibles. A partir de cette date, les musées se sont équipés d'outils adaptés à l'informatisation de leurs collections. Dès le début de cette informatisation, la DMF a été partie prenante dans le suivi des besoins des musées et dans l'élaboration d'un module d'export automatique vers Joconde, quel que soit le type de collection. L'équipe Joconde a donc travaillé en collaboration avec les différentes sociétés de service pour que chaque logiciel de collections soit conforme aux besoins des musées.

Avec ce module d'export, l'information des bases locales de musées, peut être diffusée sur Internet, par le biais de la base Joconde. Les informations exportées sont délibérément limitées aux champs d'identification et de documentation des œuvres, c'est à dire des informations pérennes et non confidentielles. La base Joconde s'enrichit donc en permanence de nouvelles notices reversées par les musées. Celles-ci sont plus ou moins longues selon les informations dont dispose le musée. Il faut insister sur la qualité scientifique et la richesse des informations mises en ligne qui ont été rédigées au plus près de la documentation et validées par le responsable scientifique de chaque musée participant.

Les fichiers exportés sont envoyés aux responsables Joconde et contrôlés par un programme informatique. Ce programme permet d'identifier les nouveaux descripteurs proposés ainsi que la cohérence des champs informés. Les erreurs sur la forme et non sur le fonds sont rectifiées directement par les gestionnaires de Joconde. Le but est de garder une cohérence d'informations sur l'ensemble des notices. Les nouveaux descripteurs sont intégrés selon leur pertinence dans les vocabulaires, l'enrichissement et l'usage de ces derniers étant vraiment mutualisé au rythme des nouveaux versements de notices.

• Méthode d'inventaire informatique des objets
En 1995, une première Méthode d'inventaire informatique des objets : beaux-arts et arts décoratifs est publiée sous forme papier par la DMF. Le but est de proposer un cadre de travail cohérent aux musées, bien que l'archéologie et l'ethnologie ne soient pas traitées. Les musées disposent ainsi de normes, valables quel que soit l'outil informatique utilisé. En suivant ces préconisations, les musées peuvent saisir leurs notices d'inventaire réglementaire et documentaire avec une garantie de compatibilité avec le format de diffusion de Joconde.

Plus récemment, l'arrêté du 25 mai 2004 fixe pour les musées de France les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés et au récolement. Cet arrêté propose que le registre d'inventaire des acquisitions et le registre des biens reçus en dépôt peuvent désormais faire l'objet d'une édition informatisée reconnue juridiquement. Il s'agit d'une impression sur support papier des rubriques réglementaires saisies grâce à l'outil informatique.

Cette possibilité donne une nouvelle légitimité à l'informatique et amène l'équipe de Joconde, dans son rôle de conseil auprès des professionnels des musées, à mettre en ligne en juin 2005 une nouvelle version de la méthode d'inventaire informatisé. Ce guide est élargi aux collections d'archéologie, d'ethnologie et de sciences et techniques, et prend en compte les nouveaux impératifs de la législation et de la réglementation des musées de France. Le but est de fournir, sous forme électronique téléchargeable, un guide d'informatisation de l'inventaire et de la documentation. Ce document, est accessible dans la rubrique "Informations pour les musées" de la page d'accueil du site Joconde.

Cette méthode a fait l'objet de la validation conjointe de l'Inspection générale des musées et du Département des collections. Elle repose sur de bonnes pratiques répandues dans un grand nombre de musées de France. Elle tient compte de l'évolution des logiciels documentaires. Elle peut toutefois être utilisée avec un outil plus simple, de type bureautique.
Elle fournit la liste maximale des champs utilisables pour décrire un objet, quel que soit le domaine auquel il appartient, qu'il soit exposé dans les salles ou conservé dans les réserves du musée. Les rubriques de l'inventaire réglementaire administratif et les rubriques relevant de l'inventaire documentaire sont explicitées champ par champ.

• L'image numérique
C'est seulement à partir de 2000 que l'image numérique, tant dans les bases locales que dans la base nationale, vient compléter plus systématiquement l'information textuelle. Ce qui explique le décalage qui existe encore entre le nombre de notices et la couverture images de ces notices. Les musées nationaux ont pu bénéficier d'une numérisation rapide grâce à l'aide importante de l'agence photographique de la RMN.
Sur Joconde, une part croissante des notices est désormais illustrée par une ou plusieurs vignettes que l'internaute peut agrandir au format plein écran.
Cette innovation n'a pas eu d'incidence particulière sur le choix et la précision des informations dans les notices : l'indexation iconographique par mots- clés, demeure un critère de recherche déterminant. mais permet de ne pas faire une description maximaliste du sujet représenté.

Grâce aux budgets débloqués par l'Etat dans le cadre du plan national de numérisation du ministère de la Culture et de la Communication, des campagnes de numérisation systématiques des fonds photographiques des collections de musées nationaux ou territoriaux (ainsi que contrats de plan Etat- régions jusqu'en 2006 relayés désormais par les initiatives de certaines régions dans ce domaine) sont lancées. Cette aide spécifique a permis à certains musées de numériser rapidement leurs clichés.

Une nouvelle contrainte émerge cependant : en effet, l'intégration d'images nécessite une négociation spécifique d'un droit de diffusion des œuvres encore dans le domaine privé. Sans cette négociation, la durée du droit patrimonial, fixée à 70 ans après la mort de l'auteur ne permet pas de faire figurer l'illustration de l'œuvre sur la notice de Joconde. Actuellement cela concerne 10 % de notices d'œuvres.

II - Diffusion vers un large public

• L'intérêt du public
Il est intéressant de voir que les notices descriptives d'objets de musées, avec un contenu scientifique relativement technique, est pourtant extrêmement consulté par un public français et international de spécialistes, d'amateurs d'art, d'étudiants ou de simples internautes.
Malgré un contenu en français, les sites visiteurs étrangers sont importants : pour le mois d'avril 2007, 68 pays ont été identifiés, dont la moitié concernant l'Europe. L'Amérique du Nord est très présente avec le Canada et les universités américaines. L'Asie avec le Japon, la Turquie, et la Chine ont fait des recherches sur ce site, comme l'Amérique du Sud avec le Brésil, l'Argentine, et le Mexique. On peut aussi mentionner l'Australie et quelques pays du Moyen Orient comme Israël, le Liban et les Emirats Arabes Unis. L'Afrique est moins représentée, on a quand même le Maroc, le Gabon et l'Algérie.

La dernière étude a été faite sur les 10 premiers mois de 2006 à partir de listes de recherches des internautes, et les listes des consultations des pages complémentaires aux recherches.
L'analyse mois par mois permet d'identifier les centres d'intérêt des consultants (sur un million de consultations). On remarque une assez grande constance dans les rubriques interrogées.
Les 4 champs les plus consultés recouvrent 84,5 % des recherches.
Cela concerne : les Auteurs avec 38,5 %, la Représentation iconographique avec 26%, les Types d'objet avec 10,5%, et le Lieu de conservation avec 9,5%.
Le reste des recherches correspond à des informations plus pointues :
l'Ancienne appartenance, (4,5 %), la Description technique (3 %), la Datation (2,5%), les Lieux géographiques (2 %)

Un autre indicateur concerne le top 100 des images les plus vues. Les portraits historiques sont très sollicités.

L'intérêt de la consultation des pages Web présentant les collections encourage aussi l'équipe de la base Joconde à valoriser l'information reversée par les musées par des parcours thématiques ou des expositions virtuelles.

• Le site Joconde
En mars 2004, avec la fusion des trois bases Archéologie, Beaux-arts et Ethnologie, une nouvelle présentation du site est totalement repensée afin d'offrir au grand public et aux professionnels des musées, le maximum d'informations. Une nouvelle navigation est mise en place au sein des pages Web.

Le menu d'accueil s'articule en quatre grandes rubriques :
1/ A propos de Joconde: correspondant à la présentation du site,
2/ Découvrez les collections qui valorise les collections avec la liste des nouvelles notices reversées, les parcours thématiques et les expositions virtuelles.
3/ Accédez au catalogue : recherche proprement dite dans la base Joconde avec 3 modes de recherche pour faciliter l'interrogation :
- la recherche simple texte libre
- la recherche à partir de listes de termes
- et la recherche avancée par un formulaire de recherche spécifique
4/ Partenaires : cette rubrique est plus orientée vers les professionnels des musées, en particulier avec la rubrique Informations pour les musées.
Elle permet de diffuser des aides et conseils techniques en accord avec la législation et les méthodes de travail documentaire. En fait, cela correspond a des réponses de questions récurrentes sur différents domaines comme : la participation à la base Joconde, l'inventaire informatisé avec la méthode d'inventaire et le récolement décennal, le vocabulaire scientifique, la numérisation des images fixes, etc.

Les modes d'accès sont tous utilisés, mais les accès simples et bien présentés favorisent la consultation comme l'accès aux listes de vocabulaire, les expositions virtuelles et l'accès hypertexte à partir des notices. • Les statistiques de consultation
Les statistiques de consultation des bases nationales, mensuelles et quotidiennes, fournies par le département des systèmes d'information (DSI) permettent de connaître :
- le nombre et les sites visiteurs,
- le nombre et les questions posées,
- le nombre d'images plein écran visualisées,
- le nombre et les pages web vues.

La consultation du site Joconde est en continuelle augmentation liée en particulier à l'accroissement des illustrations.
- en 2004, nous avions 1,5 million d'interrogations, 2 millions d'images vues et 1,3 million de pages consultées.
- sur les 4 premiers mois de 2007, nous avons déjà dépassé les chiffres de 2004 avec 2 millions d'interrogations et d'images vues.
La moyenne par jour en 2007 est de : 2700 sites visiteurs, 15000 questions, 17000 images vues, 4500 pages web affichées

• Référencement du site Joconde
Le site Joconde a été très tôt référencé par les moteurs de recherche comme Google, Yahoo. Il est aussi connu d'organismes internationaux comme la Virtual Library Museums Pages, ou Artcyclopédia. De plus les pages du site Joconde avec les listes d'auteurs, de lieux ou de personnages célèbres, les expositions virtuelles sont aussi référencées par les moteurs de recherche et donnent accès à la base Joconde automatiquement.

III - Evolutions et perspectives

• Un partenariat réaffirmé avec les musées
Un musée peut contacter les responsables de la base Joconde à tout moment de son informatisation :
- que ce soit dans une phase amont pour le choix d'un logiciel afin d'avoir une aide à la définition des besoins,
- pour le paramétrage de la base de données et la structuration de l'informatisation
- pour la définition d'une méthodologie d'inventaire informatisé (consignes de saisie, vocabulaire scientifique),
- pour des conseils sur la numérisation d'images,
- pour la préparation de la diffusion des notices
- ou la modification et l'enrichissement des informations en ligne

Ce partenariat est aussi visible sur chaque notice qui est complétée :
- par le label musée de France,
- par un un lien vers la base Muséofile, répertoire des musées de France,
- par le lien vers le site régional et
- par une adresse électronique de commande de photographie si besoin est.

• La collaboration avec les sites Internet régionaux
Parallèlement à cette démarche nationale, les antennes des associations de conservateurs de musées de la moitié des régions françaises se sont investies dans la mise en ligne de leurs données muséales.
Les sites régionaux sont de plus en plus nombreux. Actuellement 13 régions proposent un site : Alsace, Aquitaine, Bourgogne, Bretagne, Centre, Franche Comté, Basse-Normandie, Haute-Normandie, Lorraine, Nord-Pas-de-Calais, Poitou-Charentes, Provence- Alpes- Côte d'Azur et Rhône-Alpes. Bientôt la région Midi-Pyrénées proposera son site.

Ces sites s'orientent principalement vers la présentation de l'actualité culturelle des musées ainsi que des dossiers pédagogiques et d'expositions virtuelles. Parallèlement à ces expositions -dossiers, certains de ces sites régionaux mettent en ligne également des bases de données fédérant les notices informatisées des musées locaux.
La participation au Catalogue des collections des musées de France ne nuit pas au succès des sites régionaux, au contraire. Ces sites régionaux et le site Joconde sont complémentaires.
Il est important de diffuser le maximum d'informations dans un contexte cohérent : collections d'un musée, collections des musées d'une région, collections des musées d'un pays, conduisant l'internaute, spécialiste ou non, à trouver des réponses pertinentes à ses recherches et visiter les musées.

• Le guichet unique
L'avenir de Joconde est aussi dans sa contribution au projet du Guichet unique pour la diffusion d'un patrimoine qui dépasse largement les collections des musées, contribution qui définira sa visibilité au sein de ce Guichet unique.
La mise en place du Guichet unique propose une démarche coordonnée pour l'amélioration des modes d'accès et pour la promotion de ces ressources documentaires auprès du grand public en fédérant l'accès aux ressources numériques multiples du ministère.
Joconde a d'emblée été intégrée dans le projet de Guichet unique, comme l'une des ressources représentatives des types de données, des technologies sources ou des formats de données présents au ministère.
Le but est de permettre au public non spécialiste d'interroger simultanément plusieurs ressources, sans avoir une connaissance fine du contenu des bases auxquelles il accède et moins encore du découpage administratif du ministère.

La recherche pour l'utilisateur s'organise en deux temps : un premier niveau permettant de d'identifier les différentes sources d'information disposant d'éléments répondant à sa question ; dans un second niveau, d'accéder à la ressource d'information sélectionnée pour obtenir un contenu plus complet. Avec sur chaque notice de Joconde, le label musée de France, le lieu de conservation, le copyright, l'internaute identifie la source muséale.

Conclusion

Le site Joconde est un outil majeur de la politique de diffusion du ministère. Son rôle premier est de favoriser la connaissance du patrimoine des musées tout en proposant un lien direct vers les musées. Il se veut un maillon solide de la chaîne documentaire, entre les musées de France et l'ensemble des bases documentaires du ministère de la Culture.

L'évolution du site Joconde, pour répondre au public spécialisé des musées et au grand public, semble correspondre à l'attente. Les statistiques confirment que ce site est reconnu au niveau des internautes en France mais aussi dans le monde entier.




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