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Journée d'étude "Bases de données documentaires : état des lieux et perspectives"
Ecole du Louvre - 22 mai 2007


Présentation de la politique d'informatisation et de base de données documentaire de la région Basse-Normandie
François Arnaud, conseiller pour les musées, DRAC Basse-Normandie
Pierre Schmit, directeur du CRECET, Centre Régional de Culture Ethnologique et Technique
Lucille Lassalle-Astis, chargée de mission du CRECET

Intervention de François Arnaud

Quelques mots d'introduction pour rappeler que ce qui a amené le processus de mise en œuvre de notre projet en Basse-Normandie a été le constat que nous étions une petite région avec des petits moyens et des musées très peu fournis en personnel scientifique et en personnel tout court.
Il y a 50 musées de France en Basse-Normandie, et plus d'une centaine de musées, toutes catégories confondues, avec un public touristique très important puisque nous avons les musées du Débarquement : plus de 500 000 visiteurs au Mémorial de Caen, 400 000 à Arromanches, sans compter les visiteurs, dans un autre secteur, du Mont Saint-Michel. Le travail mené sur les collections n'était pas à la hauteur de celui mené en terme d'accueil du public et d'expositions temporaires, d'où l'idée de fédérer les activités des différents musées au sein d'une structure. La première tentative menée au sein de L'Association des conservateurs des collections publiques avait donné de bons résultats mais avait échoué pour deux raisons : le manque de moyens, la question des droits. François Arnaud souligne l'importance de cette question et suggère que la DMF organise une journée spécifique sur les droits d'auteur ; comment traiter cette question en terme d'œuvres de musée vis à vis des artistes ou de leurs ayants - droit et des photographes. La mise en ligne des collections par l'Association des conservateurs s'était arrêtée à cause de l'impossibilité de présenter les œuvres des artistes vivant ou récemment décédés.
La DRAC et le Conseil régional ont décidé de confier à une structure, le CRECET, la mise en œuvre de cette politique d'inventaire puisque c'était, au départ, le point essentiel du travail sur les collections. L'opération a été menée dans le cadre du contrat de plan entre l'Etat et la région (CPER) et nous arrivons à un stade où 55 musées ont adhéré à cette politique, musées de France ou non, avec l'idée générale de respecter les critères établis par l'ICOM et la loi -musée. Notre principe est liberté, égalité fraternité : liberté d'adhésion à notre politique, égalité des musées, fraternité par la solidarité menant à la création d'un portail collectif.
Nous entrons dans une phase active de choix d'un opérateur pour traiter les questions techniques et politiques des œuvres, avec des niveaux différents selon des musées qui doivent être traités également, étant entendu que le Musée de Normandie à Caen dispose de personnel et de moyens et a beaucoup avancé en termes de données documentaires alors que d'autres établissements ne disposent pas de personnel pour gérer les collections. Nous avons donc aussi une politique incitative de création d'emplois, des interventions directes du CRECET qui fera l'inventaire des musées sans personnel. Au départ, il s'agissait surtout des musées de société qui avaient besoin d'une aide collective ; les musées d'art et les musées du Débarquement avaient été écartés mais la dynamique suscite un élargissement du cercle des musées concernés en terme de souhait d'adhésion ( ex. : le Musée des beaux-arts de Caen, le Mémorial de Caen).

Intervention de Pierre Schmit

L'intervention porte sur les aspects politiques et techniques de la mise en œuvre du réseau des musées en Basse-Normandie.
L'échec d'une première tentative de constitution au début des années quatre-vingt-dix d'un réseau régional, à l'initiative de l'Association des conservateurs, était également dû au fait qu'il reposait sur l'engagement de personnes physiques et non sur celui des collectivités, qui ne sentaient donc pas concernées. Aussi, l'adhésion au réseau des musées se fait par la signature d'une convention cadre entre le CRéCET et la collectivité propriétaire et gestionnaire du musée candidat.
Les missions du réseau ainsi constitué depuis 2004 s'articulent autour de deux objectifs :
- le développement de la coopération culturelle : activités scientifiques, actions envers les publics, et tous domaines susceptibles d'être amplifiés par un travail en commun ou d'être mutualiser.
- l'action pour la conservation et la mise en valeur du patrimoine muséographique, avec notamment , l'inventaire et son informatisation, mais aussi la numérisation. Le premier point étant le plus " lourd " et le plus important.

Le réseau a été lancé en 2003 et, dès 2004, la réflexion a porté sur l'inventaire et l'informatisation en confiant à la société GRAHAL, qui avait déjà travaillé en Haute-Normandie, un audit général des 55 musées membres et la définition d'une programmation générale et d'une estimation financière. L'audit de chaque musée consistait en une évaluation des collections (volume, accessibilité), des moyens en personnel, de l'état d'avancement de l'inventaire, de l'informatisation et de la couverture photographique...
Les problèmes soulevés par l'étude et partagés par tous les musées ont été fondus dans une programmation générale qui se voulait non pas l'addition des problèmes de chacun mais un véritable projet régional faisant la synthèse des besoins et apportant des réponses appropriées à chaque musée.

En 2006, la deuxième phase du projet a consisté en la validation par le réseau (membres et partenaires financiers : Etat et région) d'une programmation pluriannuelle et d'un mode de financement assez souple qui combine aides directes et aides indirectes. Cette programmation a été engagée en juillet 2006 par le lancement d'un premier appel à projets qui court sur les années 2006-2007. Le mode de financement retenu permet, dans le cadre d'une enveloppe générale, à chacun de s'engager au moment où il se sent prêt.
Cette année 2007, nous démarrons la mise en œuvre des moyens mutualisés et avons lancé une consultation, encore en cours, pour la fourniture d'un système informatique permettant de répondre à l'ensemble de nos objectifs : doter les musées pas encore équipés d'un outil logiciel leur permettant de réaliser leur inventaire et faciliter le partage des données par le développement d'une base de données collectives. Nous avons également amorcé les premières aides directes (notamment le renforcement de moyens humains) et pensons aussi démarrer quelques formations collectives.

Nos objectifs actuels sont les suivants :
- Doter les musées, ou mettre à jour, des outils de gestion et de documentation des collections, sachant qu'il faut trouver un outil utilisable par chacun quel que soit le volume de la collection.
- Identifier l'intégralité des collections afin de réduire leur précarité matérielle et juridique. Le volume de collections à inventorier avoisinerait les 300 000 items, dans la configuration actuelle du réseau.
- Faciliter la réalisation des inventaires en étant en conformité avec la réglementation en vigueur
- Adapter et renforcer les moyens en personnel dans les 55 musées, afin d'éviter les insuffisances de gestion ; les nombreuses petites collectivités n'ayant très souvent pas les moyens de le faire.
- Inciter à la mutualisation des ressources humaines ou techniques
- Favoriser le partage des données entre les musées par la création d'une base collective et mettre cette base à la disposition du public de façon à ce qu'elle puisse être utilisée, individuellement ou collectivement, à des actions de médiatisation et de diffusion du patrimoine.

Le projet que nous soutenons est donc un véritable projet de territoire. Pour le mettre en œuvre ce projet, il existe deux modalités d'aide financière :
- l'aide financière des collectivités ou des associations par le biais des subventions de l'Etat ou de la Région de Basse-Normandie pour faciliter le renforcement des moyens humains, (création de postes temporaires, accroissement des temps de travail : aide au taux actuel de 50 %) ainsi que pour l'achat d'équipements informatiques, l'acquisition ou la mise à jour de logiciel (taux de 60%)
- l'aide indirecte via le CRéCET, organisme de support du réseau chargé de la mutualisation des ressources, pour la mission d'inventaire d'un certain nombre d'établissements démunis de personnel ou sans personnel qualifié pour ces tâches, et dont le volume des collections est limité ( musées dont le travail pourrait être fait en trois mois en terme d'identification des objets et non d'une documentation scientifique, c'est à dire 5 ou 6 rubriques de l'inventaire 18 colonnes). C'est donc le CRéCET qui embauchera le personnel et le mettra à disposition des collectivités. L'aide financière atteint 70% du coût. Ce dispositif est très incitatif pour les petites communes qui, par crainte de la fragilisation de leur patrimoine, sont vraiment motrices dans ce projet. Le CRéCET doit également doter ces établissements des moyens logiciels utiles à l'informatisation des inventaires.

Le CRéCET souhaite par ailleurs la mise en œuvre d'une solution informatique mutualisée. Cette solution doit permettre le partage des données en interne au sein du réseau, puis en externe avec le public. Nous envisageons également la mutualisation des formations.

Le système que nous recherchons, l'outil de gestion des collections, sera le socle de la future base de données régionales des musées : tout musée participant au programme s'engager verser ses données dans la base collective selon des modalités qui seront collectivement définies.

Conclusion : C'est un projet volontariste qui se veut être respectueux de l'indépendance et de l'identité de chacun. Les modalités de participation et les obligations de chacun selon le niveau d'engagement (simple participation à la base régionale, utilisation du logiciel commun, aide en personnel mutualisé...) font l'objet d'une convention particulière, annexe à la convention cadre d'adhésion au réseau. D'ici à deux ans, nous espérons être en mesure de faire une présentation de ce projet plus attractive que celle d'aujourd'hui car s'appuyant sur les premières réalisations concrètes.




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