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Inventaire informatisé


Documents administratifs et juridiques

Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement (Fichier pdf)

Note-circulaire du 19 juillet 2012 relative à la problématique des matériels d'étude et à la méthodologie préalable à l'affectation de ces biens aux collections des musées de France (Fichier pdf)


M├ęthodologie

Méthode d'inventaire informatisé

Mettre en oeuvre l'édition informatisée réglementaire de registres d"inventaire muséaux

Guide de rédaction d'un cahier des charges de saisie externalisée d'inventaire

Modification des informations relevant de l'inventaire et du dépôt après transfert de propriété de dépôts de l'Etat antérieurs à 1910 (Tableau donnant l'état des transferts au 31 décembre 2012)


Ressources documentaires

"L'inventaire et le récolement des collections publiques" Dossier de formation permanente de l'Institut national du patrimoine - 2014 nouveau

Guide méthodologique du marquage des collections publiques : évaluation des produits et procédés de marquage (fichier pdf)

Photographier ses objets de valeur : guide de l'office central de lutte contre le trafic de biens culturels (fichier pdf)


Questions fréquement posées...

Quelles sont les rubriques de l'inventaire réglementaire répondant aux traditionnelles "18 colonnes" ?
L'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement précise les rubriques réglementaires qui doivent composer une notice d'inventaire, que ce dernier soit manuscrit ou informatisé. Consultez la liste de ces rubriques dans l'introduction à la méthode d'inventaire informatisé.

Quelle est la valeur juridique d'un inventaire informatique ?
Depuis la publication de l'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire,du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement, un registre d'inventaire édité grâce à l'outil informatique a la même valeur juridique qu'un registre papier. C'est toujours l'édition papier qui possède une valeur juridique et non le support informatique lui-même. Ainsi, l'édition informatisée du registre d'inventaire d'un musée de France doit être opérée selon des modalités précises qui garantissent la fiabilité et l'infalsifiabilité des informations.

Ma base de données peut-elle faire office d'inventaire réglementaire ?
L'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire,du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement le permet. Cet inventaire informatisé est réalisable selon des modalités rigoureuses ou au moyen du module spécifique d'un outil de gestion de collections validé par le service des musées de France.

Si j'informatise mes inventaires, que deviennent les anciens registres papier ?
Un musée peut, depuis la publication de l'arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire,du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement, faire le choix d'informatiser son inventaire et d'abandonner le registre papier. Toutefois, les registres papier précédemment utilisés détiennent toujours toute leur valeur juridique ; eux-seuls font foi pour les objets qui y sont inscrits, en vertu de quoi ils doivent absolument être conservés par le musée. Les objets qui y sont inscrits ne pourront être informatisés que sous forme de notices documentaires.

Quelles précautions techniques prendre pour éditer mon inventaire informatisé ?
Procéder à l'édition informatisée des registres d'inventaire et de dépôts nécessite de tenir compte de la conservation sur le long terme des documents produits via l'outil informatique. Le matériel d'impression, l'encre et le papier utilisés pour éditer les notices sont à choisir selon des critères précis.

Comment sous-traiter la numérisation et la saisie de mes registres d'inventaire anciens ?
L'externalisation de cette opération peut permettre au musée un gain de temps précieux dans l'informatisation de ses collections. Comme pour tout projet d'informatisation, il revient à l'établissement d'évaluer ses besoins et de rédiger un cahier des charges qui lui permettra de recruter l'entreprise la mieux adaptée. Une analyse préalable des sources papier concernées est indispensable.

Comment marquer les objets de mes collections ?
Une fois l'objet inscrit à l'inventaire, il convient de le marquer selon la méthode adaptée au matériau-support de l'objet. Le Guide méthodologique du marquage des collections publiques : évaluation des produits et procédés de marquage est la référence à connaître pour choisir la bonne méthode de marquage.

Ma collectivité vient d'accepter le transfert de propriété d'un lot d'objets déposés par l'Etat dans mon musée avant 1910. Quelles sont les suites à donner au niveau des registres d'inventaire et de dépôt ?
Il revient en effet à chaque musée de France affectataire de collections déposées par l'Etat avant 1910 et dont la commune a accepté le transfert de propriété à titre gratuit de gérer les informations relatives à cette procédure et à ce changement de statut juridique des collections dans les registres d'inventaire et de dépôt du musée. Pour ce faire et en savoir plus sur ces procédures, se référer à la synthèse sur la modification des informations relevant de l'inventaire et du dépôt après transfert de propriété de dépôts de l'Etat antérieurs à 1910.


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