3) Edition informatisée de l'inventaire des biens d'un musée de France
L'inventaire des acquisitions d'un musée de France et le registre des biens reçus en dépôt par un musée de France, indépendants l'un de l'autre, peuvent chacun faire l'objet d'une édition informatisée. Il s'agit d'une impression sur support papier des rubriques réglementaires saisies grâce à l'outil informatique.

Les articles annexes 1d et 4c de l'arrêté du 25 mai 2004 précisent les conditions de réalisation de cette édition informatisée :
" Si la gestion des collections est informatisée, l'inventaire peut être constitué par une édition sélective sur papier de la base informatisée.
A partir d'un profil d'édition permettant d'extraire les rubriques définies dans la présente annexe au paragraphe 1.a ou 1.c, une édition est réalisée dans l'ordre des numéros d'inventaire, faisant apparaître l'intitulé des rubriques. Elle peut être accompagnée de photographies numériques de chaque bien. L'édition sur papier de l'inventaire doit intervenir au plus tard le 31 décembre de l'année qui suit l'année d'acquisition.
Chaque registre ainsi édité est relié, titré, daté, paginé et paraphé. Il est complété chaque année par l'impression de la liste des acquisitions de l'année précédente ajoutée à la reliure. La même présentation et le même ordre des rubriques sont observés d'une année sur l'autre. Tout changement de mode de présentation est précisément décrit et justifié.
Une copie de sécurité de l'édition réalisée par extraction de la base informatisée est déposée dans le service d'archives compétent et mise à jour une fois par an, comme les copies de tous les registres de l'inventaire et des éventuels sous-inventaires du musée. "

II. Inventaire et base documentaire

L'édition informatisée réglementaire de l'inventaire ou du registre des dépôts peut être issue de la base de données du musée. L'opération consiste alors à sélectionner dans cette base de données les informations correspondant strictement aux rubriques de l'inventaire ou du registre des dépôts.

Il est important de ne pas confondre l'inventaire réglementaire informatisé et l'inventaire documentaire informatisé, même si de nombreuses informations sont communes aux deux outils. Le premier est un document unique et infalsifiable tandis que le second est un système d'information évoluant au gré du travail scientifique sur les des collections.

Il est évident que de nombreuses autres rubriques d'informations que celles exigées par la réglementation de l'inventaire sont nécessaires à un musée pour exercer ses activités. Il existe une forte complémentarité entre les informations propres à l'inventaire, à la documentation, à la gestion et à la restauration des collections.
En effet, dans une base documentaire, la description, le contexte historique de l'objet ainsi que les références bibliographiques doivent être détaillés pour constituer un outil de travail performant. De même, la préparation d'exposition, la gestion des collections (constat d'état, restaurations) et les mouvements d'œuvres constituent eux-aussi des modules riches d'information, qui s'ajoutent à l'inventaire réglementaire stricto sensu.

Il convient de garder ces distinctions à l'esprit au moment de faire le choix entre inventaire traditionnel sur registre papier ou édition à partir d'un inventaire informatisé.

III. Inventaire réglementaire : papier ou informatique ?

Pour réaliser l'inventaire réglementaire des acquisitions ou l'enregistrement des biens reçus en dépôt, un musée a le choix entre deux solutions :
- continuer à inventorier les biens sur les registres papier, en tenant compte des rubriques exigées par la nouvelle réglementation,
- adopter l'édition informatisée, prévoyant l'impression de la liste des objets acquis dans l'année.

Il est déconseillé d'avoir recours à la fois au registre papier et à l'édition informatisée. Tenir l'inventaire sur deux supports différents peut en effet être source d'erreur.

Si la deuxième solution est retenue par le musée, les registres papier tenus antérieurement à ce choix (registre "18 colonnes"...) gardent leur valeur juridique initiale pour les objets qui y sont inscrits.
Il est nécessaire d'assurer la sauvegarde de ces registres papier anciens (Décret du 2 mai 2002 art. 2). Une copie de sécurité peut prendre une forme numérique (ou bien d'autres formes de supports), qui sera utilement complétée par une saisie informatique, fournissant ainsi la matière première à une gestion et une documentation informatisées.

Quoi qu'il en soit, la seule version électronique de l'inventaire réglementaire ne saurait apporter les garanties nécessaires à un document juridique : " la sortie sur support papier répond encore à deux besoins : à un besoin ergonomique, de simple confort, et à un besoin juridique ou de preuve qui fait porter une marque évidente de validation, telle une signature manuscrite, sur les documents papier avant de les diffuser, et qui incite à les archiver sous cette forme pour conserver la trace de cette validation " (" Les archives électroniques, Manuel pratique ", Direction des Archives de France, février 2002 ).

1) Contraintes techniques
Compte tenu des technologies actuelles, l'édition informatisée réglementaire n'est pas exempte de contraintes ; elle est à réserver aux musées bénéficiant annuellement de nombreuses acquisitions ou dépôts.

L'édition informatisée de l'inventaire réglementaire ou du registre des biens reçus en dépôt consiste à sélectionner, au sein des notices de gestion et de documentation des collections, les informations des seules rubriques prévues par la réglementation.
Il est clair que toute intervention, dans la base documentaire, sur le contenu de l'une des rubriques réglementaires risque de modifier l'inventaire (par exemple : changement de dénomination, modification d'attribution, de fonction, etc.).

L'ÉDITION INFORMATISÉE IMPOSE DONC, UNE FOIS LA FICHE VALIDÉE, UNE IMPRESSION IMMEDIATE DES RUBRIQUES RÉGLEMENTAIRES DE LA NOTICE DU BIEN ACQUIS OU REÇU EN DÉPOT, CECI AVANT TOUT ENRICHISSEMENT DE SON CONTENU OU TOUTE MODIFICATION SUR LA BASE. C'EST LA COMPILATION PROGRESSIVE DES FICHES DES OBJETS, IMPRIMÉES AU FUR ET A MESURE DES ACQUISITIONS OU DES DÉPOTS, QUI CONSTITUE A LA FIN DE L'ANNÉE L'ÉDITION SUR PAPIER DE L'INVENTAIRE OU CELLE DU REGISTRE DES BIENS REÇUS EN DÉPOT.

2) Modalités pratiques actuelles
Voici un récapitulatif des étapes de réalisation de l'édition informatisée avec les moyens techniques actuels.

a) définir le profil d'édition informatisée dans les formats d'impression du logiciel utilisé

- sélectionner les champs de la base de données correspondant aux rubriques réglementaires de l'arrêté (voir tableau page 8).
- l'ordre des rubriques n'est pas imposé par l'arrêté et insiste seulement sur le fait qu'il doit être conservé d'une année sur l'autre (il faut donc sauvegarder ce profil d'impression).
- veiller à ce que les champs vides n'apparaissent pas.
- ne pas omettre de faire apparaître la date de validation de la notice.
- marquer la fin de la notice par une ligne épaisse.

b) imprimer les notices

- choisir son support d'impression : un protocole d'agrément d'imprimantes bureautiques en vue de la conservation des documents devrait être prochainement publié au Journal Officiel. Il est d'ores et déjà recommandé d'utiliser une imprimante laser noir et blanc ainsi que du papier permanent (présentant la capacité de rester chimiquement et physiquement inerte dans le temps) et durable (présentant la capacité de résister à l'usure due aux manipulations), répondant à la norme ISO 11108.

Vous pourrez utilement vous référer aux normes suivantes :

ISO 9706 : 1996 : Information et documentation - Papier pour documents - Prescriptions pour la permanence.

ISO 11108 : 1996 Information et documentation - Papier pour document d'archives - Prescription pour la permanence et la durabilité

ISO 11800 : 1998 Information et documentation - Prescriptions pour les matériaux et méthodes de reliure utilisés dans la fabrication des livres

- sélectionner les notices (saisie effectuée à partir des minutes d'inventaire ou les fiches de récolement)
- un aperçu avant impression (format d'impression réglementaire) permet de vérifier qu'aucune rubrique indispensable ne manque
- procéder à l'impression recto-verso (si possible) de la notice sitôt validée (pour éviter toute modification de contenu d'ordre documentaire)
- classer les notices imprimées des objets inventoriés de l'année les unes après les autres dans l'ordre des numéros d'inventaire
- faire des photocopies de ces notices (copie de sécurité) et conserver la compilation de notices originale dans un endroit présentant de bonnes conditions de sécurité et climatiques (par exemple, dans une boîte d'archives neutre et au même endroit que les registres papier utilisés auparavant, à l'idéal dans un coffre fort ignifugé).

c) constituer le registre

- en fin d'année : titrer, dater, paginer et parapher la compilation des notices des 2 inventaires
- vérifier que la copie de l'ensemble de la compilation des notices est bien identique et bien classée
- en fin d'année, faire relier ce registre d'inventaire (et la copie de sécurité à déposer dans le service d'archives compétent).

3) A l'avenir : Aménagements techniques des logiciels d'informatisation des collections permettant d'éditer le registre d'invcentaire en une seule fois

Ces aménagements techniques sont en cours de réalisation à la demande de la DMF auprès des sociétés de service (Actimuséo, ...), et devraient être disponibles au début de l'année 2006.
Des aménagements techniques des logiciels de collections s'avèreront certainement nécessaires dans un proche avenir pour que l'édition informatisée soit pratique et conforme à la réglementation tout en garantissant le caractère infalsifiable des données de l'inventaire.

Voici la liste des critères techniques remis aux sociétés de service, et retenus pour aboutir à la mise en oeuvre d'un module de saisie d'inventaire indépendant et d'un format d'édition informatisée :

- Un module de saisie d'inventaire sera prévu. Il sera dissocié des modules de gestion et de documentation.
- L'accès à ce module devra être soumis à l'usage d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.
- Ce module devra être pré-paramétré. Les utilisateurs ne devront pas pouvoir intervenir sur le paramétrage (ajout de champ, déplacement de champ, suppression de champ).
- Ce module devra proposer deux sous-menus : un sous-menu d'inventaire des biens affectés aux collections (soit acquis, soit inventoriés à titre rétrospectif), et un sous-menu d'Inscription des biens reçus en dépôt.
- Chacun des menus de ce module devra inclure toutes les zones prévues par l'arrêté.
- Une image devra pouvoir être associée à la notice textuelle. Elle devra être d'une taille suffisante pour permettre l'identification de l'objet.
- Tant qu'il n'y a pas eu validation par le responsable scientifique chargé de l'inventaire, les données saisies dans les sous-menus du module inventaire devront pouvoir être modifiées.
- Une fois validées, les données des sous-menus du module inventaire ne devront plus pouvoir être modifiées.
- Les données saisies dans les sous-menus du module inventaire devront pouvoir être exportées dans les modules de gestion et de documentation de la base loccale du musée (afin d'éviter de ressaisir l'information)

- A la fin de chaque année, le musée devrait pouvoir imprimer la totalité des fiches d'inventaire validées dans l'année, dans l'ordre des numéros d'inventaire (pour le sous-menu Biens affectés aux collections) ou dans l'ordre des numéros de dépôt (pour le sous-menu Biens reçus en dépôt).
- Un format d'impression de l'inventaire devrait voir rapidement le jour (il n'est pas nécessaire qu'il prenne la forme d'un tableau à colonnes.).
- Lors de l'impression, les données du sous-menu "Inscription de biens affectés aux collections" ne doivent jamais être mêlées à celles du sous-menu "Inscription de biens reçus en dépôt".
- Le format d'impression devrait être pré-paramétré. Les utilisateurs ne devraient pas pouvoir intervenir sur le paramétrage (mise en page, ajout de champ, déplacement de champ, suppression de champ).
- Ce format devrait inclure toutes les rubriques prévues par l'arrêté.
- L'intitulé des rubriques devrait apparaître (sauf si la rubrique n'est pas remplie).
- S'il existe une image associée à la notice textuelle, elle devrait être imprimée sous forme de vignette, d'une taille et d'une qualité suffisantes pour permettre l'identification de l'objet.
- Une séparation nette (lignes blanches, ligne noire...) devrait apparaître entre chaque objet inventorié.
- Une marque particulière (double ligne noire...) devrait marquer la fin de l'impression. - L'impression devrait être automatiquement titrée, datée et paginée.

IV. De l'inventaire à la documentation

Les rubriques de l'inventaire réglementaire (1er sous-menu) seront automatiquement exportées dans le 2e sous-menu (de type documentaire et modifiable) Le musée pourra ensuite exploiter à différents niveaux l'information sur ses collections : inventaire informatisé des biens qu'il conserve, régie des œuvres, base documentaire permettant le travail scientifique.

Pour faciliter la démarche d'inventaire et de documentation des objets acquis ou reçus en dépôt, le bureau de l'informatique et de la recherche de la Direction des musées de France a constitué, en collaboration avec les équipes de nombreux musées, une méthode d'inventaire documentaire informatique.

1) Méthode d'inventaire documentaire informatique
Cette méthode est préconisée par la Direction des musées de France pour informatiser un objet, quelle que soit sa nature (archéologie, arts décoratifs, beaux-arts, ethnologie, sciences et techniques, histoire), que celui-ci soit exposé dans les salles ou conservé dans les réserves.

Elle repose sur de bonnes pratiques répandues dans un grand nombre de musées de France depuis près de trente ans.

Elle tient compte de l'évolution des logiciels documentaires. Elle peut toutefois être utilisée avec un outil plus simple, de type bureautique. Si celui-ci n'autorise pas la synonymie ou la gestion hiérarchique des données, vous devrez ajouter systématiquement aux termes leurs synonymes (ex. Raphaël et Santi Rafaello) ou leurs génériques (ex. bois et chêne).

Se conformer à cette méthode facilitera considérablement les échanges d'informations entre musées, quel que soit le logiciel utilisé.

Elle regroupe les rubriques réglementaires fixées par l'arrêté du 25 mai 2004 ainsi que de nombreux champs documentaires (comparables à ceux de la base Joconde, catalogue collectif des collections des musées de France.

L'ensemble des rubriques et champs est réparti en quatre catégories :
1. identifier et décrire l'objet,
2. préciser le contexte historique de l'objet,
3. indiquer le statut juridique de l'objet et les conditions de son acquisition ou de son dépôt,
4. donner accès à de plus amples informations sur l'objet.

Afin d'aider les équipes des musées à informatiser leurs collections dans toute leur diversité, la majorité des rubriques d'informations fait l'objet d'une explication détaillée, enrichie d'exemples pour chaque domaine.

Des listes de vocabulaire (mises à jour deux fois par an) sont désormais disponibles sur la base Joconde dans la rubrique Informations pour les musées.

2) Le catalogue collectif des collections des musées de France
La plupart de ces informations permet d'alimenter le catalogue collectif des collections des musées de France (base Joconde). Celle-ci diffuse sous forme de notices illustrées les fiches d'inventaire transmises par les musées, à l'exception de certaines informations considérées comme confidentielles.

Cette méthode n'aurait pu être élaborée sans le concours des musées participants à ce catalogue.

         Rubriques de l'inventaire documentaire
         Ces rubriques sont, bien sûr, beaucoup plus nombreuses que celles de l'inventaire "réglementaire", et correspondent à la 1ère colonne du tableau ci-dessous.
         On trouvera les correspondances des rubriques documentaires avec celles de l'inventaire réglementaire dans les colonnes 2 et 3 et avec celles des dépôts dans les colonnes 4 et 5.
Il est à noter qu'une seule rubrique réglementaire peut correspondre à plusieurs rubriques documentaires.